Sådan opretter du et godkendelsesworkflow til indhold

Kort fortalt

• Giv hver gennemgang et skriftligt område: hvad den afgør, og hvad den lader være.
• Kør uafhængige gennemgange parallelt, og lad afhængige følge efter, i diagrammet og i praksis.
• Tegn betingede gennemgange, fx juridisk, som en beslutning og ikke som et obligatorisk stop.
• Saml alle kommentarer i én liste, før skribenten retter.
• Giv den endelige beslutning eksplicitte udgange for omarbejdelse og afvisning.
• Sæt en opdateringsdato ved udgivelsen, og tegn, hvad der sker, når den nås.

Hvem må sige nej, og om hvad

De fleste problemer med godkendelse af indhold handler ikke om selve teksten. De opstår, fordi alle gennemgangere ser hele udkastet og kommenterer på det hele, så brandredaktøren omskriver påstandene, juristen omskriver tonen, og skribenten får tre modstridende versioner. Et diagram hjælper, fordi det tvinger dig til at skrive, hvad hver gennemgang skal afgøre.

Fire beslutninger former workflowet. Første er området: hver gennemgang får et skriftligt ansvarsområde, og diagrammet viser den juridiske gennemgang som en betinget gren og ikke som et stop, alle skal forbi. Anden er parallel eller efter hinanden: gennemgange, der ikke afhænger af hinanden, kan køre samtidig, mens en gennemgang, der skal bruge en andens resultat, må følge efter. Tredje er én samlet ændringsliste, så skribenten arbejder ud fra ét løst sæt kommentarer. Fjerde er det, der sker efter udgivelsen, for indhold, ingen vender tilbage til, bliver forældet.

Eksemplet nedenfor er et almindeligt stykke indhold på vej fra forespørgsel til udgivelse og planlagt opdatering. Jeres gennemgangere, tærskler og tidsplaner vil være anderledes, og regulerede påstande bør gå gennem jeres egen juridiske afdeling eller compliance-procedure. Brug diagrammet som en struktur, du tilpasser, og sammenlign med den mere generelle /da/guides/saadan-laver-du-et-godkendelsesworkflow, eller start fra /da/templates/dokumentgodkendelse-workflow, hvis jeres indhold er et styret dokument.

Et stykke indhold fra brief til opdateringsdato

Ét stykke indhold fra forespørgsel til udgivelse og planlagt gennemgang. Læg mærke til de afgrænsede gennemgange, der løber ud i flere grene, og den ene kommentarliste, der samler dem igen.

1. Et brief, udkastet kan kontrolleres mod

   Processen starter, når en indholdsforespørgsel er optaget i kalenderen, og det første egentlige trin er et brief: målgruppe, mål, nøgleord og de påstande, der skal fremsættes. Skribenten skriver udkast efter briefet med kilder vedhæftet, og den første beslutning spørger: "Opfylder udkastet briefet?" Et Nej sender det tilbage til udkastet, før nogen gennemgang ser det. At kontrollere mod et skriftligt brief forhindrer, at senere gennemgangere skændes om, hvad stykket skulle være.

2. Afgrænsede gennemgange parallelt, én kommentarliste

   "Send til gennemgangerne med et skriftligt område til hver" løber ud i gennemgang af brand og tone, SEO og metadata samt tjek af faglig korrekthed på samme tid. Kun korrekthedsgrenen spørger: "Indeholder det påstande, der kræver juridisk gennemgang?" så jura ser et stykke, kun når en påstand kalder på det. Alle grene mødes i "Saml kommentarerne i én liste og løs konflikter", og "Kræves der ændringer?" afgør, om der skal rettes, eller om det går videre.

3. Godkendelsesbeslutningen og dens tre udgange

   "Er stykket godkendt til udgivelse?" har tre betegnede udgange og ikke to: Godkendt, Omarbejd og Afvist. Omarbejd går tilbage til rettetrinnet, hvor hver kommentar markeres som løst, og stykket vender tilbage til den afgrænsede gennemgang. Afvist fører til et undtagelsestrin, der parkerer eller udfaser stykket og registrerer begrundelsen, så et nej er et registreret udfald og ikke en fil, der bliver stille.

4. Udgivelse, opdateringsdato og hvem der gør hvad

   Godkendte stykker planlægges i CMS'et med udgivelsesdato og ejer og udgives derefter med en opdateringsdato. Et ventetrin venter på datoen, og "Er det stadig korrekt og velfungerende?" tilbyder Behold, Opdatér eller Udfas. Opdatér skriver en ny version, der går ind igen ved brieftjekket, og Udfas omdirigerer eller arkiverer siden. Banekolonnerne placerer hvert trin hos ejeren: indholdsejer, skribent, redaktør, specialistgennemgang eller udgiver, så hver overlevering er synlig.

Sådan fungerer det

1. List gennemgangene og spørgsmålet, hver besvarer

   Skriv hver gennemgang ned, et stykke kan få, og det ene spørgsmål, den besvarer: er det på brand, er det korrekt, kan det findes, er det sikkert at sige. Besvarer to gennemgange det samme spørgsmål, er den ene sandsynligvis overflødig. Læg hver type gennemgang i sin egen svømmebane i QueryChart.

2. Afgør, hvilke gennemgange der altid skal bruges

   Markér, hvilke gennemgange der gælder alle stykker, og hvilke der afhænger af indholdet. Tegn betingede gennemgange som en beslutning som "Indeholder det påstande, der kræver juridisk gennemgang?" med betegnede grene, så et rutinestykke ikke står i kø hos en specialist, det ikke har brug for.

3. Vælg parallel eller efter hinanden

   Hvis gennemgange ikke afhænger af hinanden, så forbind ét trin til flere gennemgange og lad dem mødes igen i ét trin. Hvis en gennemgang skal bruge en andens resultat, fx jura, der skal have korrekthedstjekket først, så tegn dem efter hinanden. Forgreninger er lette at se i kolonnen Linje til, hvor én række peger på flere rækker.

4. Saml kommentarerne før rettelsen

   Tilføj et trin efter gennemgangene, hvor én person samler kommentarerne i én liste og løser konflikter mellem gennemgangerne. Navngiv ejeren i en bane. Uden det er skribenten dommer mellem gennemgangerne.

5. Tegn godkendelsesbeslutningen med tre udgange

   Tilføj efter samlingen den endelige beslutning med grenene godkendt, omarbejd og afvist. Lad omarbejd pege tilbage på rettetrinnet og afvist på et trin, der registrerer begrundelsen. Betegn hver gren i Linjetekst.

6. Tilføj udgivelse og en opdateringsdato

   Tegn efter godkendelsen planlægning, udgivelse og fastsættelse af en opdateringsdato. Tilføj et ventetrin til datoen og en beslutning om at beholde, opdatere eller udfase. Aftal intervallet med indholdsejeren; antallet af dage er jeres at fastsætte.

Faldgruber du skal undgå

• Alle gennemgår alt

  Gennemgangere uden område kommenterer på alt, de lægger mærke til, og deres kommentarer modsiger hinanden. Giv hver gennemgang et skriftligt ansvarsområde, og vis det i trinnets betegnelse.

• Gennemgange efter hinanden, der kunne køre samtidig

  En kæde af gennemgange, der ikke afhænger af hinanden, giver ventetid for ingenting. Tegn dem som parallelle grene, og lad dem mødes igen.

• Kommentarer, der kommer tilbage én gennemgang ad gangen

  Hvis hver gennemgang sender sine kommentarer direkte til skribenten, dukker konflikterne op sent. Tilføj et samletrin, så skribenten får én liste.

• Ingen udgang for et stykke, der ikke bliver godkendt

  Et diagram med kun valget godkend eller omarbejd antyder, at alle stykker til sidst udkommer. Tilføj en udgang for afvist, der registrerer hvorfor.

• Udgivelse som processens ende

  Indhold uden opdateringsdato bliver aldrig gennemgået igen. Tegn ventetiden og beslutningen om at beholde, opdatere eller udfase.

Kortlæg jeres eget godkendelsesworkflow til indhold

Åbn eksemplet med indholdsgodkendelse som dit eget diagram, omdøb banerne til jeres gennemgangere, og sæt det opdateringsinterval, jeres team er enige om.

Kortlæg jeres eget godkendelsesworkflow til indhold

Relaterede guides

• Sådan kortlægger du roller og ansvar i en proces
• Sådan kortlægger du en marketingkampagneproces
• Sådan kortlægger du en ekstern godkendelsesløkke

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er et godkendelsesworkflow til indhold?

Den fastlagte vej, et stykke indhold følger fra forespørgsel til udgivelse: hvem der skriver det, hvem der gennemgår det, hvem der afgør, at det må gå live, og hvad der sker bagefter. Tegnet som et diagram bliver gennemgangerne, deres område og løkkerne tilbage til skribenten synlige.

Skal gennemgange af indhold køre parallelt eller efter hinanden?

Kør dem parallelt, når de besvarer uafhængige spørgsmål, fx brandtone og SEO, og efter hinanden, når den ene afhænger af den andens resultat. Guiden fastsætter ikke en regel for jeres organisation; diagrammet bør vise det, I faktisk gør, så ventetiden kan ses.

Hvornår kræver et stykke juridisk gennemgang?

Det afhænger af de påstande, det fremsætter, og af jeres jurisdiktion og branche, så spørg jeres egen juridiske afdeling eller compliance. Eksemplet modellerer det som en beslutning efter korrekthedstjekket, så kun stykker med påstande, der kræver det, sendes til jura.

Hvor ofte bør udgivet indhold gennemgås?

Der er intet universelt interval. Vælg et ud fra, hvor hurtigt emnet ændrer sig, og hvor vigtig siden er, registrér det som opdateringsdatoen, og tegn beslutningen om at beholde, opdatere eller udfase. Alle dagstal i skabelonen er pladsholdere.

Hvor kan jeg starte fra en skabelon?

Åbn /da/templates/indholdsgodkendelse-proces, eller se /da/templates/dokumentgodkendelse-workflow for styrede dokumenter og /da/guides/saadan-laver-du-et-godkendelsesworkflow for det generelle godkendelsesmønster.