Cómo crear un diagrama de Gantt: guía paso a paso y plantilla
Cómo crear un diagrama de Gantt paso a paso: lista las tareas, da a cada una una duración en días laborables, indica de qué depende, marca los hitos y revisa la ruta crítica. Con plantilla editable.
Un diagrama de Gantt se construye con tres datos por tarea: un nombre, una duración y aquello de lo que depende. Todo lo demás, las fechas, las barras y la fecha de fin, se calcula a partir de ellos.
En resumen
- Una tarea necesita tres datos: un nombre, una duración en días laborables y aquello de lo que depende.
- Las fechas son un resultado. Introduce duraciones y dependencias y el cronograma se calcula; fija una fecha solo cuando algo ajeno al proyecto la impone.
- Un hito es una tarea de duración cero. Úsalo siempre que alguien tenga que aprobar antes de que el trabajo continúe.
- Dos tareas que pueden hacerse a la vez deben depender de la misma tarea, no una de la otra.
- La ruta crítica es la cadena más larga de tareas dependientes. Un retraso en ella mueve la fecha de fin; un retraso en otro sitio puede no moverla.
Qué lleva un diagrama de Gantt y en qué orden
La mayoría de las guías para hacer un diagrama de Gantt empiezan con una cuadrícula de fechas y te dicen que colorees celdas. Así se dibujaban los diagramas de Gantt en papel, y por eso resultan tan pesados de cambiar: cada retraso obliga a mover una barra, luego las siguientes y después las que vienen detrás. Un diagrama de Gantt hecho con una herramienta que conoce las dependencias funciona al revés. Introduces lo que es cierto del proyecto: qué tareas existen, cuánto dura cada una y cuáles tienen que esperar a cuáles, y las barras son el resultado.
Por eso los pasos tratan de información, no de dibujo. Primero, la lista de tareas. Después, una duración para cada una, en días laborables. Luego las dependencias: para cada tarea, las tareas que deben terminar (o empezar) antes que ella. Después los hitos, que son tareas de duración cero que marcan una decisión. Solo entonces miras el dibujo, y lo que buscas no es si queda bonito, sino si la fecha de fin es una con la que puedes vivir y de qué tareas depende.
El ejemplo siguiente construye un plan de proyecto genérico en cuatro etapas, desde unas pocas tareas hasta un cronograma completo con fases, hitos y un solapamiento. Abre el panel de la hoja de cálculo para ver las mismas filas como tabla: el diagrama y la tabla son un único objeto, así que escribir en la tabla redibuja las barras. El plan no lleva fechas fijas, y es a propósito: empieza el día en que lo creas, y las fechas que ves son las que producen las duraciones y las dependencias.
Un diagrama de Gantt es la herramienta adecuada cuando la pregunta es el tiempo y el orden. Cuando la pregunta es quién hace qué, o qué camino sigue un caso, es mejor un diagrama de carriles o un diagrama de flujo, y QueryChart los dibuja a partir del mismo tipo de tabla.
Un plan de proyecto, construido en cuatro etapas
Un plan de proyecto de dieciséis tareas. Cada etapa añade más filas de la misma tabla: abre el panel de la hoja de cálculo para ver las filas que hay detrás de las barras.
Lista las tareas y sus duraciones
Tres tareas y una duración para cada una: «Reunión de arranque» dura 2 días laborables, «Definir alcance y objetivos» dura 4 y «Conformidad de las partes interesadas» dura 0, lo que la convierte en un hito. La primera tarea no tiene predecesora, así que empieza el primer día del proyecto.
Indica de qué depende cada tarea
La planificación empieza cuando se ha producido la «Conformidad de las partes interesadas». «Cronograma y presupuesto» y «Plan de riesgos y calidad» dependen ambas de «Dividir el trabajo en tareas» y de nada más, así que se ejecutan en paralelo, y «Plan aprobado» espera a las dos.
Solapa lo que realmente se solapa
La ejecución sigue a la aprobación, pero las «Revisiones semanales de estado» empiezan a la vez que la «Entrega de la fase 1» en lugar de después, un vínculo de inicio a inicio. La «Entrega de la fase 2» espera a la «Revisión intermedia», y los «Controles de calidad» esperan a la segunda fase.
Reúne los flujos y cierra el proyecto
Las «Pruebas de aceptación» esperan tanto a los «Controles de calidad» como a las «Revisiones semanales de estado», así que la que termine más tarde fija su fecha. El «Traspaso y formación», el hito «Proyecto cerrado» y las «Lecciones aprendidas» completan el plan, y la fecha de fin es ya un resultado que puedes leer en el diagrama.
Cómo funciona
Lista todas las tareas, como trabajo que se hace
Escribe cada tarea como una frase corta con una acción y un objeto: «Redactar requisitos», no «Requisitos». Busca tareas de unos pocos días a unas pocas semanas. Más pequeñas y estás gestionando una lista de pendientes; más grandes y la barra esconde el problema.
Da a cada tarea una duración en días laborables
Estima el tiempo de trabajo, no el tiempo transcurrido, y usa días enteros. Una semana son 5. Si no conoces una duración, pon una estimación pesimista y márcala; podrás ajustarla después y ver qué se mueve.
Indica de qué depende cada tarea
Para cada tarea, enumera las tareas que deben terminar antes de que pueda empezar. Deja vacía la primera tarea. Si dos tareas pueden hacerse a la vez, dales la misma predecesora. En QueryChart es la columna Depende de: escribe los números de las tareas separados por comas.
Añade hitos donde haga falta una decisión
Un hito tiene una duración de 0. Coloca uno antes de cada etapa que no deba empezar sin aprobación, como una conformidad o una decisión de seguir o no, y haz que la etapa siguiente espere a él.
Agrupa las tareas en fases
Asigna a cada tarea un grupo, como Inicio, Planificación, Ejecución y Cierre. El diagrama dibuja cada grupo como una banda con una barra resumen, de modo que las fases se leen de un vistazo.
Comprueba la fecha de fin y la ruta crítica
Lee la fecha de fin en el diagrama. Después activa la ruta crítica en el menú Ver: son las tareas cuyo retraso mueve el final. Si la fecha llega demasiado tarde, acorta o solapa tareas de esa ruta, no de otras.
Errores que debes evitar
Escribir fechas en lugar de duraciones y dependencias
Un diagrama de Gantt con todas las fechas de inicio y fin escritas a mano es un dibujo, no un cronograma: cuando una tarea se retrasa, nada más se mueve. Introduce duraciones y dependencias y deja que las fechas se calculen.
Enlazar cada tarea con la anterior
Una cadena de tareas que esperan cada una a la anterior lo fuerza todo a una línea y oculta el trabajo que podría ir en paralelo. Enlaza una tarea solo con lo que de verdad necesita.
Olvidar las esperas que no controlas
Las aprobaciones, las entregas y las revisiones llevan tiempo y no dependen de tu equipo. Dales tareas propias, con duraciones realistas, o el plan será optimista justo en esa medida.
Planificar al día
Una tarea de 7 días no es una predicción, es una estimación. Redondea, deja un margen donde la incertidumbre es mayor y usa el diagrama para ver el efecto de equivocarte.
Crea tu diagrama de Gantt a partir de este plan
Abre el plan de proyecto como un diagrama propio, sustituye sus tareas por las tuyas y observa cómo se ajustan las fechas.
Guías relacionadas
Preguntas frecuentes
¿Cómo creo un diagrama de Gantt?
Enumera las tareas, da a cada una una duración en días laborables, indica de qué tareas depende cada una y marca los hitos. Una herramienta de Gantt calcula entonces las fechas y dibuja las barras. En QueryChart puedes hacerlo en una tabla junto al diagrama, o partir de la plantilla de proyecto y sustituir sus tareas.
¿Puedo hacer un diagrama de Gantt sin fechas?
Sí. Si das duraciones y dependencias y ninguna fecha fija, el plan empieza el día en que lo creas y todas las demás fechas se calculan. Solo fijas una fecha en una tarea que algo ajeno al proyecto determina.
¿Qué diferencia hay entre un diagrama de Gantt y un plan de proyecto?
Un plan de proyecto es el documento completo: objetivos, alcance, riesgos, presupuesto y cronograma. Un diagrama de Gantt es la parte del cronograma, dibujada como barras sobre el tiempo con las dependencias entre ellas.
¿Qué son las dependencias en un diagrama de Gantt?
Una dependencia indica que una tarea tiene que esperar a otra. La más habitual es de fin a inicio: la segunda tarea empieza cuando termina la primera. QueryChart admite también vínculos de inicio a inicio, de fin a fin y de inicio a fin, cada uno con un desfase opcional en días laborables.
¿El diagrama de Gantt de QueryChart controla costes o recursos?
No. Programa tareas con duraciones, dependencias, grupos, personas y avance. No nivela cargas de trabajo, no controla presupuestos ni compara con un plan de referencia.
