كيفية إنشاء مخطط جانت: دليل خطوة بخطوة مع قالب

باختصار

• تحتاج المهمة إلى ثلاثة أشياء: اسم ومدة بأيام العمل وما تنتظره.
• التواريخ ناتج لا مُدخل. أدخل المدد والاعتماديات يُحسب الجدول الزمني؛ وثبّت تاريخاً فقط حيث يفرضه أمر خارج المشروع.
• المعلم الرئيسي مهمة مدتها صفر. استخدم واحداً حيثما يجب أن يوافق أحد قبل متابعة العمل.
• المهمتان اللتان يمكن أن تعملا في الوقت نفسه يجب أن تنتظرا المهمة نفسها لا إحداهما الأخرى.
• المسار الحرج هو أطول سلسلة من المهام المعتمدة بعضها على بعض. التأخير فيه يزيح موعد الانتهاء؛ أما التأخير في غيره فقد لا يفعل.

ما الذي يدخل في مخطط جانت، وبأي ترتيب

تبدأ أكثر الأدلة عن إنشاء مخطط جانت بشبكة من التواريخ وتطلب منك تلوين الخلايا. هكذا كانت تُرسم مخططات جانت على الورق، ولهذا السبب يصعب تعديلها: كل تأخير يعني تحريك شريط، ثم الأشرطة التي تليه، ثم التي تليها. أما مخطط جانت المبني في أداة تعرف الاعتماديات فيعمل بالعكس. تُدخل ما هو صحيح عن المشروع: ما المهام الموجودة، وكم تستغرق كل منها، وأيها يجب أن ينتظر أيّاً، وتصير الأشرطة هي النتيجة.

فالخطوات إذن تتعلق بالمعلومات لا بالرسم. أولاً قائمة المهام. ثم مدة لكل مهمة بأيام العمل. ثم الاعتماديات: لكل مهمة، المهام التي يجب أن تنتهي (أو تبدأ) قبل أن تبدأ. ثم المعالم الرئيسية، وهي مهام بمدة صفر تمثّل قراراً. وعندها فقط تنظر إلى الرسم، وما تبحث عنه ليس جماله بل هل موعد الانتهاء مقبول لديك، وعلى أي المهام يعتمد.

يبني المثال أدناه خطة مشروع عامة في أربع مراحل، من حفنة مهام إلى جدول زمني كامل بمراحل ومعالم رئيسية وتداخل. افتح لوحة جدول البيانات لترى الصفوف نفسها في جدول: المخطط والجدول كيان واحد، فالكتابة في الجدول تعيد رسم الأشرطة. ولا تحمل الخطة تواريخ ثابتة، وهذا مقصود: فهي تبدأ في اليوم الذي تنشئها فيه، والتواريخ التي تراها هي ما تنتجه المدد والاعتماديات.

مخطط جانت هو الأداة المناسبة حين يكون السؤال عن الزمن والترتيب. أما حين يكون السؤال عمّن يفعل ماذا، أو أي مسار تسلكه الحالة، فالمخطط ذو المسارات أو المخطط الانسيابي أنسب، ويرسمهما QueryChart من نوع الجدول نفسه.

خطة مشروع، تُبنى في أربع مراحل

خطة مشروع من ست عشرة مهمة. تضيف كل مرحلة مزيداً من الجدول نفسه: افتح لوحة جدول البيانات لترى الصفوف خلف الأشرطة.

1. اكتب المهام ومددها

   ثلاث مهام ومدة لكل منها: «اجتماع الانطلاق» يستغرق يومي عمل، و«تحديد النطاق والأهداف» أربعة أيام، و«موافقة أصحاب المصلحة» صفراً، وهذا ما يجعلها معلماً رئيسياً. المهمة الأولى لا سابق لها، فتبدأ في اليوم الأول من المشروع.

2. بيّن ما تنتظره كل مهمة

   يبدأ التخطيط بعد حدوث «موافقة أصحاب المصلحة». و«الجدول الزمني والميزانية» و«خطة المخاطر والجودة» كلتاهما تنتظر «تقسيم العمل إلى مهام» ولا شيء غيرها، فتعملان جنباً إلى جنب، و«اعتماد الخطة» ينتظرهما معاً.

3. اجعل المتداخل متداخلاً فعلاً

   يأتي التسليم بعد الاعتماد، لكن «مراجعات الحالة الأسبوعية» تبدأ مع «تسليم المرحلة 1» لا بعده، وهي علاقة بدء ببدء. و«تسليم المرحلة 2» ينتظر «مراجعة منتصف المشروع»، و«فحوص الجودة» تنتظر المرحلة الثانية.

4. اجمع المسارات وأغلق المشروع

   «اختبار القبول» ينتظر «فحوص الجودة» و«مراجعات الحالة الأسبوعية» معاً، فأيهما انتهت أخيراً حدّدت تاريخه. ثم يكمل «التسليم والتدريب» ومعلم «إغلاق المشروع» و«الدروس المستفادة» الخطة، ويصير موعد الانتهاء نتيجة تقرؤها من المخطط.

كيف تعمل

1. اكتب كل مهمة بوصفها عملاً يُنجَز

   اكتب كل مهمة عبارة قصيرة تسمّي فعلاً ومفعولاً: «كتابة المتطلبات» لا «المتطلبات». اجعل المهام من بضعة أيام إلى بضعة أسابيع. إن كانت أصغر من ذلك فأنت تدير قائمة مهام؛ وإن كانت أكبر أخفى الشريط المشكلة.

2. أعطِ كل مهمة مدة بأيام العمل

   قدّر وقت العمل لا الوقت المنقضي، والتزم بالأيام الكاملة. الأسبوع 5 أيام. وإن لم تعرف المدة فضع تقديراً متشائماً وعلّمه؛ يمكنك تضييقه لاحقاً ومراقبة ما يتحرك.

3. بيّن ما تنتظره كل مهمة

   لكل مهمة، اذكر المهام التي يجب أن تنتهي قبل أن تبدأ. اترك المهمة الأولى فارغة. وإن كانت مهمتان تعملان في الوقت نفسه فأعطهما السابق نفسه. في QueryChart هذا هو عمود «تعتمد على» (Depends on): اكتب أرقام المهام مفصولة بفواصل.

4. أضف معالم رئيسية حيث يلزم قرار

   المعلم الرئيسي مدته 0. ضع واحداً قبل كل مرحلة لا ينبغي أن تبدأ دون موافقة، كاعتماد أو قرار المضي أو الإيقاف، واجعل المرحلة التالية تنتظره.

5. جمّع المهام في مراحل

   أعطِ كل مهمة مجموعة، مثل البدء والتخطيط والتنفيذ والإغلاق. يرسم المخطط كل مجموعة شريحة بشريط ملخّص، فتُقرأ المراحل بنظرة واحدة.

6. راجع موعد الانتهاء والمسار الحرج

   اقرأ موعد الانتهاء من المخطط. ثم فعّل المسار الحرج من قائمة «عرض»: هذه هي المهام التي يزيح تأخيرها النهاية. إن كان الموعد متأخراً جداً فاختصر مهام ذلك المسار أو أدخل فيها تداخلاً، لا في غيرها.

أخطاء ينبغي تجنّبها

• كتابة التواريخ بدل المدد والاعتماديات

  مخطط جانت الذي كُتبت فيه كل تواريخ البدء والانتهاء رسم لا جدول زمني: حين تتأخر مهمة لا يتحرك شيء آخر. أدخل المدد والاعتماديات واترك التواريخ تُحسب.

• ربط كل مهمة بالتي قبلها

  سلسلة من المهام تنتظر كل منها سابقتها تُجبر كل شيء على الاصطفاف وتُخفي العمل الذي كان يمكن أن يجري بالتوازي. اربط المهمة بما تحتاجه فعلاً فقط.

• نسيان الانتظارات الخارجة عن سيطرتك

  الموافقات والتسليمات والمراجعات تستغرق وقتاً ولا تعتمد على فريقك. أعطها مهاماً خاصة بها بمدد واقعية، وإلا كانت الخطة متفائلة بمقدارها بالضبط.

• التخطيط بدقة اليوم

  مهمة مدتها 7 أيام ليست توقعاً بل تخميناً. قرّب الأرقام، واحتفظ بهامش حيث يكون عدم اليقين أكبر، واستخدم المخطط لترى أثر الخطأ.

أنشئ مخطط جانت من هذه الخطة

افتح خطة المشروع كمخطط خاص بك، واستبدل مهامها بمهامك، وشاهد التواريخ تتبعها.

أنشئ مخطط جانت من هذه الخطة

أدلة ذات صلة

• منشئ مخطط جانت: ابنِ جدولاً زمنياً قابلاً للتحرير في متصفحك
• أمثلة على مخطط جانت: المشاريع والبرمجيات والبناء والتسويق وغيرها
• مخطط جانت بسيط للفرق الصغيرة: ما تحتاج إليه وما تتجاوزه

الأسئلة الشائعة

كيف أنشئ مخطط جانت؟

اكتب المهام، وأعطِ كل منها مدة بأيام العمل، وبيّن المهام التي تنتظرها كل واحدة، وضع المعالم الرئيسية. ثم تحسب أداة جانت التواريخ وترسم الأشرطة. في QueryChart يمكنك فعل ذلك في جدول بجانب المخطط، أو البدء من قالب المشروع واستبدال مهامه.

هل يمكنني إنشاء مخطط جانت بلا تواريخ؟

نعم. إن أعطيت مددًا واعتماديات دون تواريخ ثابتة، تبدأ الخطة في اليوم الذي تنشئها فيه وتُحسب كل التواريخ الأخرى. تثبّت تاريخاً فقط في مهمة يفرضه عليها أمر خارج المشروع.

ما الفرق بين مخطط جانت وخطة المشروع؟

خطة المشروع هي الوثيقة كاملة: الأهداف والنطاق والمخاطر والميزانية والجدول الزمني. ومخطط جانت هو جزء الجدول الزمني، مرسوماً أشرطةً على الزمن مع الاعتماديات بينها.

ما الاعتماديات في مخطط جانت؟

الاعتمادية تقول إن مهمة يجب أن تنتظر أخرى. والنوع المعتاد هو الانتهاء ببدء: تبدأ الثانية حين تنتهي الأولى. ويدعم QueryChart كذلك روابط البدء ببدء والانتهاء بانتهاء والبدء بانتهاء، لكل منها تأخير اختياري بأيام العمل.

هل يتتبع مخطط جانت في QueryChart التكلفة أو الموارد؟

لا. فهو يجدول المهام بمددها واعتمادياتها ومجموعاتها وأشخاصها وتقدّمها. ولا يوازن الأعباء ولا يتتبع الميزانيات ولا يقارن بخطة أساس.