Flowchart for godkendelse af pressemeddelelse (fra nyhed til rettelsesvej)
Skabelon til godkendelse af pressemeddelelser som flowchart: nyhedsværdi, udkast, fakta- og påstandstjek, godkendelse citat for citat, juridisk gennemgang og oplysningspligt, embargo, udsendelse og rettelser.
Hvad er flowchart for godkendelse af pressemeddelelse (fra nyhed til rettelsesvej)?
En pressemeddelelse er en offentlig udtalelse med en navngiven afsender og som regel navngivne talspersoner. Det hæver prisen for en fejl: et forkert tal, en opfundet superlativ eller et citat, direktøren aldrig har sagt, kan gentages af journalister i løbet af minutter og er svært at trække tilbage. Diagrammet følger en meddelelse fra udløseren, "Nyhedsudløser opstår", gennem testen "Er det nyhedsværdigt for målgruppen?", udkastet, verificeringen, godkendelserne, distributionen og ugernes opfølgning, med fem swimlanes: PR-ansvarlig, Talsperson / direktion, Jura, Faktaejer (produkt eller økonomi) og Distribution.
To træk adskiller den fra en almindelig indholdsworkflow som /da/templates/indholdsgodkendelse-proces. For det første er godkendelsen pr. citat: beslutningen "Har hver citeret person godkendt sine præcise ord?" går tilbage til udkastet, hver gang nogen redigerer, så ingen citeres på en ordlyd, de ikke har set. For det andet kan tidsplanen være bundet udefra: når journalister er briefet, er trinnet "Fastsæt embargodato og -tidspunkt og brief journalister" en forpligtelse, og forsinkelsestrinnet "Hold indtil embargoen hæves" gør ventetiden synlig. Efter udsendelsen slutter processen ikke; "Er en fejl eller en ubelagt påstand meldt?" sender en fejl til en rettelse eller tilbagetrækning, som jura godkender.
Jura og oplysningspligt har deres egne porte. "Indeholder den væsentlig information for investorer?" sender børsnoterede eller regulerede virksomheder til et tjek af oplysningspligt hos juristen, før meddelelsen går ud, og "Endelig godkendelse fra jura og talspersonen?" er den sidste port før distribution. Diagrammet er et udgangspunkt, ikke juridisk rådgivning. Embargonormer er konventioner mellem en virksomhed og journalister, ikke lov, og regler om oplysningspligt varierer, så tjek jeres jurisdiktion med jeres jurist. For bredere lanceringskoordinering, se /da/templates/kampagnelancering-proces, og for en hurtig negativ begivenhed, se /da/templates/krisehaandtering-sociale-medier-proces.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fem swimlanes (PR-ansvarlig, Talsperson / direktion, Jura, Faktaejer (produkt eller økonomi) og Distribution) fordelt på fem faser: Udløser, Udkast, Verificér og godkend, Embargo og udsendelse, Efter udsendelsen
- En nyhedstest, "Er det nyhedsværdigt for målgruppen?", der sender svage meddelelser til en anden kanal i stedet for at spilde en pressemeddelelse
- Et påstandstjek, "Er hver påstand understøttet af dokumentation?", og et citattjek, "Har hver citeret person godkendt sine præcise ord?", der hver går tilbage til udkastet
- Juridiske porte og porte for oplysningspligt: "Indeholder den væsentlig information for investorer?" og "Endelig godkendelse fra jura og talspersonen?"
- Et distributionstrin og "Er en embargo nødvendig?", med en dateret embargo og et forsinkelsestrin, "Hold indtil embargoen hæves"
- En rettelsesvej efter udsendelsen: "Er en fejl eller en ubelagt påstand meldt?" fører til "Udsend en rettelse eller tilbagetrækning, godkendt af jura"
Hvornår du skal bruge skabelonen
- En stifter eller direktør citeres i meddelelser og er blevet overrasket over formuleringer, vedkommende aldrig har set
- Meddelelser går ud med tal eller "første"- og "førende"-påstande, som ingen kan dokumentere
- I briefer journalister under embargo og skal sikre, at datoen holder, når den først er lovet
- I er en børsnoteret eller reguleret virksomhed og skal have tidspunktet for oplysningspligt tjekket før udsendelsen
- En fejl blev udgivet, og I havde ingen aftalt måde at rette den på
Sådan fungerer det
Omdøb banerne til jeres team
Erstat PR-ansvarlig, Talsperson / direktion, Jura, Faktaejer (produkt eller økonomi) og Distribution med jeres roller. Skriver et bureau meddelelsen, så behold det i PR-ansvarlig-banen og angiv den interne godkender særskilt.
Skriv jeres test af nyhedsværdi
Sæt nogle enkle spørgsmål ind, fx om det er nyt, relevant for denne målgruppe og understøttet af en kendsgerning. Den første beslutning er kun brugbar, når kriterierne er skrevet ned.
Opret påstandsregistret
Beslut, hvordan hver påstand og hvert tal registreres mod sin kilde, og hvem der ejer det. Faktaejeren bør være den, der faktisk kan bevise påstanden, fx produktansvarlig eller økonomi.
Definér citatgodkendelse
Angiv, at hver citeret person skriftligt godkender den endelige ordlyd, og hvad der sker, når vedkommende redigerer. Beslut, hvor lang tid der er til at svare, før udsendelsen skrider.
Udpeg udløserne for jura og oplysningspligt
Opstil, hvornår juristen skal gennemgå, fx fremadrettede udsagn, regulerede produkter eller investorrelevante nyheder. Markér tidsregler som punkter, jeres jurist skal bekræfte.
Beslut regler for embargo og lister
Skriv, hvem der må tilbyde en embargo, formatet for dato, tidspunkt og tidszone, og hvordan distributionslisten tjekkes for tilladelse til kontakt. Timer eller dage, I tilføjer, er pladsholdere.
Tilføj rettelsesreglen
Definér, hvem der kan kalde en rettelse, hvem der godkender ordlyden, og hvor den udgives. Test vejen på en tidligere meddelelse, før I får brug for den.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er trinnene i en godkendelsesproces for pressemeddelelser?
Afgør, om nyheden er en pressemeddelelse værd, skriv udkastet, verificér hver kendsgerning og påstand mod dens kilde, og få hver citeret person til at godkende sine præcise ord. Jura gennemgår påstande og navne, og juristen tjekker oplysningspligten, hvis informationen kan være væsentlig for investorer. Efter en endelig godkendelse vælges distributionslisten, der tages stilling til en embargo, meddelelsen udsendes, mediernes opfølgning håndteres, og rettelsesvejen køres, hvis en fejl meldes.
Hvorfor godkende hvert citat for sig?
Et citat tilskrives en navngiven person, så vedkommende bør bekræfte den ordlyd, der citeres. At godkende hele meddelelsen til sidst overser let ændringer, der er lavet, efter nogen allerede har sagt ja. Diagrammet går tilbage til udkastet, når nogen beder om ændringer, så alle ser den endelige tekst.
Er en embargo juridisk bindende?
Som regel er den en aftale mellem jer og journalisten, bygget på tillid, snarere end en juridisk garanti, og praksis varierer. Behandl datoen som en forpligtelse og angiv den tydeligt skriftligt. Tjek jeres jurisdiktion og eventuelle kontraktvilkår med jeres jurist.
Hvad hvis vi skal rette en meddelelse efter udsendelsen?
Brug rettelsesvejen: bekræft fejlen hos faktaejeren, lad jura godkende en ordlyd, der siger, hvad der var forkert, og hvad der er rigtigt, send den til den samme liste, og opdatér opslaget på nettet. For et større offentligt problem, se /da/templates/krisehaandtering-sociale-medier-proces.