Tidsplan for procesimplementering: sådan rækkefølgesætter du en udrulning
Sådan tager du en redesignet proces i brug i den rette rækkefølge: nulpunkt, godkendelse, dokumenter, oplæring, pilot, en go/no-go-port, udrulning og opfølgning, med de overlap, der er sikre, og dem, der ikke er.
En tidsplan for procesimplementering svarer på ét spørgsmål: hvad skal være opfyldt, før den næste gruppe mennesker bliver bedt om at arbejde på den nye måde. Guiden giver rækkefølgen, viser hvor arbejdet kan overlappe, og bygger den som Gantt-diagram.
Kort fortalt
- Skriv hver aktivitet som en betingelse, den venter på, og ikke som en dato.
- Mål et nulpunkt før ændringen, ellers kan pilotten ikke bedømmes.
- Sæt en godkendelsesmilepæl før dokumenterne og en go/no-go-milepæl før udrulningen.
- Lad kun opgaver overlappe med start-til-start og en forskydning, hvor den tidligere opgave har afklaret den del, den senere skal bruge.
- En tidsplan viser, hvornår godkendelser er nødvendige; den erstatter dem ikke.
Rækkefølgen i en procesudrulning, og hvorfor den betyder noget
De fleste udrulninger, der går galt, blev planlagt som en liste af aktiviteter og ikke som en kæde af betingelser. Udmelding af den nye proces, skrivning af SOP'er, oplæring af teams og overgang sker alle sammen, men sker de i den forkerte rækkefølge, bliver folk oplært i dokumenter, der ændrer sig, eller skiftet over, før nogen ved, om processen virker. En tidsplan er nyttig her, fordi den tvinger hver aktivitet til at sige, hvad den venter på.
En pålidelig rækkefølge har seks dele. Mål den nuværende tilstand, så du senere kan se, om noget er blevet bedre. Få den fremtidige proces godkendt af dem, der skal køre den. Opdatér dokumenter, formularer og eventuelle systemindstillinger, og forbered oplæringen ud fra dem. Kør en pilot på én lokation eller med ét team. Tag en go/no-go-beslutning ud fra pilotten og ikke ud fra kalenderen. Rul derefter ud, træk de gamle dokumenter tilbage, og bliv ved med at kontrollere brugen, til den er stabil. Gantt-diagrammet viser dem som grupper, med godkendelsen og beslutningen som milepæle.
Nogle overlap er sikre og sparer reel tid. Undervisningsmateriale kan starte, når de SOP-afsnit, det beskriver, er på plads, hvilket er en start-til-start-afhængighed med en forskydning. Sammenligning af pilotresultater kan begynde midt i pilotten. Oplæring af de øvrige teams kan køre lige foran overgangen lokation for lokation. Andre overlap er ikke sikre: intet efter godkendelsen bør starte før den, og ingen udrulningsopgave bør starte før beslutningen.
En tidsplan viser rækkefølge og tidspunkter. Den gør ikke en proces lovlig, valideret eller sikker; hvor et dokument skal formelt godkendes, kan planen kun vise, hvornår godkendelsen er nødvendig, og hvem der skal give den. Varighederne i eksemplet nedenfor er eksempler.
En tidsplan for procesimplementering, bygget trin for trin
Nitten opgaver i fire grupper. Varighederne er eksempler; åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag hvert trin.
Nulpunkt, så godkendelse
„Mål nulpunktet for nuværende proces“ tager 5 arbejdsdage, og „Gennemgå fremtidig proces med ejere“ følger efter i 3. „Fremtidig proces godkendt“ har længden 0, så den er en milepæl, og dokumenterne venter på den.
Dokumenter, oplæring og systemændringer
„Revidér SOP'er og arbejdsinstrukser“ tager 8 arbejdsdage. „Forbered undervisningsmateriale“ starter 3 arbejdsdage inde i den, mens „Godkendelse i dokumentstyring“ venter på, at revisionen er færdig. „Opdatér systemopsætning og formularer“ kører ved siden af og venter kun på godkendelsen.
Pilot og porten
„Brief pilotteam og ledere“ venter på godkendelsen og undervisningsmaterialet. „Kør pilot på én lokation“ varer 10 arbejdsdage, og „Sammenlign pilot med nulpunkt“ starter 5 arbejdsdage inde i den. „Go / no-go-beslutning“ venter på „Ret fejl fundet i pilotten“.
Udrulning, stabilisering og opfølgning
„Oplær de øvrige teams“ starter efter beslutningen, og „Skift over lokation for lokation“ starter 4 arbejdsdage inde i den. Efter „Udrulning gennemført“ kører „Stabilisering: ugentlig kontrol af brug“ i 15 arbejdsdage, derefter „Evaluér resultater mod nulpunkt“ og milepælen „Proces overdraget til ejeren“.
Sådan fungerer det
List betingelserne, ikke aktiviteterne
Skriv for hvert stykke arbejde, hvad der skal være opfyldt, før det kan starte: design godkendt, dokumenter godkendt, pilotresultater gennemgået. Hver betingelse bliver en afhængighed i kolonnen Afhænger af (Depends on).
Opret diagrammet, og indtast opgaverne
Åbn skabelonen til procesimplementering eller et tomt Gantt-diagram, og skriv én opgave pr. række. Giv hver en længde i hele arbejdsdage og en gruppe som Dokumenter og oplæring eller Pilot.
Tilføj de to porte som milepæle
Tilføj en opgave med længden 0 til godkendelsen og en til go/no-go-beslutningen. Lad alt efter hver af dem afhænge af den, så en forsinket beslutning flytter hele udrulningen.
Lad opgaver overlappe med omtanke
Hvor den senere opgave kun har brug for en del af den tidligere, så indtast en start-til-start-afhængighed med en forskydning, fx 4SS+3. Prøv hvert overlap med spørgsmålet: hvad skulle gøres om, hvis den tidligere opgave ændrede sig?
Markér godkendelser og ansvarlige
Skriv den person eller rolle, der godkender dokumenter, under Personer (People) på godkendelsesopgaven, og skriv godkendelseskravet i dens noter. Diagrammet viser, hvornår den er nødvendig, ikke om den er givet.
Slå den kritiske vej til, og afprøv en forsinkelse
Slå Vis ▸ Kritisk vej til, og fordobl længden af pilotten eller SOP-revisionen. Slutdatoen viser, hvilke opgaver hele udrulningen venter på.
Faldgruber du skal undgå
At starte dokumenterne, før designet er godkendt
Hver ændring i designet genåbner så SOP'erne og oplæringen. Hvis begge knyttes til en godkendelsesmilepæl, bliver prisen for sene ændringer synlig.
At køre pilot uden nulpunkt
Hvis den nuværende tilstand aldrig blev målt, kan pilotten kun bedømmes på indtryk. Giv nulpunktet sin egen opgave, og afslut den, før pilotten starter.
En go/no-go-beslutning, der kun kan være ja
Hvis kriterierne skrives efter pilotten, er milepælen pynt. Skriv dem først, og lad beslutningen holde udrulningsopgaverne tilbage, når svaret er nej.
At slutte planen ved go-live
Om processen tages i brug, afgøres som regel i ugerne efter. Behold tilbagetrækningen af de gamle dokumenter, en stabiliseringsperiode og en opfølgning mod nulpunktet i planen.
Planlæg en procesudrulning
Åbn planen for procesimplementering som dit eget diagram, erstat lokationer og dokumenter med dine egne, og del det med holdet.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang tid bør en procesimplementering tage?
Det afhænger af, hvor mange lokationer og personer der berøres, og af hvor lang tid processen tager at køre igennem én gang. Skabelonens varigheder er kun eksempler; erstat dem med dine egne, så følger datoerne med.
Skal oplæringen komme før eller efter pilotten?
Pilotholdet skal briefes, før det starter, så en kort udgave kommer først. Den bredere oplæring kan justeres ud fra det, pilotten viser, og derfor placerer skabelonen den efter go/no-go-beslutningen.
Hvor starter jeg, hvis den nye proces er et flowchart?
Dupliker flowchartet som Gantt-diagram: hvert trin bliver en opgave og hver pil en afhængighed. Derefter tilføjer du de udrulningsopgaver, der ikke er trin i processen. Se /da/guides/lav-flowchart-om-til-gantt-diagram.
Gør en tidsplan den nye proces lovlig?
Nej. Den viser rækkefølgen og tidspunkterne for arbejdet. Overensstemmelse afgøres af dem, der har ansvaret for de relevante regler eller standarder.
Hvordan adskiller det sig fra en plan for systemimplementering?
En systemimplementering handler om konfiguration, datamigrering og test. En procesimplementering handler om dokumenter, oplæring og brug. For software, se /da/guides/tidsplan-for-implementering-gantt-diagram.
