Flowchart eller Gantt-diagram: hvilket skal du bruge, og hvad kan de ikke vise
Et flowchart viser trin, beslutninger og hvem der gør hvad; et Gantt-diagram viser, hvor lang tid opgaver tager, og hvornår de sker. Sådan vælger du, hvad hver udelader, og hvornår du har brug for begge.
Et flowchart og et Gantt-diagram kan beskrive det samme arbejde og alligevel besvare forskellige spørgsmål. Det første siger, hvordan arbejdet forløber. Det andet siger, hvor lang tid det tager, og hvornår hver del sker.
Kort fortalt
- Et flowchart svarer på ‚hvordan forløber arbejdet?‘: trin, beslutninger, ansvarlige. Det har ingen tidsakse.
- Et Gantt-diagram svarer på ‚hvor lang tid og hvornår?‘: varigheder, afhængigheder, milepæle og en slutdato. Det har ingen beslutninger.
- Grene og løkker hører hjemme i et flowchart; datoer og den kritiske vej hører hjemme i et Gantt-diagram.
- Brug et flowchart til gentagelige processer og et Gantt-diagram til engangsarbejde med en slutdato.
- Et flowchart kan duplikeres som Gantt-diagram og tilbage, men kun strukturen følger med, ikke tidsplanen.
To diagrammer, to spørgsmål
Et flowchart handler om arbejdets rækkefølge og logik. Dets bokse er trin, pilene siger, hvad der følger efter hvad, en rude er en beslutning med et mærket svar på hver gren, og med swimlanes kan du se, hvem der udfører hvert trin. Det har ingen tidsakse. En boks bliver ikke bredere, fordi trinnet tager længere tid, og en pil siger ikke, hvor mange dage der går, før næste trin starter. Et Gantt-diagram er det modsatte: dets bjælker ligger på en kalender, deres længde er den tid, opgaven tager, og afhængighederne afgør startdatoerne. Det har ingen ruder, der leder arbejdet ad forskellige veje.
Vælg efter det spørgsmål, du skal have besvaret. ‚Hvad sker der, hvis fakturaen afvises?‘ er et flowchart-spørgsmål, fordi det involverer en gren. ‚Hvem godkender den?‘ er et spørgsmål til et flowchart med swimlanes. ‚Kan vi blive færdige inden kvartalets udgang?‘ er et Gantt-spørgsmål, fordi det kræver varigheder. ‚Hvilken opgave holder lanceringen tilbage?‘ er også et Gantt-spørgsmål, besvaret af den kritiske vej. ‚Er processen den samme hver gang?‘ peger på et flowchart; ‚er det et engangsarbejde med en slutdato?‘ peger på et Gantt-diagram.
Det, hver ikke kan vise, er lige så nyttigt at vide som det, den viser. Et flowchart kan ikke fortælle dig en slutdato, hvor meget luft et trin har, eller hvilke trin der kan overlappe i tid. Et Gantt-diagram kan ikke vise en beslutning eller en løkke: en opgave afhænger enten af en anden eller ikke, og en afhængighed, der løber tilbage, markeres og tegnes stiplet og følges ikke. Det har heller ingen måde at sige „hvis testen fejler, gå tilbage til design“. Hvis dit arbejde har reelle grene, vil et Gantt-diagram stille og roligt flade dem ud til én lige plan.
De fleste virkelige projekter har brug for begge, på forskellige tidspunkter. Tegn processen som flowchart, mens I stadig bliver enige om, hvordan arbejdet skal forløbe, og byg et Gantt-diagram, når I kender trinnene og skal lægge dem på en kalender. QueryChart kan gøre det ene til det andet: når du duplikerer et flowchart som Gantt-diagram, bliver hvert trin en opgave og hver pil en afhængighed. Eksemplet nedenfor er en implementeringsplan, den slags plan der bor i Gantt-diagrammet, men som begyndte som en proces.
En implementeringsplan: det samme arbejde set som tidsplan
Seksten opgaver i fem grupper. Alt her handler om tid; intet om beslutninger. Åbn regnearkspanelet for at se varigheder og afhængigheder.
Rækkefølge, men nu med længder
„Projektstart“ tager 2 arbejdsdage og „Krav og fit-gap-analyse“ 10. „Løsningsdesign godkendt“ har længden 0, så den er en milepæl. Et flowchart kunne vise de samme tre trin i samme rækkefølge, men ikke at det midterste tager fem gange så lang tid som det første.
Overlap, et flowchart ikke kan tegne
„Systemkonfiguration“ varer 20 arbejdsdage. „Datamapping og datarensning“ starter ved samme milepæl, og „Prøvemigrering af data“ begynder 10 arbejdsdage efter, at konfigurationen starter (en start-til-start-afhængighed med forskydning), og venter også på dataarbejdet. Det overlap er den slags, et flowcharts pile ikke udtrykker.
Hvor tiden går
„Systemintegrationstest“ venter på konfigurationen og på „Udvikling af integrationer“, som varer 18 arbejdsdage. „Brugeraccepttest“ efterfølges af „Slutbrugeroplæring“, som kan begynde 3 arbejdsdage efter, at accepttesten starter, og også venter på „Undervisningsmateriale“.
En slutdato falder ud
„Go-live-parathedsgennemgang“ er en milepæl, og derefter løber „Endelig datamigrering“ (3), „Overgang og go-live“ (2) og „Hypercare“ (15) i en række til „Overdragelse til support“. Et flowchart har ingen slutdato at give; her regnes datoerne ud fra længderne og forbindelserne.
Sådan fungerer det
Skriv spørgsmålet ned
Skriv spørgsmålet i én sætning, før du vælger diagram. Indeholder det „hvis“, „hvem“ eller „hvad sker der“, så start med et flowchart. Indeholder det „hvornår“, „hvor lang tid“ eller „inden hvilken dato“, så start med et Gantt-diagram.
Tegn processen først, hvis den ikke er aftalt
Hvis folk stadig er uenige om trinnene, så tegn et flowchart eller et diagram med swimlanes, og afklar det der. Det er billigere at flytte en boks end at omarbejde en tidsplan bygget på den forkerte rækkefølge.
Tjek, at arbejdet er en plan og ikke en proces
Et Gantt-diagram passer til arbejde, der sker én gang, med en start og en slutning. Hvis de samme trin gentages for hver ordre, sag eller anmodning, er flowchartet det nyttige produkt, og en tidsplan tilføjer lidt.
Gør de aftalte trin til opgaver
Dupliker flowchartet som Gantt-diagram, eller skriv opgaverne ind i Gantt-regnearket. Tilføj derefter en længde i arbejdsdage til hver opgave, og tilføj afhængigheder, hvor rækkefølgen betyder noget.
Behold de to diagrammer til forskellige læsere
Del flowchartet med dem, der udfører arbejdet, og Gantt-diagrammet med dem, der har brug for datoer. Ingen af dem behøver at bære den andens oplysninger.
Faldgruber du skal undgå
At lægge beslutninger i et Gantt-diagram
En opgave kan ikke forgrene sig. Afhænger planen af en beslutning, så vis beslutningen i et flowchart og planlæg den vej, du venter, og notér alternativet i opgavens noter.
At læse pile som tid i et flowchart
En pils længde i et flowchart betyder ingenting. Hvis en læser skal vide, hvor lang tid noget tager, hører den oplysning hjemme i et Gantt-diagram og ikke i en længere linje.
At duplikere et flowchart og forvente en tidsplan
Når et flowchart duplikeres som Gantt-diagram, følger trinnene, pilene og swimlanes med, men ingen varigheder eller startdatoer. Planen åbner med en meddelelse om, at den ingen varigheder har, og du skriver dem selv ind.
At vedligeholde to diagrammer, der er uenige
Når processen ændrer sig, så opdatér begge. Betragt flowchartet som kilden til rækkefølgen og Gantt-diagrammet som kilden til datoerne.
Åbn implementeringsplanen
Åbn implementeringsplanen som dit eget diagram, og dupliker den derefter som flowchart for at se, hvordan de samme opgaver ser ud uden tidsplanen.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Er et Gantt-diagram en type flowchart?
Nej. Begge bruger bokse eller bjælker forbundet af links, men et flowchart viser logik, og et Gantt-diagram viser tid. Et Gantt-diagram har afhængigheder, men ingen beslutninger eller løkker.
Kan jeg vise en beslutning i et Gantt-diagram?
Ikke som en gren. Du kan tilføje en milepæl som „Go / no-go“, som senere opgaver venter på, men diagrammet følger ikke forskellige veje. Brug et flowchart til at vise vejene.
Kan jeg gøre et flowchart til et Gantt-diagram i QueryChart?
Ja. Når du duplikerer et flowchart som Gantt-diagram, bliver hvert trin en opgave, hver pil en slut-til-start-afhængighed og hver swimlane en gruppe. Varigheder og startdatoer kopieres ikke; du tilføjer dem.
Og den anden vej?
Et Gantt-diagram kan duplikeres som flowchart. Dets afhængigheder bliver til pile, men tidsplanen (startdatoer, varigheder, fremdrift) bortfalder, og en opgave med mere end fire links ind og ud tegner kun fire.
Hvad skal jeg lave først?
Hvis trinnene endnu ikke er aftalt, flowchartet. Hvis de er aftalt, og du skal have datoer, Gantt-diagrammet.
