Diagrama de aprobación de notas de prensa (de la noticia a la rectificación)
Plantilla de aprobación de notas de prensa: prueba de interés informativo, borrador, verificación de datos, visto bueno de cada cita, revisión legal y de información privilegiada, embargo, difusión y rectificaciones.
¿Qué es diagrama de aprobación de notas de prensa (de la noticia a la rectificación)?
Una nota de prensa es una declaración pública con un autor con nombre y, normalmente, portavoces con nombre. Eso encarece el error: una cifra equivocada, un superlativo inventado o una cita que el directivo nunca dijo pueden repetirse por los periodistas en minutos y son difíciles de retirar. El diagrama sigue una nota desde el desencadenante, «Surge una noticia», pasando por la prueba «¿Tiene interés informativo para el público?», el borrador, la verificación, las aprobaciones, la difusión y las semanas de seguimiento, con cinco carriles: Responsable de PR, Portavoz / directivos, Legal, Responsable de datos (producto o finanzas) y Difusión.
Dos rasgos lo distinguen de un flujo de contenidos general como /es/templates/proceso-de-aprobacion-de-contenidos. Primero, la aprobación es por cita: la decisión «¿Ha aprobado cada persona citada sus palabras exactas?» vuelve al borrador siempre que alguien edita, de modo que nadie aparece citado con una redacción que no ha visto. Segundo, el calendario puede venir fijado desde fuera: una vez informados los periodistas, el paso «Fijar la fecha y hora del embargo e informar a los periodistas» es un compromiso, y el paso de espera «Mantener hasta que termine el embargo» hace visible la espera. Tras la difusión el proceso no termina; «¿Se informa de un error o de una afirmación sin respaldo?» dirige un error a una rectificación o retractación que aprueba legal.
Legal y la información privilegiada tienen sus propias compuertas. «¿Contiene información relevante para los inversores?» envía a las empresas cotizadas o reguladas a una comprobación de divulgación con la asesoría antes de que salga la nota, y «¿Visto bueno final de legal y del portavoz?» es la última compuerta antes de la difusión. El diagrama es un punto de partida, no asesoramiento jurídico. Las normas de embargo son convenciones entre una empresa y los periodistas, no ley, y las reglas de divulgación varían, así que consulta tu jurisdicción con tu asesoría. Para una coordinación de lanzamiento más amplia, consulta /es/templates/proceso-de-lanzamiento-de-campana, y para un hecho negativo que avanza deprisa, consulta /es/templates/proceso-de-respuesta-a-crisis-en-redes-sociales.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cinco carriles (Responsable de PR, Portavoz / directivos, Legal, Responsable de datos (producto o finanzas) y Difusión) a lo largo de cinco fases: Desencadenante, Borrador, Verificar y aprobar, Embargo y difusión, Tras la difusión
- Una prueba de interés informativo, «¿Tiene interés informativo para el público?», que envía los anuncios débiles a otro canal en lugar de malgastar una nota
- Un control de afirmaciones, «¿Cada afirmación tiene pruebas que la respalden?», y un control de citas, «¿Ha aprobado cada persona citada sus palabras exactas?», cada uno con bucle de vuelta al borrador
- Compuertas legales y de divulgación: «¿Contiene información relevante para los inversores?» y «¿Visto bueno final de legal y del portavoz?»
- Un paso de difusión y «¿Hace falta embargo?», con un embargo fechado y un paso de espera, «Mantener hasta que termine el embargo»
- Una ruta de rectificación tras la difusión: «¿Se informa de un error o de una afirmación sin respaldo?» lleva a «Emitir una rectificación o retractación, aprobada por legal»
Cuándo usar esta plantilla
- Un fundador o directivo aparece citado en notas de prensa y se ha llevado sorpresas con redacciones que nunca vio
- Las notas salen con cifras o afirmaciones de «primero» y «líder» que nadie sabe fundamentar
- Informas a los periodistas bajo embargo y necesitas que la fecha se mantenga una vez prometida
- Eres una empresa cotizada o regulada y necesitas que el momento de la divulgación se compruebe antes de difundir
- Se publicó un error y no había una forma acordada de rectificarlo
Cómo funciona
Renombra los carriles a tu equipo
Sustituye Responsable de PR, Portavoz / directivos, Legal, Responsable de datos (producto o finanzas) y Difusión por tus roles. Si una agencia redacta la nota, mantenla en el carril del responsable de PR y nombra aparte al aprobador interno.
Escribe tu prueba de interés informativo
Pon unas pocas preguntas sencillas, como si es nuevo, si es relevante para este público y si lo respalda un dato. La primera decisión solo sirve si los criterios están escritos.
Crea el registro de afirmaciones
Decide cómo se anota cada afirmación y cifra junto a su fuente y quién es responsable. El responsable de datos debe ser quien pueda demostrar de verdad la afirmación, como la dirección de producto o finanzas.
Define la aprobación de citas
Indica que cada persona citada aprueba por escrito la redacción final y qué ocurre cuando la edita. Decide cuánto tiempo tiene para responder antes de que se retrase la nota.
Nombra los desencadenantes legales y de divulgación
Enumera cuándo debe revisar la asesoría, como declaraciones de futuro, productos regulados o noticias relevantes para inversores. Marca cualquier regla de plazos como un punto que debe confirmar tu asesoría.
Decide las reglas de embargo y de lista
Escribe quién puede ofrecer un embargo, el formato para indicar fecha, hora y zona horaria, y cómo se comprueba que la lista de difusión permite el contacto. Cualquier hora o día que añadas es un valor provisional que adaptar.
Añade la regla de rectificación
Define quién puede decretar una rectificación, quién aprueba la redacción y dónde se publica. Prueba la ruta con una nota anterior antes de necesitarla.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los pasos de un proceso de aprobación de notas de prensa?
Se decide si la noticia merece una nota, se redacta, se verifica cada dato y afirmación con su fuente y se consigue que cada persona citada apruebe sus palabras exactas. Legal revisa afirmaciones y nombres, y la asesoría comprueba la divulgación si la información puede ser relevante para los inversores. Tras un visto bueno final, se elige la lista de difusión, se decide sobre un embargo, se difunde, se atiende el seguimiento de los medios y se recorre la ruta de rectificación si se informa de un error.
¿Por qué aprobar cada cita por separado?
Una cita se atribuye a una persona con nombre, así que debe confirmar la redacción con la que se la cita. Aprobar la nota entera al final tiende a pasar por alto las ediciones hechas cuando alguien ya había dado su conformidad. El diagrama vuelve al borrador cuando alguien pide cambios para que todos vean el texto final.
¿Es jurídicamente vinculante un embargo?
Por lo general es un acuerdo entre tú y el periodista, basado en la confianza y no una garantía legal, y la práctica varía. Trata la fecha como un compromiso y exprésala con claridad por escrito. Consulta tu jurisdicción y cualquier cláusula contractual con tu asesoría.
¿Qué hacemos si necesitamos corregir una nota después de enviarla?
Usa la ruta de rectificación: confirma el error con el responsable de datos, haz que legal apruebe una redacción que diga qué estaba mal y qué es lo correcto, envíala a la misma lista y actualiza la publicación web. Para un problema público mayor, consulta /es/templates/proceso-de-respuesta-a-crisis-en-redes-sociales.