Flowchart for webinarproduktion (fra emne til overdragelse til salg)
Skabelon til webinarproduktion som flowchart: bekræftelse af taler, tilmelding og markedsføring, generalprøve, live-session med beredskab ved teknisk fejl, opfølgning med optagelse og SLA for overdragelse til salg.
Hvad er flowchart for webinarproduktion (fra emne til overdragelse til salg)?
Et webinar adskiller sig fra det meste marketingarbejde, fordi datoen ikke kan glide stille. Tilmeldinger, generalprøven og talerens kalender tæller alle baglæns fra én live-time, og det, der sker på dagen, kan ikke ændres: en streaming, der fejler foran et publikum, kan ikke redigeres om. Diagrammet adskiller derfor tre slags trin, der ofte blandes sammen. Det første er opbygningen med markedsføring, der kan justeres. Det andet er selve dagen, med en beredskabsvej tegnet på forhånd. Det tredje er sekvensen efter begivenheden, som er den samme hver gang, og hvor værdien oftest går tabt.
Fem baner bærer arbejdet: Webinarejeren, der har planen og datoen; Taleren, der bekræfter datoen og leverer indholdet; Produktion / vært, der driver platformen og generalprøven; Marketingdrift, der bygger tilmeldingssiden, kører markedsføringen og sender opfølgningen; og Salg, der modtager leads. Beslutningerne følger farerne: "Taler bekræftet til datoen?", "Tilmeldinger på sporet i forhold til målet?", "Generalprøve bestået?" og live "Teknisk fejl under sessionen?" efterfulgt af "Fungerer backup-streamen?". Hvis backuppen svigter, melder diagrammet en ny dato ud og vender tilbage til markedsføringstrinnet, så en udsættelse er en styret vej og ikke en improvisation.
Efter sessionen er sekvensen fast: behandl optagelsen, send genafspilning og opfølgningsmails, scor leads og overdrag deltagere til salg, og tjek "Følger salg op inden for den aftalte SLA?", med en eskaleringsundtagelse, når den overskrides. SLA og tidsangivelser i diagrammet er pladsholdere, I selv fastsætter. For selve overdragelsen, se /da/templates/salgsoverdragelse-proces og /da/templates/crm-leadhaandtering-proces; for en bredere kampagne, der indeholder et webinar, se /da/templates/kampagnelancering-proces.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fem swimlanes (Webinarejer, Taler, Produktion / vært, Marketingdrift og Salg) fordelt på fem faser: Planlæg, Markedsfør, Øv, Live og Følg op
- En talerport, "Taler bekræftet til datoen?", og et markedsføringstjek, "Tilmeldinger på sporet i forhold til målet?", med en "Bagud"-sløjfe, der tilføjer markedsføring i stedet for at aflyse
- En øvesløjfe: "Generalprøve bestået?" går tilbage til "Send talerbriefen og lås slides" ved "Rettelse nødvendig"
- Et beredskab på dagen: "Teknisk fejl under sessionen?", undtagelsen "Skift til backup-streamen og giv deltagerne besked" og "Fungerer backup-streamen?", der ender i "Meld ny dato ud og undskyld pr. mail", hvis den svigter
- En fast sekvens efter begivenheden: "Behandl optagelsen og undertekster", "Send genafspilning og de faste opfølgningsmails" og "Scor leads og overdrag deltagere til salg"
- En overdragelseskontrol, "Følger salg op inden for den aftalte SLA?", med undtagelsen "Eskalér til salgschefen og tildel leadet igen" og en afsluttende evaluering
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Webinarer kører på goodwill og en fælles kalender, og generalprøven bliver ved med at blive sprunget over eller kørt på en anden opsætning end den live
- En teknisk fejl er sket eller frygtes, og ingen har aftalt, hvem der erklærer den, eller hvad publikum får at vide
- Tilmeldinger følges for sent til, at man kan gøre noget ved dem, og markedsføring tilføjes i panik
- Leads fra sessionen ligger på en liste i dagevis, fordi ingen ejer overdragelsen til salg
- I vil have en gentagelig serie, hvor hver begivenhed følger den samme opfølgningssekvens og evaluering
Sådan fungerer det
Omdøb banerne til jeres team
Erstat Webinarejer, Taler, Produktion / vært, Marketingdrift og Salg med jeres egne roller. Er taleren ekstern, så behold banen og notér, hvem der håndterer vedkommende.
Fastlæg datoen og tidsplanen baglæns
Skriv live-datoen øverst og fastsæt jeres egne deadlines for tilmeldingssiden, talerbriefen og generalprøven. Forskydningerne i jeres plan vil afvige fra ethvert eksempel.
Definér "på sporet"
Erstat målet bag "Tilmeldinger på sporet i forhold til målet?" med et tal, I selv har valgt, og beslut, hvad "Bagud" udløser, fx en ekstra udsendelse eller et skub fra en partner.
Lad generalprøven svare til den live opsætning
Angiv, at generalprøven bruger den samme platform, konto, netværk og slides som den live session, og hvem der kvitterer for "Generalprøve bestået?".
Skriv beredskabet
Udpeg, hvem der erklærer en fejl, hvor længe man venter, hvor linket til backup-streamen ligger, og hvilken besked deltagerne ser. Indsamler I deltagerdata, så tjek regler for samtykke og opbevaring i jeres jurisdiktion med jeres jurist.
Fastlæg opfølgningssekvens og SLA
Opstil de mails, der altid sendes efter en session, med jeres egne tidspunkter, og aftal, hvor hurtigt salg kontakter et lead. Sæt tallene ind i diagrammet som jeres SLA.
Kør den på jeres seneste begivenhed
Gennemgå et tidligere webinar i diagrammet og markér, hvor det ventede eller blev improviseret, og justér derefter portene og banerne, så de passer.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er trinnene i en webinarproduktionsproces?
Aftal emne, mål og dato, og bekræft taleren. Byg tilmeldingssiden, markedsfør begivenheden og tjek tilmeldingerne mod målet. Send talerbriefen, færdiggør slides og hold en generalprøve på den live opsætning. Gå live med et beredskab ved teknisk fejl, og behandl derefter optagelsen, send genafspilning og faste opfølgningsmails, overdrag scorede leads til salg inden for en SLA og evaluér fremmøde og engagement.
Hvad bør ske, hvis et webinar får en teknisk fejl?
Beslut det på forhånd. Diagrammet skifter til en backup-stream og giver deltagerne besked, og virker den ikke, melder det en ny dato ud og undskylder pr. mail og vender derefter tilbage til markedsføring. Detaljerne, fx hvem der erklærer en fejl, og hvor længe man venter, er op til jer.
Hvorfor er generalprøven tegnet som en sløjfe?
Fordi en fejlet generalprøve sender teamet tilbage til talerbriefen og slides og ikke fremad. Sløjfen gør øvelsen til en port, der skal bestås, og ikke en valgfri høflighed aftenen før.
Hvordan bør webinarleads overdrages til salg?
Scor leads ud fra fremmøde og engagement, overdrag de kvalificerede til salg hurtigt, og aftal en svartid. Diagrammet eskalerer en overskredet SLA til salgschefen. For selve overdragelsen, se /da/templates/salgsoverdragelse-proces, og for den videre leadhåndtering, se /da/templates/crm-leadhaandtering-proces.