Gantt-diagram til procesimplementering: pilot, go/no-go og udrulning
Redigerbart Gantt-diagram til at tage en ny proces i brug: nulpunkt, godkendelse, SOP-opdatering, oplæring, pilot, go/no-go-beslutning, udrulning og stabilisering. Ret en varighed, og datoerne følger med.
Hvad er gantt-diagram til procesimplementering: pilot, go/no-go og udrulning?
En ny proces findes som regel først som et flowchart, som folk er enige om er bedre. Planen bagefter er der, hvor mange redesigns går i stå, fordi rækkefølgen er mindre indlysende, end den ser ud. Dokumenterne kan ikke færdiggøres, før designet er godkendt. Oplæringen kræver dokumenterne. En pilot kræver begge dele og de systemændringer, de nye trin afhænger af. Og udrulningen bør vente på resultater fra pilotten, ikke på kalenderen.
Skabelonen har 19 opgaver i fire grupper: Nulpunkt og godkendelse, Dokumenter og oplæring, Pilot samt Udrulning og opfølgning. „Mål nulpunktet for nuværende proces“ kommer først, så der er noget at sammenligne pilotten med. „Fremtidig proces godkendt“ er en milepæl, som både „Revidér SOP'er og arbejdsinstrukser“ og „Opdatér systemopsætning og formularer“ venter på. „Forbered undervisningsmateriale“ starter tre arbejdsdage inde i SOP-revisionen i stedet for efter den, fordi underviserne kan begynde på de afsnit, der er på plads.
„Kør pilot på én lokation“ venter på „Brief pilotteam og ledere“ og på systemændringerne. „Sammenlign pilot med nulpunkt“ starter fem arbejdsdage inde i pilotten, så de første resultater ikke ligger til slutningen, og „Ret fejl fundet i pilotten“ venter på begge. „Go / no-go-beslutning“ er en milepæl med et reelt svar: ingen udrulningsopgave kan starte, før den er bestået. Derefter overlapper „Oplær de øvrige teams“ og „Skift over lokation for lokation“, og planen slutter med „Stabilisering: ugentlig kontrol af brug“, „Evaluér resultater mod nulpunkt“ og milepælen „Proces overdraget til ejeren“.
Varighederne er eksempler. En udrulning på ti lokationer eller en, der kræver en systemændring fra en anden afdeling, ser helt anderledes ud, så brug diagrammet som et skelet. En tidsplan gør heller ikke en proces lovlig eller sikker: hvor en SOP er reguleret, foretages godkendelserne i „Godkendelse i dokumentstyring“ af dem, der har myndigheden, og diagrammet viser kun, hvornår de er nødvendige. Til den ændringsanmodning, der som regel går forud, se /da/templates/aendringsstyring-proces og /da/templates/sop-aendringsstyring-proces, og til udrulning af software frem for en proces /da/templates/gantt-diagram-til-implementeringsplan.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fire grupper, Nulpunkt og godkendelse, Dokumenter og oplæring, Pilot samt Udrulning og opfølgning, med 19 opgaver og fire milepæle: „Fremtidig proces godkendt“, „Go / no-go-beslutning“, „Udrulning gennemført“ og „Proces overdraget til ejeren“.
- Et nulpunkt før ændringen: „Mål nulpunktet for nuværende proces“ varer 5 arbejdsdage, og „Gennemgå fremtidig proces med ejere“ følger efter, så godkendelsen hviler på tal og ikke kun meninger.
- Dokumenter og oplæring i takt: „Godkendelse i dokumentstyring“ venter på „Revidér SOP'er og arbejdsinstrukser“, mens „Forbered undervisningsmateriale“ starter 3 arbejdsdage inde i SOP-revisionen.
- En pilot med tidlige resultater: „Sammenlign pilot med nulpunkt“ starter 5 arbejdsdage inde i „Kør pilot på én lokation“, som varer 10 arbejdsdage, og „Ret fejl fundet i pilotten“ venter på begge.
- En overlappende udrulning og en hale: „Skift over lokation for lokation“ starter 4 arbejdsdage inde i „Oplær de øvrige teams“; „Træk gamle SOP'er og formularer tilbage“, „Stabilisering: ugentlig kontrol af brug“ (15 arbejdsdage) og „Evaluér resultater mod nulpunkt“ følger.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- En proces er redesignet og godkendt som flowchart, og du har brug for en udrulningsplan med en rækkefølge, folk kan blive enige om.
- Du vil køre en pilot på én lokation eller ét team, før alle skifter, og have en tydelig port, der afgør, om man går videre.
- SOP'er, formularer og oplæring skal være klar, før den nye proces kan starte, og du vil se, hvad hver enkelt venter på.
- Du vil have en opfølgning mod udgangspunktet i planen og ikke kun en go-live-dato.
Planen, opgave for opgave
Alle opgaver i diagrammet med længde i arbejdsdage og det, de venter på. En afhængighed er et trinnummer; SS er start-til-start, FF er slut-til-slut, og +n er en forsinkelse i arbejdsdage.
| # | Opgave | Gruppe | Arbejdsdage | Afhænger af |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Mål nulpunktet for nuværende proces | Nulpunkt og godkendelse | 5 | |
| 2 | Gennemgå fremtidig proces med ejere | Nulpunkt og godkendelse | 3 | 1 |
| 3 | Fremtidig proces godkendt | Nulpunkt og godkendelse | Milepæl | 2 |
| 4 | Revidér SOP'er og arbejdsinstrukser | Dokumenter og oplæring | 8 | 3 |
| 5 | Godkendelse i dokumentstyring | Dokumenter og oplæring | 4 | 4 |
| 6 | Forbered undervisningsmateriale | Dokumenter og oplæring | 6 | 4SS+3 |
| 7 | Opdatér systemopsætning og formularer | Dokumenter og oplæring | 7 | 3 |
| 8 | Brief pilotteam og ledere | Pilot | 2 | 5, 6 |
| 9 | Kør pilot på én lokation | Pilot | 10 | 7, 8 |
| 10 | Sammenlign pilot med nulpunkt | Pilot | 6 | 9SS+5 |
| 11 | Ret fejl fundet i pilotten | Pilot | 4 | 9, 10 |
| 12 | Go / no-go-beslutning | Pilot | Milepæl | 11 |
| 13 | Oplær de øvrige teams | Udrulning og opfølgning | 8 | 12 |
| 14 | Skift over lokation for lokation | Udrulning og opfølgning | 10 | 13SS+4 |
| 15 | Træk gamle SOP'er og formularer tilbage | Udrulning og opfølgning | 2 | 14 |
| 16 | Udrulning gennemført | Udrulning og opfølgning | Milepæl | 15 |
| 17 | Stabilisering: ugentlig kontrol af brug | Udrulning og opfølgning | 15 | 16 |
| 18 | Evaluér resultater mod nulpunkt | Udrulning og opfølgning | 4 | 17 |
| 19 | Proces overdraget til ejeren | Udrulning og opfølgning | Milepæl | 18 |
Sådan fungerer det
Mål nulpunktet først
Registrér, hvordan den nuværende proces klarer sig, før noget ændres, så pilotten har noget at blive sammenlignet med. Hold det kort; skabelonen giver det 5 arbejdsdage.
Sæt en godkendelse mellem design og dokumenter
Knyt SOP-revisionen og systemændringerne til „Fremtidig proces godkendt“. Ændringer efter den viser sig så som ændringer i planen.
Lad oplæring og dokumenter overlappe
Brug en start-til-start-afhængighed med forskydning, så „Forbered undervisningsmateriale“ begynder, mens SOP'erne stadig revideres, og behold godkendelsen som en separat opgave.
Dimensionér pilotten, så den giver belæg
Vælg én lokation eller ét team, fastlæg på forhånd, hvad du vil sammenligne, og start sammenligningen midt i pilotten frem for efter den.
Lad go / no-go-beslutningen kunne sige nej
Skriv kriterierne, før pilotten starter. Kan beslutningen kun være ja, er milepælen pynt. Er svaret nej, flytter udrulningsopgaverne sig med.
Planlæg halen
Træk de gamle SOP'er og formularer tilbage, hav en stabiliseringsperiode med navngivne kontroller, og afslut med en evaluering mod nulpunktet og en overdragelse til procesejeren.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor lang bør en procespilot være?
Lang nok til, at processen kører igennem sin normale cyklus mindst én gang, også de besværlige tilfælde. De 10 arbejdsdage i skabelonen er et eksempel; ret varigheden til din cyklus, så følger de senere datoer med.
Hvorfor sammenligne med et nulpunkt?
Uden en måling før ændringen kan pilotten kun bedømmes på indtryk. Nulpunktsopgaven giver dig tallene til at kontrollere pilotten og den afsluttende evaluering mod.
Gør planen den nye proces lovlig?
Nej. En tidsplan viser rækkefølgen og tidspunkterne for arbejdet. Om en SOP eller proces opfylder en forskrift eller standard, afgøres af dem, der har ansvaret, og diagrammet viser kun, hvornår deres godkendelser er nødvendige.
Kan jeg tage udgangspunkt i flowchartet af den nye proces?
Ja. Et flowchart kan duplikeres som Gantt-diagram, hvor hvert trin bliver en opgave og hver pil en afhængighed. Derefter tilføjer du varigheder. Se /da/guides/lav-flowchart-om-til-gantt-diagram.
Hvordan rækkefølgesætter jeg selve udrulningen?
Se /da/guides/tidsplan-for-procesimplementering for rækkefølgen af nulpunkt, dokumenter, oplæring, pilot, port og udrulning og for, hvor hver overlapning er sikker.
