Diagrama de flujo de solicitudes de marketing (del formulario a la revisión)
Plantilla de solicitudes de marketing: formulario, control de completitud, triaje según prioridades y capacidad, aceptar, aplazar o rechazar con motivo, estimación, cambios de alcance y aceptación.
¿Qué es diagrama de flujo de solicitudes de marketing (del formulario a la revisión)?
A los equipos de marketing rara vez les faltan peticiones; les falta una forma común de decir sí, todavía no o no. Sin un proceso de entrada, las peticiones llegan por chat, correo y pasillo, gana el patrocinador que más insiste y nadie puede mostrar qué se rechazó. Este diagrama dibuja esa puerta: el solicitante envía un formulario, operaciones de marketing comprueba que esté completo y el responsable decide con prioridades declaradas y capacidad real.
Lo que lo distingue de un proceso de entrega o de aprobación es que la decisión importante llega antes de empezar ningún trabajo y tiene tres salidas. «¿Encaja con las prioridades y la capacidad?» puede aceptar, aplazar a un ciclo de planificación posterior o rechazar con un motivo y una alternativa. El diagrama convierte además el cambio de alcance en una decisión propia, «¿Ha cambiado algo desde que se acordó la fecha?», de modo que una adición tardía se absorbe de forma deliberada o se vuelve a triar como solicitud nueva. Para el trabajo posterior a la aceptación, consulta /es/templates/proceso-de-lanzamiento-de-campana y /es/templates/proceso-de-aprobacion-de-contenidos; para un traspaso desde ventas, consulta /es/templates/proceso-de-traspaso-de-ventas.
Cuatro carriles separan los roles: el solicitante, que es dueño de la necesidad y acepta el resultado; operaciones de marketing (entrada), que mantienen la cola en orden; la dirección de marketing, que decide sobre la capacidad; y el equipo de entrega, que estima y ejecuta. Trata los umbrales, como el límite de aprobación de la dirección, como valores provisionales que sustituir por los tuyos, y mantén el formulario lo bastante corto para que la gente lo use.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cuatro carriles (Solicitante, Operaciones de marketing (entrada), Dirección de marketing y Equipo de entrega) a lo largo de cinco fases: enviar, triar, planificar, entregar y revisar
- Un control de completitud, «¿Está completa la solicitud?», que devuelve las lagunas al solicitante antes de puntuar nada
- Una decisión de triaje con tres salidas, «¿Encaja con las prioridades y la capacidad?», con rutas de aceptar, aplazar y rechazar, y el rechazo acompañado de motivo y alternativa
- Un umbral de aprobación, «¿La estimación supera el límite de aprobación de la dirección?», para que el trabajo pequeño no espere a la dirección
- Control durante la entrega: «¿Ha cambiado algo desde que se acordó la fecha?» y «¿El cambio encaja en la capacidad acordada?», más una ruta de excepción que avisa de una fecha en riesgo
- Aceptación y aprendizaje: «¿Acepta el solicitante el resultado?», con registro del esfuerzo real y una revisión de la cartera, los elementos aplazados y los motivos de rechazo
Cuándo usar esta plantilla
- Ventas, producto o los equipos regionales envían solicitudes de marketing por varios canales y nadie ve la cola completa
- Marketing dice que no o todavía no de manera informal, y los solicitantes quieren el motivo y los criterios por escrito
- Los proyectos siguen creciendo después de acordar la fecha y necesitas un paso visible de cambio de alcance
- Vas a introducir un formulario de solicitud y debes mostrar quién lo revisa, quién decide y qué pasa con un rechazo
- La dirección pregunta qué rechazó marketing y por qué, y no hay ningún registro que mostrar
Cómo funciona
Renombra los carriles a tu equipo
Sustituye Solicitante, Operaciones de marketing (entrada), Dirección de marketing y Equipo de entrega por tus propios roles. En un equipo pequeño una persona puede ocupar dos carriles; conserva ambos para que las decisiones sigan separadas de la ejecución.
Diseña el formulario de solicitud
Enumera los pocos campos que necesita el triaje: objetivo, público, fecha límite, qué aspecto tiene el éxito y quién lo pide. Deja fuera los campos opcionales; cada campo extra reduce el número de solicitudes que llegan completas.
Escribe los criterios de puntuación
Define cómo se puntúan las solicitudes frente a las prioridades y la capacidad actuales, y quién es responsable de la respuesta. Publica los criterios donde los solicitantes puedan leerlos, para que un rechazo pueda remitir a una regla.
Fija las reglas de rechazo y aplazamiento
Decide qué debe incluir un rechazo, como un motivo y una alternativa, y cuánto espera una solicitud aplazada antes de puntuarse de nuevo. Sin fecha de revisión, aplazado significa olvidado.
Fija tus propios umbrales
El límite de aprobación y los días que aparecen son valores provisionales. Introduce tu límite para la aprobación de la dirección, tu plazo de respuesta habitual y los días laborables permitidos para aclarar una solicitud incompleta.
Decide cómo se gestionan los cambios de alcance
Indica qué cuenta como cambio, quién lo registra y qué ocurre cuando supera la capacidad. Enlázalo con el triaje para que un cambio grande se trate como la solicitud nueva que es.
Pruébalo con las peticiones del trimestre pasado
Toma diez solicitudes anteriores y sigue cada una por el diagrama. Anota dónde esperó o se discutió y ajusta el formulario, los criterios o los carriles.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un proceso de solicitudes de marketing?
Es la vía definida por la que otros equipos piden trabajo a marketing: un formulario, un control de completitud, una decisión de triaje que acepta, aplaza o rechaza, una estimación con asignación y el seguimiento hasta la aceptación. Su finalidad es hacer visible la demanda y dar a cada solicitud una respuesta razonada.
¿En qué se diferencia de un proceso de lanzamiento de campaña o de aprobación de contenidos?
Esos describen cómo se elabora, se revisa y se publica el trabajo. Este describe si el trabajo debe aceptarse y cuándo. El diagrama termina su fase de decisión antes de que empiece la entrega y pasa entonces el relevo al equipo de entrega. Consulta /es/templates/proceso-de-lanzamiento-de-campana y /es/templates/proceso-de-aprobacion-de-contenidos para el trabajo en sí.
¿Cómo debe rechazar solicitudes un equipo de marketing?
Con un motivo escrito que remita a los criterios y, cuando exista, una alternativa, como una plantilla, un alcance menor o un ciclo posterior. La ruta de rechazo del diagrama envía ambos al solicitante para que la decisión sea visible y no se deduzca del silencio.
¿Qué debe ocurrir cuando cambia el alcance después de la aceptación?
El cambio se registra y se reestima su impacto. Si encaja en la capacidad acordada puede absorberse de forma deliberada, y si desplazara otro trabajo comprometido vuelve al triaje como solicitud nueva. Eso es lo que dibujan las decisiones de cambio de alcance del diagrama.
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso da paso a Diagrama de flujo de lanzamiento de campaña (del briefing a la revisión final).
Es un paso de Ejecución de campañas.
Paso 1: Diagrama de flujo de solicitudes de marketing (del formulario a la revisión) Estás aquí
Plantilla de solicitudes de marketing: formulario, control de completitud, triaje según prioridades y capacidad, aceptar, aplazar o rechazar con motivo, estimación, cambios de alcance y aceptación.
Paso 2: Diagrama de flujo de lanzamiento de campaña (del briefing a la revisión final)
Plantilla de lanzamiento de campaña de marketing: briefing y aprobación, creatividad y canales en paralelo, control previo, decisión go/no-go, seguimiento de la primera semana y revisión que alimenta el siguiente briefing.
Paso 3: Diagrama de control de calidad de email marketing (de la maquetación al informe)