Sådan laver du et Gantt-diagram: trin-for-trin-guide og skabelon
Sådan laver du et Gantt-diagram trin for trin: list opgaverne, giv hver en længde i arbejdsdage, angiv hvad den venter på, markér milepæle og tjek den kritiske vej. Med en redigerbar skabelon.
Et Gantt-diagram bygges af tre ting pr. opgave: et navn, en længde og hvad opgaven venter på. Alt det andet, datoerne, bjælkerne og slutdatoen, regnes ud ud fra dem.
Kort fortalt
- En opgave har brug for tre ting: et navn, en længde i arbejdsdage og hvad den venter på.
- Datoer er et resultat. Skriv længder og afhængigheder, så regnes tidsplanen ud; lås kun en dato, hvor noget uden for projektet fastlægger den.
- En milepæl er en opgave uden længde. Brug en, hver gang nogen skal godkende, før arbejdet kan fortsætte.
- To opgaver, der kan løbe samtidig, skal vente på den samme opgave, ikke på hinanden.
- Den kritiske vej er den længste kæde af afhængige opgaver. En forsinkelse på den flytter slutdatoen; en forsinkelse andre steder gør måske ikke.
Hvad der indgår i et Gantt-diagram, og i hvilken rækkefølge
De fleste guides til Gantt-diagrammer starter med et gitter af datoer og beder dig farvelægge celler. Sådan tegnede man Gantt-diagrammer på papir, og det er grunden til, at de er så besværlige at ændre: hver forsinkelse betyder, at du skal flytte en bjælke, så bjælkerne efter den, og så dem efter dem. Et Gantt-diagram bygget i et værktøj, der kender til afhængigheder, virker omvendt. Du skriver det, der er sandt om projektet: hvilke opgaver der findes, hvor lang tid hver tager, og hvilke der skal vente på hvilke, og bjælkerne bliver resultatet.
Trinene handler derfor om information, ikke om at tegne. Først listen over opgaver. Så en længde for hver, i arbejdsdage. Så afhængighederne: for hver opgave de opgaver, der skal være færdige (eller i gang), før den kan begynde. Så milepælene, som er opgaver uden længde, der markerer en beslutning. Først derefter ser du på billedet, og du leder ikke efter, om det er pænt, men om slutdatoen er en, du kan leve med, og hvilke opgaver den afhænger af.
Eksemplet nedenfor bygger en generisk projektplan i fire trin, fra en håndfuld opgaver til en komplet tidsplan med faser, milepæle og en overlapning. Åbn regnearkspanelet for at se de samme rækker som en tabel: diagrammet og tabellen er ét og samme objekt, så når du skriver i tabellen, tegnes bjælkerne om. Planen har ingen faste datoer, og det er med vilje: den starter den dag, du opretter den, og de datoer, du ser, er dem, længderne og afhængighederne giver.
Et Gantt-diagram er det rigtige værktøj, når spørgsmålet handler om tid og rækkefølge. Når spørgsmålet er, hvem der gør hvad, eller hvilken vej en sag tager, er et swimlane-diagram eller et flowchart bedre, og QueryChart tegner dem ud fra samme slags tabel.
En projektplan, bygget i fire trin
En projektplan med seksten opgaver. Hvert trin tilføjer mere af den samme tabel: åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag bjælkerne.
List opgaverne og deres længder
Tre opgaver og en længde til hver: "Opstartsmøde" tager 2 arbejdsdage, "Afgræns omfang og mål" tager 4, og "Interessenternes godkendelse" tager 0, hvilket gør den til en milepæl. Den første opgave har ingen forgænger, så den starter på projektets første dag.
Angiv hvad hver opgave venter på
Planlægningen begynder, når "Interessenternes godkendelse" er sket. "Tidsplan og budget" og "Plan for risiko og kvalitet" venter begge på "Opdel arbejdet i opgaver" og på intet andet, så de løber side om side, og "Plan godkendt" venter på dem begge.
Lad det overlappe, der virkelig overlapper
Leveringen følger efter godkendelsen, men "Ugentlige statusmøder" starter sammen med "Lever fase 1" i stedet for efter den, en start-til-start-forbindelse. "Lever fase 2" venter på "Midtvejsevaluering", og "Kvalitetskontrol" venter på anden fase.
Saml sporene og afslut projektet
"Accepttest" venter på både "Kvalitetskontrol" og "Ugentlige statusmøder", så den, der bliver færdig sidst, bestemmer dens dato. "Overdragelse og oplæring", milepælen "Projektet afsluttet" og "Erfaringsopsamling" fuldender planen, og slutdatoen er nu et resultat, du kan aflæse i diagrammet.
Sådan fungerer det
List alle opgaver som arbejde, der bliver udført
Skriv hver opgave som en kort frase, der nævner en handling og et objekt: "Skriv krav", ikke "Krav". Sigt efter opgaver på nogle få dage til nogle få uger. Er de mindre, styrer du en huskeliste; er de større, skjuler bjælken problemet.
Giv hver opgave en længde i arbejdsdage
Vurdér arbejdstiden, ikke den forløbne tid, og hold dig til hele dage. En uge er 5. Hvis du ikke kender en længde, så sæt et pessimistisk gæt ind og markér det; du kan stramme det op senere og se, hvad der flytter sig.
Angiv hvad hver opgave venter på
List for hver opgave de opgaver, der skal være færdige, før den kan starte. Lad den første opgave stå tom. Kan to opgaver løbe samtidig, så giv dem den samme forgænger. I QueryChart er det kolonnen Afhænger af (Depends on): skriv opgavernes numre, adskilt af komma.
Tilføj milepæle, hvor der skal træffes en beslutning
En milepæl har længden 0. Sæt en foran hvert trin, der ikke bør starte uden godkendelse, for eksempel en godkendelse eller en go/no-go, og lad næste trin vente på den.
Gruppér opgaverne i faser
Giv hver opgave en gruppe, for eksempel Opstart, Planlægning, Udførelse og Afslutning. Diagrammet tegner hver gruppe som et bånd med en sammenfattende bjælke, så faserne kan læses med et øjekast.
Tjek slutdatoen og den kritiske vej
Aflæs slutdatoen i diagrammet. Slå derefter den kritiske vej til i menuen Vis: det er de opgaver, hvis forsinkelse flytter slutningen. Er datoen for sen, så forkort eller overlap opgaver på den vej, ikke andre steder.
Faldgruber du skal undgå
At skrive datoer i stedet for længder og afhængigheder
Et Gantt-diagram, hvor hver start- og slutdato er skrevet ind, er en tegning, ikke en tidsplan: når én opgave skrider, flytter intet andet sig. Skriv længder og afhængigheder, og lad datoerne blive regnet ud.
At lænke hver opgave til den foregående
En kæde af opgaver, der hver venter på den forrige, tvinger alt ind på en linje og skjuler det arbejde, der kunne løbe parallelt. Forbind kun en opgave med det, den virkelig har brug for.
At glemme ventetider, du ikke selv styrer
Godkendelser, leverancer og gennemgange tager tid og afhænger ikke af dit team. Giv dem egne opgaver med realistiske længder, ellers bliver planen for optimistisk med netop den tid.
At planlægge på dagen
En opgave på 7 dage er ikke en forudsigelse, men et gæt. Afrund, hold en buffer, hvor usikkerheden er størst, og brug diagrammet til at se virkningen af at tage fejl.
Lav dit Gantt-diagram ud fra denne plan
Åbn projektplanen som dit eget diagram, erstat dens opgaver med dine egne, og se datoerne følge med.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan laver jeg et Gantt-diagram?
List opgaverne, giv hver en længde i arbejdsdage, angiv hvilke opgaver hver enkelt venter på, og markér milepælene. Et Gantt-værktøj regner så datoerne ud og tegner bjælkerne. I QueryChart kan du gøre det i en tabel ved siden af diagrammet, eller starte fra projektskabelonen og erstatte dens opgaver.
Kan jeg lave et Gantt-diagram uden datoer?
Ja. Giver du længder og afhængigheder og ingen faste datoer, starter planen den dag, du opretter den, og alle andre datoer regnes ud. Du låser kun en dato på en opgave, som noget uden for projektet fastlægger.
Hvad er forskellen på et Gantt-diagram og en projektplan?
En projektplan er hele dokumentet: mål, afgrænsning, risici, budget og tidsplan. Et Gantt-diagram er tidsplansdelen, tegnet som bjælker langs tiden med afhængighederne imellem dem.
Hvad er afhængigheder i et Gantt-diagram?
En afhængighed siger, at en opgave skal vente på en anden. Den almindelige type er slut-til-start: den anden opgave starter, når den første slutter. QueryChart understøtter også start-til-start-, slut-til-slut- og start-til-slut-forbindelser, hver med en valgfri forsinkelse i arbejdsdage.
Holder QueryCharts Gantt-diagram styr på omkostninger eller ressourcer?
Nej. Det planlægger opgaver med længder, afhængigheder, grupper, personer og fremdrift. Det udjævner ikke arbejdsbyrder, følger ikke budgetter og sammenligner ikke med en baselineplan.
