Flussdiagramm Webinar-Produktion (vom Thema bis zur Vertriebsübergabe)
Vorlage Webinar-Produktion als Flussdiagramm: Zusage des Referenten, Anmeldung und Bewerbung, Generalprobe, Live-Sitzung mit Plan bei technischem Ausfall, Aufzeichnung als Nachfassen und Übergabe an den Vertrieb mit SLA.
Was ist flussdiagramm Webinar-Produktion (vom thema bis zur vertriebsübergabe)?
Ein Webinar unterscheidet sich von den meisten Marketingaufgaben dadurch, dass der Termin nicht unbemerkt rutschen kann. Anmeldungen, Generalprobe und der Kalender des Referenten rechnen alle von einer Live-Stunde zurück, und was am Tag selbst passiert, ist unumkehrbar: Ein ausgefallener Stream vor Publikum lässt sich nicht nachschneiden. Das Diagramm trennt deshalb drei Arten von Schritten, die oft verschwimmen. Erstens den Vorlauf mit einer Bewerbung, die sich anpassen lässt. Zweitens den Tag selbst mit einem vorab gezeichneten Notfallweg. Drittens die Nachbereitung, die jedes Mal gleich abläuft und in der meist der Wert verloren geht.
Fünf Lanes tragen die Arbeit: der Webinar-Verantwortliche, der Plan und Termin hält; der Referent, der den Termin bestätigt und den Inhalt liefert; Produktion / Moderation, die Plattform und Generalprobe betreut; Marketing Ops, die Anmeldeseite baut, die Bewerbung fährt und das Nachfassen versendet; und der Vertrieb, der die Leads erhält. Die Entscheidungen folgen den Risiken: „Referent für den Termin bestätigt?“, „Anmeldungen im Plan zum Ziel?“, „Generalprobe bestanden?“ und live „Technischer Ausfall während der Sitzung?“ gefolgt von „Backup-Stream funktioniert?“. Fällt auch das Backup aus, kündigt das Diagramm einen neuen Termin an und kehrt zur Bewerbung zurück, sodass eine Verschiebung ein gesteuerter Weg statt Improvisation ist.
Nach der Sitzung ist die Folge fest: Aufzeichnung aufbereiten, Aufzeichnung und Nachfass-E-Mails versenden, Leads bewerten und Teilnehmer an den Vertrieb übergeben und „Vertrieb fasst innerhalb des vereinbarten SLA nach?“ prüfen, mit einer Eskalation als Ausnahme, wenn es verpasst wird. SLA und Zeiten im Diagramm sind Platzhalter, die Sie selbst setzen. Zur Übergabe selbst siehe /de/templates/vertriebsuebergabe-prozess und /de/templates/crm-lead-management-prozess; für eine größere Kampagne mit Webinar siehe /de/templates/kampagnenstart-prozess.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Fünf Swimlanes (Webinar-Verantwortlicher, Referent, Produktion / Moderation, Marketing Ops und Vertrieb) über fünf Phasen: Planen, Bewerben, Proben, Live und Nachfassen
- Ein Referententor, „Referent für den Termin bestätigt?“, und eine Bewerbungsprüfung, „Anmeldungen im Plan zum Ziel?“, mit einer Schleife „Im Rückstand“, die Bewerbung ergänzt, statt abzusagen
- Eine Probenschleife: „Generalprobe bestanden?“ führt bei „Korrektur nötig“ zurück zu „Briefing an Referent senden und Folien einfrieren“
- Ein Notfallplan für den Tag: „Technischer Ausfall während der Sitzung?“, die Ausnahme „Auf Backup-Stream umschalten und Teilnehmer informieren“ und „Backup-Stream funktioniert?“, bei Misserfolg endend in „Neuen Termin ankündigen und per E-Mail entschuldigen“
- Eine feste Folge nach dem Event: „Aufzeichnung und Untertitel aufbereiten“, „Aufzeichnung und feste Nachfass-E-Mails senden“ und „Leads bewerten und Teilnehmer an den Vertrieb übergeben“
- Eine Übergabekontrolle, „Vertrieb fasst innerhalb des vereinbarten SLA nach?“, mit der Ausnahme „An die Vertriebsleitung eskalieren und Lead neu zuweisen“ und einem abschließenden Review
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Webinare laufen auf Goodwill und gemeinsamem Kalender, und die Generalprobe fällt immer wieder aus oder läuft auf einem anderen Setup als die Live-Sitzung
- Es gab einen technischen Ausfall oder man fürchtet ihn, und niemand hat vereinbart, wer ihn ausruft oder was das Publikum erfährt
- Anmeldungen werden zu spät beobachtet, um noch etwas zu tun, und die Bewerbung wird in Panik ergänzt
- Leads aus der Sitzung liegen tagelang in einer Liste, weil niemand die Übergabe an den Vertrieb verantwortet
- Sie wollen eine wiederholbare Reihe, in der jedes Event dieselbe Nachfass-Folge und dasselbe Review durchläuft
So funktioniert es
Lanes auf Ihr Team umbenennen
Ersetzen Sie Webinar-Verantwortlicher, Referent, Produktion / Moderation, Marketing Ops und Vertrieb durch Ihre eigenen Rollen. Ist der Referent extern, behalten Sie die Lane und notieren, wer ihn betreut.
Termin festlegen und rückwärts planen
Schreiben Sie den Live-Termin oben hin und setzen Sie eigene Fristen für Anmeldeseite, Referentenbriefing und Generalprobe. Die Abstände in Ihrem Plan werden von jedem Beispiel abweichen.
„Im Plan“ definieren
Ersetzen Sie das Ziel hinter „Anmeldungen im Plan zum Ziel?“ durch eine selbst gewählte Zahl und legen Sie fest, was „Im Rückstand“ auslöst, etwa einen zusätzlichen Versand oder einen Push über Partner.
Generalprobe an das Live-Setup anpassen
Halten Sie fest, dass die Generalprobe dieselbe Plattform, dasselbe Konto, dasselbe Netz und dieselben Folien nutzt wie die Live-Sitzung, und wer „Generalprobe bestanden?“ abzeichnet.
Notfallplan schreiben
Benennen Sie, wer einen Ausfall ausruft, wie lange gewartet wird, wo der Link zum Backup-Stream liegt und welche Nachricht die Teilnehmer sehen. Wenn Sie Teilnehmerdaten erheben, klären Sie Einwilligung und Aufbewahrung für Ihren Rechtsraum mit der Rechtsberatung.
Nachfass-Folge und SLA festlegen
Listen Sie die E-Mails auf, die nach jeder Sitzung rausgehen, mit Ihren eigenen Zeiten, und vereinbaren Sie, wie schnell der Vertrieb einen Lead kontaktiert. Tragen Sie diese Zahlen als Ihr SLA ins Diagramm ein.
An Ihrem letzten Event durchspielen
Gehen Sie ein vergangenes Webinar durch das Diagramm und markieren Sie, wo gewartet oder improvisiert wurde. Passen Sie dann Tore und Lanes entsprechend an.
Häufig gestellte Fragen
Welche Schritte hat die Produktion eines Webinars?
Thema, Ziel und Termin vereinbaren und den Referenten bestätigen. Anmeldeseite bauen, das Event bewerben und Anmeldungen gegen das Ziel prüfen. Briefing an den Referenten senden, Folien finalisieren und eine Generalprobe im Live-Setup abhalten. Mit einem Plan für technische Ausfälle live gehen, dann Aufzeichnung aufbereiten, Aufzeichnung und feste Nachfass-E-Mails senden, bewertete Leads innerhalb eines SLA an den Vertrieb übergeben und Teilnahme und Interaktion auswerten.
Was soll bei einem technischen Ausfall im Webinar passieren?
Entscheiden Sie es vorab. Das Diagramm schaltet auf einen Backup-Stream und informiert die Teilnehmer; funktioniert auch der nicht, kündigt es einen neuen Termin an, entschuldigt sich per E-Mail und kehrt zur Bewerbung zurück. Die Details, etwa wer einen Ausfall ausruft und wie lange gewartet wird, legen Sie selbst fest.
Warum ist die Generalprobe als Schleife gezeichnet?
Weil eine nicht bestandene Generalprobe das Team zu Briefing und Folien zurückschickt statt vorwärts. Die gezeichnete Schleife macht die Probe zu einem Tor, das bestanden werden muss, statt zu einer freiwilligen Geste am Vorabend.
Wie sollen Webinar-Leads an den Vertrieb übergeben werden?
Bewerten Sie Leads nach Teilnahme und Interaktion, übergeben Sie die qualifizierten zügig an den Vertrieb und vereinbaren Sie eine Reaktionszeit. Das Diagramm eskaliert ein verpasstes SLA an die Vertriebsleitung. Zur Übergabe selbst siehe /de/templates/vertriebsuebergabe-prozess, zum anschließenden Lead-Management /de/templates/crm-lead-management-prozess.