如何繪製外部審批循環
如何繪製外部審批循環：把外部一方畫成獨立泳道，加入婉拒和撤回出口，處理批核逾期與重新批核，並為修改輪數設上限。
外部審批循環，是指最終的「可以」由公司以外的人給出的任何流程，例如客戶、監管機構或合作夥伴。畫好它，就要把該方畫成獨立的泳道，並為你控制不了的答案預先作好安排。
簡而言之
- 把外部一方畫成獨立的泳道，每次交接都看得見。
- 在進行依賴同意的工作之前，先取得同意。
- 外部決定要有三個出口：已批准、要求修改和婉拒。
- 對方婉拒或撤回時，加一個移除草稿素材的步驟。
- 發布之前，核對批核是否仍然有效。
- 為修改輪數設上限，並說明到了上限會怎樣。
當決定不在你手上
大多數審批流程圖都假設每位決策者都是同事。在外部審批循環之中，最終的「可以」屬於客戶、監管機構、合作夥伴或網絡紅人，這會改變圖的形狀。你無法替對方訂期限，看不到他們內部的審閱，他們也可能說不、改變主意，或者乾脆不再回覆。
有四個特點令有用的外部循環有別於內部循環。外部一方有自己的泳道，所以每次交給他們和收回來，都是一個看得見、可以計時的泳道跨越。婉拒和撤回的出口要明確畫出，並附帶一個移除草稿素材的步驟。批核可以逾期，所以要在行動之前才作決定。修改輪數也要設上限，否則你與一個你控制不了的對象之間的循環可能無限延續。
這與內部的審閱循環不同，那裏機構內部有權威人士可以決定何時停止。該模式請閱讀《如何繪製審閱及重新提交循環》（/yue/guides/如何繪製審閱及重新提交循環）。這裏的示例是客戶案例；如果對象是另一種外部人士，可參考網絡紅人內容審批流程範本（/yue/templates/網絡紅人內容審批流程）。合約條款、宣傳權利和資料規則視乎你們的協議和司法管轄區而定，請與自己的法律團隊核對。圖中的回覆日期和輪數上限都只是佔位。
需要客戶點頭的客戶案例
一個客戶案例由提名到銷售資料包。留意客戶泳道、婉拒出口，以及發布時核對批核是否仍然有效的一步。
先取得同意，才開始撰寫
先提名客戶，然後「客戶是否適合並可以被點名？」和「客戶是否同意參與？」各有一個直通結束的「否」出口。只有兩個答案都是「是」，才會確認合約中的宣傳條款並發出授權書。把同意放在最前，就不會有人撰寫一個用不上的故事。
客戶看到之前先作內部審閱
訪問客戶聯絡人，收集附有來源的成果，再撰寫故事並標示須核實的引述和數字。客戶成功檢查事實、語調和與客戶關係的配合，法律則審閱宣稱、標誌使用和比較。「內部審閱者是否要求修改？」會循環回到初稿，所以客戶看到的是你們自己的審閱者已接受的版本。
客戶的泳道，以及你控制不了的出口
初稿連同回覆日期發給客戶，客戶的審閱則放在獨立的「客戶（外部）」泳道，因為其法律和傳訊團隊或會作出修改。「客戶是否批准初稿？」有三個出口：已批准、要求修改和婉拒。要求修改會改寫初稿，再送回客戶。婉拒則通往中止步驟，記錄婉拒並移除初稿素材，令撤回得到處理而不是被忽略。
逾期、重新批核與設上限的輪數
已批准的文字會逐句引述對照客戶簽核的內容核實。「發布時批核是否仍然有效？」問批核是否已逾期，「已逾期」就就原文或更新後的文字要求重新批核，回到客戶的審閱。範本中的修改循環沒有上限；為你自己的流程加入最高輪數，以及之後的升級或停止，就是要做的改進。
運作方式
把外部一方放進自己的泳道
為外部一方加一條泳道，有聯絡人的話寫上姓名。每條進出該泳道的線都代表一次你控制不了的等待，之後就可以量度。
在工作之前畫出同意
畫出在動筆之前必須得到「是」的決策：這一方可否參與，以及他們是否同意。每個決策都有一個乾淨結束流程的「否」出口。
先在內部審閱
在草稿離開公司之前，先加入你們自己的檢查，例如事實、關係配合和法律。把修改循環回到草稿，令外部一方看到的是你們能夠負責的版本。
畫出外部決定的三個出口
在「Line text」標明已批准、要求修改和婉拒。修改送回你們的改寫步驟，婉拒則通往一個記錄原因並移除草稿的中止步驟。
加入逾期與重新批核
在發布前放一個決策，問批核是否仍然有效。已逾期的分支回到外部一方重新批核。有效期請與對方議定，長度只是佔位。
為修改輪數設上限
在修改步驟之後加一個計數器或決策：到了指定輪數，就升級給指定人士或停止。寫明你們協議容許的數目。示例圖沒有這一項，需要由你自己加入。
應避免的錯誤
把外部一方當作多一個步驟
沒有泳道，他們的等候時間就會算到你頭上。給他們自己的泳道。
未取得同意就動筆
在對方同意之前做的工作可能白費。把同意的決策放在最前。
只有批准和拒絕
「要求修改」才是最常見的答覆。沒有它，圖就無法顯示循環。
忘記批核可以失效
事隔多月才憑舊日的「可以」發布，可能出問題。在使用的一刻核對有效性。
沒有上限的循環
沒有上限的循環，暗示它必定會完結。加入上限和升級處理。
繪製你們自己的外部審批循環
把客戶案例審批示例開啟為你自己的圖表，將外部泳道改為你的客戶或合作夥伴，並加入協議所訂的輪數上限。
相關指南
常見問題
甚麼是外部審批循環？
最終決定由機構以外的人作出的審閱循環，例如客戶、合作夥伴或監管機構。它與內部審閱不同，因為你無法訂定對方的時間，也看不到對方的程序。
這與審閱及重新提交循環有何不同？
在內部循環之中，有權威人士可以決定何時停止；在外部循環，決定握在對方手上，所以還需要婉拒和撤回的出口、批核逾期，以及輪數上限。內部版本請見《如何繪製審閱及重新提交循環》（/yue/guides/如何繪製審閱及重新提交循環）。
我應容許多少輪修改？
這由你與對方的協議決定，本指南不設定數目。無論你選甚麼，都要在圖上顯示出來，連同之後的升級或停止。
批核會逾期嗎？
可能會，視乎你們的合約、內容和司法管轄區，所以請核對自己的條款。在發布之前畫出有效性檢查，這個問題就看得見了。
這個模式還會出現在哪裏？
網絡紅人內容、合作夥伴公告、監管機構提交和客戶見證。可對照網絡紅人內容審批流程範本（/yue/templates/網絡紅人內容審批流程），或由客戶案例審批流程範本（/yue/templates/客戶案例審批流程）開始。