Sådan kortlægger du en ekstern godkendelsesløkke
Sådan kortlægger du en ekstern godkendelsesløkke: tegn den eksterne part som sin egen bane, tilføj udgange for afvisning og tilbagetrækning, håndtér udløb og ny godkendelse, og sæt loft over runderne.
En ekstern godkendelsesløkke er enhver proces, hvor det endelige ja tilhører en uden for virksomheden, fx en kunde, en myndighed eller en partner. Kortlagt godt tegner du den part som sin egen bane og planlægger for de svar, du ikke selv styrer.
Kort fortalt
- Tegn den eksterne part som sin egen svømmebane, så hver overlevering til dem kan ses.
- Sikr samtykke, før du udfører arbejde, der afhænger af det.
- Giv den eksterne beslutning tre udgange: godkendt, ændringer ønskes og afvist.
- Tilføj et trin, der fjerner udkastmateriale, når parten afviser eller trækker sig.
- Tjek, om godkendelsen stadig er gyldig, lige før du udgiver.
- Sæt loft over revisionsrunderne, og sig, hvad der sker ved loftet.
Når beslutningen ikke er din
De fleste godkendelsesdiagrammer antager, at alle beslutningstagere er kolleger. I en ekstern godkendelsesløkke tilhører det endelige ja en kunde, en myndighed, en partner eller en influencer, og det ændrer diagrammets form. Du kan ikke sætte deres frist, du kan ikke se ind i deres gennemgang, og de kan sige nej, skifte mening eller blot holde op med at svare.
Fire træk adskiller en brugbar ekstern løkke fra en intern. Den eksterne part får sin egen bane, så hver overlevering til dem og tilbage er et synligt banekryds, du kan tidsfæste. Udgange for afvisning og tilbagetrækning tegnes eksplicit, med et trin, der fjerner udkastmateriale. Godkendelsen kan udløbe, så en beslutning placeres lige før, du handler på den. Og revisionsrunder har brug for en grænse, for uden en kan en løkke mellem dig og en, du ikke styrer, køre i det uendelige.
Det er noget andet end en intern gennemgangsløkke, hvor en myndighed i organisationen kan afgøre, hvornår det stopper. For det mønster læs /da/guides/saadan-kortlaegger-du-en-gennemgangs-og-genindsendelsesloop. Eksemplet her er en kundecase; for en anden ekstern part se /da/templates/influencerindhold-godkendelse-proces. Kontraktvilkår, rettigheder til omtale og databeskyttelsesregler afhænger af jeres aftaler og jurisdiktion, så tjek dem med jeres egen juridiske afdeling. Svarfrister og rundegrænser i diagrammet er pladsholdere.
En kundecase, der kræver kundens ja
En kundecase fra indstilling til salgsmaterialet. Læg mærke til kundebanen, afvisningsudgangen og tjekket af, at godkendelsen stadig er gyldig ved udgivelsen.
Samtykke kommer før al skrivning
En kunde indstilles, og derefter har "Er kunden en god kandidat og fri til at blive nævnt?" og "Er kunden indstillet på at deltage?" hver en Nej-udgang direkte til slutningen. Først efter to Ja-svar bekræftes vilkår for omtale i kontrakten, og en samtykkeerklæring sendes. At lægge samtykket først betyder, at ingen skriver en historie, der ikke kan bruges.
Intern gennemgang, før kunden ser den
Kontaktpersonen interviewes, resultaterne indsamles med kilder, og historien skrives med citater og tal markeret til kontrol. Kundesucces tjekker fakta, tone og match med relationen, og jura gennemgår påstande, brug af logo og sammenligninger. "Kræver de interne gennemgangere ændringer?" løber tilbage til udkastet, så kunden får vist et udkast, jeres egne gennemgangere allerede accepterer.
Kundens bane og de udgange, du ikke styrer
Udkastet går til kunden med en svardato, og kundens egen gennemgang ligger i en separat bane, Kunde (ekstern), fordi dens jura og kommunikation kan redigere. "Godkender kunden udkastet?" har tre udgange: Godkendt, Ændringer ønskes og Afvist. Ændringer ønskes omarbejder udkastet og sender det tilbage til kunden. Afvist fører til et stoptrin, der registrerer afvisningen og fjerner udkastmateriale, så en tilbagetrækning håndteres og ikke ignoreres.
Udløb, ny godkendelse og den begrænsede runde
Godkendt tekst verificeres citat for citat mod det, kunden har godkendt. "Er godkendelsen stadig gyldig ved udgivelsen?" spørger, om godkendelsen er udløbet, og Udløbet anmoder om ny godkendelse af den uændrede eller opdaterede tekst og vender tilbage til kundens gennemgang. Skabelonens løkke for ændringer har intet loft; at tilføje et maksimalt antal runder med en eskalering eller et stop bagefter er den forbedring, du bør gøre i din egen proces.
Sådan fungerer det
Læg den eksterne part i sin egen bane
Tilføj en bane for den eksterne part, med en navngiven kontaktperson, hvor I har en. Hver linje, der krydser ind i eller ud af den, markerer en ventetid, du ikke styrer, og som du så kan måle.
Tegn samtykke før arbejdet
Tegn de beslutninger, der skal være ja, før noget skrives: kan denne part inddrages, og er de indstillet på det. Giv hver en Nej-udgang, der afslutter processen rent.
Gennemgå internt først
Tilføj jeres egne tjek, fx fakta, match med relationen og jura, før udkastet forlader huset. Lad deres ændringer løbe tilbage til udkastet, så den eksterne part ser en version, I kan stå inde for.
Tegn de tre udgange fra den eksterne beslutning
Betegn godkendt, ændringer ønskes og afvist i Linjetekst. Send ændringer tilbage til jeres omarbejdstrin og afvist til et stoptrin, der registrerer begrundelsen og fjerner udkast.
Tilføj udløb og ny godkendelse
Placér en beslutning lige før udgivelsen, der spørger, om godkendelsen stadig er gyldig. En gren for udløbet vender tilbage til den eksterne part for ny godkendelse. Aftal gyldighedsperioden med dem; længden er en pladsholder.
Sæt loft over revisionsrunderne
Tilføj en tæller eller en beslutning efter ændringstrinnet: efter et fastsat antal runder eskalerer I til en navngiven person eller stopper. Angiv det antal, jeres aftale tillader. Eksempeldiagrammet har det ikke med, så det er op til dig at tilføje det.
Faldgruber du skal undgå
At behandle den eksterne part som endnu et trin
Uden en bane tilskrives deres ventetid jer. Giv dem deres egen bane.
At skrive før samtykket
Arbejde udført, før parten har sagt ja, kan være spildt. Læg samtykkebeslutningerne først.
Kun godkend og afvis
Ændringer ønskes er det almindelige svar. Uden den kan diagrammet ikke vise løkken.
At glemme, at en godkendelse kan udløbe
At udgive måneder senere på et gammelt ja kan give problemer. Tjek gyldigheden i det øjeblik, den bruges.
En løkke uden loft
En løkke uden maksimum antyder, at den altid ender. Tilføj et loft og en eskalering.
Kortlæg jeres egen eksterne godkendelsesløkke
Åbn eksemplet med godkendelse af kundecase som dit eget diagram, omdøb den eksterne bane til jeres kunde eller partner, og tilføj den rundegrænse, jeres aftale sætter.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er en ekstern godkendelsesløkke?
Et gennemgangsforløb, hvor den endelige beslutning tilhører en uden for jeres organisation, fx en kunde, en partner eller en myndighed. Den adskiller sig fra intern gennemgang, fordi I ikke kan fastsætte deres tidsplan eller se deres proces.
Hvordan adskiller det sig fra en gennemgangs- og genindsendelsesløkke?
I en intern løkke kan en myndighed afgøre, hvornår den stopper. I en ekstern løkke har den anden part beslutningen, så I har også brug for udgange for afvisning og tilbagetrækning, udløb og et loft. Se /da/guides/saadan-kortlaegger-du-en-gennemgangs-og-genindsendelsesloop for den interne version.
Hvor mange revisionsrunder skal jeg tillade?
Det er jeres aftale med den anden part, der afgør, og guiden fastsætter ikke et tal. Uanset hvad I vælger, så vis det på diagrammet sammen med den eskalering eller det stop, der følger.
Udløber en godkendelse?
Det kan den, afhængigt af jeres kontrakt, indholdet og jurisdiktionen, så tjek jeres egne vilkår. At tegne et gyldighedstjek før udgivelsen gør spørgsmålet synligt.
Hvor ellers optræder dette mønster?
Influencerindhold, partnerannonceringer, indsendelser til myndigheder og kundeudtalelser. Sammenlign /da/templates/influencerindhold-godkendelse-proces, eller start fra /da/templates/kundecase-godkendelse-proces.