Brug et flowchart og et Gantt-diagram sammen: fra proces til tidsplan
En arbejdsgang til at gøre en aftalt proces til en tidsplan: tegn den som flowchart, bliv enige, tilføj implementeringsopgaverne, dupliker som Gantt-diagram og skriv varighederne ind. Hvad der følger med, og hvad der ikke gør.
At beskrive en proces og at planlægge arbejdet med at ændre den er to forskellige opgaver, og gør du dem i rækkefølge, bliver begge lettere. Guiden gennemgår forløbet i QueryChart, fra det første flowchart til et Gantt-diagram med datoer.
Kort fortalt
- Bliv enige om processen i et flowchart eller et diagram med swimlanes, før du planlægger den.
- Dupliker som Gantt-diagram: trin bliver til opgaver, pile til afhængigheder, swimlanes til grupper.
- Personer, fyldfarver, kommentarer og link følger med. Varigheder og startdatoer gør ikke; du skriver dem selv.
- Løs beslutninger og løkker i flowchartet; et Gantt-diagram forgrener sig ikke.
- Mindmaps og organisationsdiagrammer kan ikke konverteres til et Gantt-diagram; brug dem til forberedelse, og skriv eller indsæt så opgaverne.
Proces først, tidsplan bagefter
Den almindelige fejl er at starte med datoer. En plan bygget på en uafklaret proces bliver omarbejdet, hver gang nogen opdager, at et trin mangler eller står forkert. Den mere pålidelige rækkefølge er at tegne processen som flowchart, med swimlanes hvis folk er uenige om, hvem der gør hvad, og få den aftalt. Beslutninger, løkker og overdragelser hører hjemme dér. Først når trinnene er stabile, bliver de til opgaver med længder.
Konverteringen er én handling: dupliker flowchartet som Gantt-diagram. Hvert trin bliver en opgave, hver pil bliver en slut-til-start-afhængighed, og hver swimlane bliver en gruppe. Personerne på trinnene, fyldfarverne, kommentarerne og linkene følger med. Det, der ikke følger med, er tiden. Ingen opgave har en start eller en varighed, og den nye plan åbner med en meddelelse om, at den ingen varigheder har. Det er bevidst: længderne er dine skøn, og ingen andre kan kopiere dem for dig. Det oprindelige flowchart forbliver urørt.
To ting kræver din opmærksomhed undervejs. For det første må et flowchart gerne løbe i løkker og grene, mens et Gantt-diagram ikke må, så et trin efter en beslutning bliver en opgave, der afhænger af beslutningens trin, og en pil tilbage opdages og tegnes stiplet og bruges ikke i tidsplanlægningen. Ryd op i dem, før du begynder at estimere. For det andet beskriver flowchartet ofte, hvordan arbejdet kører, ikke arbejdet med at ændre det. Til en implementering tilføjer du de opgaver, der handler om selve ændringen, fx konfiguration, datamigrering, test og oplæring, enten i flowchartet, før du konverterer, eller direkte i Gantt-regnearket.
Mindmaps og organisationsdiagrammer er ikke en del af denne konvertering. Et mindmap er et godt sted at samle idéer, før du kender rækkefølgen, og et organisationsdiagram er et sted at se, hvem der ejer hvad, men der er ingen automatisk vej fra nogen af dem til et Gantt-diagram. Skriv opgaverne ind, eller indsæt dem fra et regneark. Eksemplet nedenfor er en implementeringsplan, den slags tidsplan du ender i til sidst i denne arbejdsgang.
Tidsplanen til sidst i arbejdsgangen
En implementeringsplan med 16 opgaver i fem grupper, som den kunne se ud, når processen er aftalt, og varighederne er skrevet ind.
Grupperne er swimlanes
„Projektstart“, „Krav og fit-gap-analyse“ og „Løsningsdesign godkendt“ ligger i den første gruppe. Hvis de var kommet fra et flowchart med swimlanes, var banen blevet til gruppen og pilene til forbindelserne.
Skøn tilføjet af læseren
„Systemkonfiguration“ er 20 arbejdsdage, „Datamapping og datarensning“ 12 og „Udvikling af integrationer“ 18. Tallene er eksempler; konverteringen kopierer ingen af dem. „Prøvemigrering af data“ starter 10 arbejdsdage efter, at konfigurationen starter, og venter også på dataarbejdet.
Opgaver tilføjet til selve ændringen
„Systemintegrationstest“, „Brugeraccepttest“, „Undervisningsmateriale“ og „Slutbrugeroplæring“ beskriver arbejdet med at rulle ændringen ud og ikke en forretningsproces. De er den slags opgaver, du tilføjer oven på de konverterede trin.
Milepæle markerer aftalerne
„Go-live-parathedsgennemgang“ og „Overdragelse til support“ har længden 0, så de er milepæle. „Overgang og go-live“ (2 arbejdsdage) og „Hypercare“ (15) er de sidste opgaver imellem dem.
Sådan fungerer det
Beskriv processen som flowchart
Tegn trinnene, beslutningerne og overdragelserne. Brug swimlanes, hvis ejerskab betyder noget. Hold det til arbejdet, som det bør foregå.
Bliv enige, før du planlægger
Del diagrammet som et link, og indsaml kommentarer. Afklar uenigheder om rækkefølge og ansvarlige her, mens en ændring er en boks, der flyttes, og ikke en plan, der skal bygges om.
List implementeringsopgaverne
Tilføj de opgaver, der handler om at levere ændringen: opsætning, migrering, test, oplæring, go-live. Tilføj dem som trin i flowchartet, eller, hvis du foretrækker det, direkte i Gantt-regnearket efter konverteringen.
Dupliker det som Gantt-diagram
Brug dupliker-valget til at oprette et Gantt-diagram. Trin bliver til opgaver, pile til slut-til-start-forbindelser, swimlanes til grupper, og personer, fyld, kommentarer og link bliver.
Løs det, et Gantt-diagram ikke kan rumme
Led efter stiplede tilbageløbslink og opgaver, der følger efter en beslutning. Fjern eller omarbejd dem, så hver opgave har en tydelig forgænger.
Skriv varighederne ind
Indtast hver opgaves længde i arbejdsdage. Tilføj start-til-start- eller slut-til-slut-forbindelser med en forskydning, hvor arbejdet reelt overlapper, markér milepæle med længden 0, og fastlæg kun en startdato, hvor en er fast.
Faldgruber du skal undgå
At forvente, at datoerne kommer med konverteringen
Ingen opgave har en varighed efter duplikering. Planen viser et banner om det. Indtil du indtaster længder, er der ingen tidsplan at læse.
At konvertere et flowchart, der stadig ændrer sig
Hvis processen er uafklaret, kommer du til at estimere to gange. Afslut diskussionen i flowchartet først.
At beholde hver løkke og gren
Et Gantt-diagram følger én vej. Behold hovedruten, og registrér omarbejdsløkker og undtagelser i flowchartet eller i opgavenoterne.
At betragte den konverterede plan som færdig
Pilene giver kun slut-til-start-forbindelser. Led efter arbejde, der reelt overlapper, og ændr de forbindelser til start-til-start eller slut-til-slut med en forskydning.
Åbn implementeringsplanen
Åbn implementeringsplanen som dit eget diagram, og sammenlign den med et flowchart over din egen proces, før du duplikerer det som Gantt-diagram.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvad følger præcis med, når jeg duplikerer et flowchart som Gantt-diagram?
Hvert trin bliver en opgave og hver pil en slut-til-start-afhængighed, med pilens mærkat bevaret. Swimlanes bliver til grupper. Personer, trinnets fyldfarve, kommentarer og link bevares, og en tekstnote forbliver en note og bliver ikke en opgave.
Kopieres varighederne?
Nej. Ingen opgave har en start eller en varighed efter konverteringen. Du skriver længderne selv i regnearket.
Ændres det oprindelige flowchart?
Nej. Duplikering opretter et nyt diagram og lader originalen være, som den var.
Kan jeg konvertere et mindmap eller et organisationsdiagram?
Nej. Der er ingen konvertering fra et mindmap eller et organisationsdiagram til et Gantt-diagram. Brug dem til at samle idéer eller se ejerskab, og skriv eller indsæt så opgaverne i et Gantt-regneark.
Kan jeg gå tilbage fra Gantt-diagrammet til et flowchart?
Ja, ved at duplikere det som flowchart. Opgaver, forbindelser, grupper, personer og fyld følger med; tidsplanen gør ikke. Afhængighedstyper og forskydninger bortfalder.
