Flowchart for godkendelse af kundecase (fra kundesamtykke til salgsværktøj)
Skabelon til godkendelse af kundecases: udvælgelse og samtykke, interview, udkast, intern gennemgang, kundens godkendelse med afvisning og udløb, verificering af citater, udgivelse og salgsstøtte.
Hvad er flowchart for godkendelse af kundecase (fra kundesamtykke til salgsværktøj)?
En kundecase er usædvanlig blandt marketingindhold, fordi den, der skal godkende den, ikke arbejder for jer. Jeres jurister kan godkende udkastet, og jeres marketingmedarbejder kan elske det, men kundens egen juridiske afdeling eller kommunikationsafdeling kan stadig ændre det, forsinke det eller sige nej. Diagrammet placerer derfor banen Kunde (ekstern) midt i processen og behandler kundens svar som det afgørende, uden at gå ud fra, at en historie bliver fortalt.
Tre træk kendetegner processen. For det første indhentes samtykket, før arbejdet starter: "Er kunden en god kandidat og fri til at blive nævnt?" tjekker kontrakten og relationen, og "Er kunden indstillet på at deltage?" og samtykketrinnet kommer før interviewet. For det andet har kundens beslutning, "Godkender kunden udkastet?", tre udfald: Godkendt, Ændringer ønskes, som går tilbage til en ny afsendelse, og Afvist, som går til en undtagelsesvej, der stopper arbejdet og fjerner materialer. For det tredje er godkendelsen ikke permanent: "Er godkendelsen stadig gyldig ved udgivelsen?" sender en udløbet godkendelse til en anmodning om ny godkendelse. For den interne side af gennemgangen, se /da/templates/indholdsgodkendelse-proces; for kontraktvilkår, der styrer navngivning af en kunde, se /da/templates/kontraktgodkendelse-proces.
Diagrammet er et udgangspunkt, ikke juridisk rådgivning. Om en kontrakt tillader, at I nævner en kunde, hvor længe en godkendelse varer, og hvordan en tilbagetrækning efter udgivelsen håndteres, afhænger af aftalen og af den lov, der gælder, så tjek jeres jurisdiktion og spørg jeres jurist. Et gyldighedsvindue, der er vist, er en pladsholder. De sidste trin giver kun sælgerne de godkendte citater og tal, med regler for, hvor historien må og ikke må bruges.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fem swimlanes (Kundemarketing, Kundesucces, Kunde (ekstern), Jura og Salgsstøtte) fordelt på fem faser: udvælg og samtykke, interview og udkast, intern gennemgang, kundens godkendelse samt udgiv og understøt
- Samtykke først: "Er kunden en god kandidat og fri til at blive nævnt?" og "Er kunden indstillet på at deltage?" har begge en nej-udgang til "Historien stoppet og begrundelse registreret"
- Intern gennemgang af kundesucces og jura, hvor "Kræver de interne gennemgangere ændringer?" sender udkastet tilbage, før kunden ser det
- Kundens godkendelse, hvor "Godkender kunden udkastet?" har tre udfald, og en afvisning fører til "Stop: registrér afvisningen eller tilbagetrækningen og fjern udkastmateriale"
- Verificering af citater og tal, derefter "Er godkendelsen stadig gyldig ved udgivelsen?" med en udløbsvej til "Anmod om ny godkendelse af den uændrede eller opdaterede tekst"
- Udgivelse og en salgsbriefing, der slutter i "Historien er live og i salgsmaterialet"
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Kunder godkender en historie, og så omskriver deres jurister den, og jeres team har ingen registrering af, hvad der blev aftalt
- En udgivet kundecase bliver anfægtet, og I kan ikke vise, hvem der godkendte hvilken version og hvornår
- Salg bruger citater eller tal, der aldrig blev godkendt, eller en historie bruges, efter kunden har bedt om at få den fjernet
- Kundecases går i stå i ugevis i kundens gennemgang, og ingen ejer opfølgningen eller fristen
- I vil have en ensartet proces på tværs af kundemarketing, kundesucces og jura for hver historie
Sådan fungerer det
Omdøb banerne til jeres teams
Erstat Kundemarketing, Kundesucces, Kunde (ekstern), Jura og Salgsstøtte med jeres egne. Behold banen Kunde (ekstern), selvom I ikke kan tildele en person, for den gør afhængigheden synlig.
Skriv kandidattjekkene
Opstil, hvad der gør en kunde egnet: ingen åben eskalering, ingen fornyelse under forhandling, ingen kontraktbegrænsning på at nævne kunden. Brug listen til at besvare den første beslutning.
Aftal samtykkeerklæringen
Arbejd sammen med juristen om, hvad kunden underskriver for at deltage, hvilke rettigheder det giver, og hvad der sker, hvis kunden trækker sig. Diagrammet viser trinnet, men giver ikke ordlyden.
Fastsæt kundens svarfrist
Vælg en realistisk svardato og et tidspunkt for påmindelse. Kunder sender ofte udkastet gennem deres egne jurister og kommunikationsafdelinger, så tag højde for det.
Definér verificering af citater og tal
Angiv, hvem der sammenholder den endelige tekst med den godkendte version og med kundens kilder, og hvad der sker, hvis et tal ikke kan dokumenteres.
Fastsæt godkendelsens gyldighed
Vælg et gyldighedsvindue og de begivenheder, der gør den ugyldig, fx en rebranding, en kontraktændring eller et ledelsesskifte. Behandl ethvert tal i diagrammet som en pladsholder.
Dokumentér tilbagetrækning og nedtagning
Beslut, hvem der fjerner en historie fra hjemmesiden, præsentationer, annoncer og salgsmaterialet, når en kunde trækker sig, og hvor hurtigt. Tilføj trinnet til jeres eget procesdiagram.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er en godkendelsesproces for kundecases?
Det er rækken af trin til at få en kundehistorie godkendt af både jeres virksomhed og kunden. Den dækker valg af og forespørgsel til kunden, indhentning af samtykke, interview, udkast, intern gennemgang, afsendelse af teksten til kunden, verificering af citater og tal, udgivelse og briefing af salg. Det særlige er, at kunden har det sidste ord og kan afvise eller trække sig.
Hvad hvis kunden afviser eller ikke svarer?
En afvisning er et normalt udfald, og diagrammet sender den til "Stop: registrér afvisningen eller tilbagetrækningen og fjern udkastmateriale". Ved intet svar sender diagrammet udkastet med en svardato; hvad I gør efter datoen, fx en påmindelse eller at lukke forespørgslen, er en politik, I selv tilføjer. Tavshed bør aldrig opfattes som godkendelse.
Udløber en kundes godkendelse?
Diagrammet forudsætter, at den kan. Før udgivelsen spørger det "Er godkendelsen stadig gyldig ved udgivelsen?" og sender en udløbet godkendelse til en anmodning om ny godkendelse. Vinduet og de begivenheder, der gør godkendelsen ugyldig, er pladsholdere, som I aftaler med jeres jurist og, hvor det er relevant, kontrakten.
Hvordan adskiller dette sig fra indholdsgodkendelsesprocessen?
Indholdsgodkendelsesprocessen, se /da/templates/indholdsgodkendelse-proces, er et internt forløb, hvor indholdsejeren beslutter. I en kundecase er den afgørende godkender kunden, så dette diagram tilføjer samtykke, før arbejdet begynder, en udgang ved afvisning og tilbagetrækning og en vej for udløb og ny godkendelse. Tjek jeres jurisdiktion og spørg jeres jurist, før I stoler på en regel.