Flowchart for marketingforespørgsler (fra formular til backlog-gennemgang)
Skabelon til marketingforespørgsler som flowchart: formular, fuldstændighedstjek, triage efter prioriteter og kapacitet, godkend, udskyd eller afvis med begrundelse, estimat, ændret omfang og accept.
Hvad er flowchart for marketingforespørgsler (fra formular til backlog-gennemgang)?
Marketingteams mangler sjældent forespørgsler; de mangler en fælles måde at sige ja, ikke endnu eller nej på. Uden en intakeproces kommer opgaverne ind via chat, mail og i gangen, den mest højrøstede sponsor vinder, og ingen kan vise, hvad der blev afvist. Diagrammet tegner indgangen: anmoderen indsender en formular, marketingdriften tjekker, at den er fuldstændig, og lederen beslutter ud fra opstillede prioriteter og reel kapacitet.
Forskellen fra en leverings- eller godkendelsesproces er, at den vigtige beslutning træffes, før noget arbejde går i gang, og at den har tre udfald. "Passer det med prioriteter og kapacitet?" kan godkende, udskyde til en senere planlægningsperiode eller afvise med en begrundelse og et alternativ. Diagrammet gør også ændret omfang til en beslutning i sig selv, "Er noget ændret, siden datoen blev aftalt?", så et sent tillæg enten bevidst absorberes eller triageres igen som en ny forespørgsel. For arbejdet efter godkendelsen, se /da/templates/kampagnelancering-proces og /da/templates/indholdsgodkendelse-proces; for en overdragelse fra salgssiden, se /da/templates/salgsoverdragelse-proces.
Fire baner holder rollerne adskilt: Anmoderen, som ejer behovet og accepterer resultatet, Marketingdrift (intake), som holder køen ærlig, Marketingleder, som træffer kapacitetsbeslutningen, og Leveranceteam, som estimerer og udfører arbejdet. Behandl tærsklerne, fx lederens godkendelsesgrænse, som pladsholdere, I erstatter med jeres egne, og hold formularen så kort, at folk rent faktisk bruger den.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fire swimlanes (Anmoder, Marketingdrift (intake), Marketingleder og Leveranceteam) fordelt på fem faser: indsend, triage, planlæg, lever og gennemgå
- En fuldstændighedsport, "Er forespørgslen fuldstændig?", der sender mangler tilbage til anmoderen, før noget bliver vurderet
- En tredelt triagebeslutning, "Passer det med prioriteter og kapacitet?", med veje for godkend, udskyd og afvis, hvor afvisningen indeholder en begrundelse og et alternativ
- En godkendelsestærskel, "Er estimatet over lederens godkendelsesgrænse?", så små opgaver ikke venter på lederen
- Kontrol under leveringen: "Er noget ændret, siden datoen blev aftalt?" og "Passer ændringen med den aftalte kapacitet?" samt en undtagelsesvej, der melder en skridende dato
- Accept og læring: "Accepterer anmoderen resultatet?", registrering af faktisk indsats og en gennemgang af backlog, udskudte poster og begrundelser for afvisning
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Salg, produkt eller regionale teams sender marketingforespørgsler gennem flere kanaler, og ingen kan se hele køen
- Marketing siger uformelt nej eller ikke endnu, og anmoderne vil have begrundelsen og kriterierne skrevet ned
- Projekter bliver ved med at vokse, efter datoen er aftalt, og I har brug for et synligt trin for ændret omfang
- I indfører en forespørgselsformular og skal vise, hvem der tjekker den, hvem der beslutter, og hvad der sker med en afvisning
- Ledelsen spørger, hvad marketing har afvist og hvorfor, og der er ingen registrering at vise
Sådan fungerer det
Omdøb banerne til jeres team
Erstat Anmoder, Marketingdrift (intake), Marketingleder og Leveranceteam med jeres egne roller. I et lille team kan én person have to baner; behold begge, så beslutningerne holdes adskilt fra udførelsen.
Design forespørgselsformularen
Opstil de få felter, triagen har brug for: mål, målgruppe, deadline, hvordan succes ser ud, og hvem der spørger. Undlad valgfrie felter; hvert ekstra felt sænker andelen af forespørgsler, der kommer ind fuldstændige.
Skriv vurderingskriterierne
Definér, hvordan forespørgsler vurderes mod de nuværende prioriteter og kapaciteten, og hvem der ejer svaret. Læg kriterierne, hvor anmoderne kan læse dem, så en afvisning kan pege på en regel.
Fastlæg regler for afvisning og udskydelse
Beslut, hvad en afvisning skal indeholde, fx en begrundelse og et alternativ, og hvor længe en udskudt forespørgsel venter, før den vurderes igen. Uden en dato for genbesøg betyder udskudt glemt.
Fastsæt jeres egne tærskler
Godkendelsesgrænsen og eventuelle dage i diagrammet er pladsholdere. Indsæt jeres egen grænse for lederens godkendelse, jeres sædvanlige svartid og de arbejdsdage, der er til at afklare en ufuldstændig forespørgsel.
Bestem, hvordan ændret omfang håndteres
Angiv, hvad der tæller som en ændring, hvem der registrerer den, og hvad der sker, når den overstiger kapaciteten. Knyt den tilbage til triagen, så en stor ændring behandles som den nye forespørgsel, den er.
Kør den på sidste kvartals opgaver
Tag ti tidligere forespørgsler og følg hver enkelt gennem diagrammet. Notér, hvor den ventede eller blev diskuteret, og justér formular, kriterier eller baner.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er en proces for marketingforespørgsler?
Det er den definerede vej, hvorved andre teams beder marketing om arbejde: en forespørgselsformular, et fuldstændighedstjek, en triagebeslutning, der godkender, udskyder eller afviser, et estimat og en tildeling samt opfølgning helt til accept. Formålet er at gøre efterspørgslen synlig og give hver forespørgsel et begrundet svar.
Hvad er forskellen på denne og en kampagnelancering eller en indholdsgodkendelse?
Disse beskriver, hvordan arbejdet laves, gennemgås og frigives. Denne beskriver, om arbejdet overhovedet skal tages, og hvornår. Diagrammet afslutter beslutningsfasen, før leveringen starter, og overdrager derefter til leveranceteamet. Se /da/templates/kampagnelancering-proces og /da/templates/indholdsgodkendelse-proces for selve arbejdet.
Hvordan bør et marketingteam afvise forespørgsler?
Med en skriftlig begrundelse, der peger på kriterierne, og et alternativ, hvor et findes, fx en skabelon, et mindre omfang eller en senere periode. Afvisningsvejen i diagrammet sender begge dele til anmoderen, så beslutningen er synlig frem for antydet af tavshed.
Hvad bør ske, når omfanget ændres efter godkendelsen?
Ændringen registreres, og dens konsekvens estimeres. Passer den med den aftalte kapacitet, kan den absorberes bevidst, og fortrænger den andet tilsagt arbejde, går den tilbage gennem triagen som en ny forespørgsel. Det er det, diagrammets beslutninger om ændret omfang tegner.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder sender denne proces videre til Flowchart for kampagnelancering (fra brief til evaluering efter kampagnen).
Den er ét trin i Kampagneafvikling.
Trin 1: Flowchart for marketingforespørgsler (fra formular til backlog-gennemgang) Du er her
Skabelon til marketingforespørgsler som flowchart: formular, fuldstændighedstjek, triage efter prioriteter og kapacitet, godkend, udskyd eller afvis med begrundelse, estimat, ændret omfang og accept.
Trin 2: Flowchart for kampagnelancering (fra brief til evaluering efter kampagnen)
Skabelon til lancering af en marketingkampagne som flowchart: brief og godkendelse, parallelle kreative og kanalmæssige opgaver, QA før lancering, go/no-go, overvågning første uge og en evaluering til næste brief.
Trin 3: Flowchart for QA af e-mailkampagner (fra opbygning til rapport efter udsendelse)