Modèle de diagramme de Gantt : mise en œuvre d'un processus, pilote, go/no-go
Un diagramme de Gantt modifiable pour mettre en service un processus repensé : état initial, validation, procédures, formation, pilote, décision go/no-go, déploiement et stabilisation. Changez une durée, les dates suivent.
Qu'est-ce que le processus modèle de diagramme de gantt : mise en œuvre d'un processus, pilote, go/no-go ?
Un processus repensé existe d'abord sous forme de logigramme que chacun juge meilleur que l'existant. Le plan qui suit est l'endroit où beaucoup de refontes s'enlisent, car l'ordre des travaux est moins évident qu'il n'y paraît. Les documents ne peuvent pas être finalisés avant la validation de la conception. La formation a besoin des documents. Un pilote a besoin des deux, plus des changements de système dont dépendent les nouvelles étapes. Et le déploiement doit attendre les résultats du pilote, pas le calendrier.
Ce modèle compte 19 tâches réparties en quatre groupes : État initial et validation, Documents et formation, Pilote, et Déploiement et bilan. « Mesurer l'état initial » vient en premier, pour avoir un point de comparaison avec le pilote. « Futur processus validé » est un jalon que « Réviser les procédures et instructions » et « Mettre à jour les paramètres et formulaires » attendent tous deux. « Préparer les supports de formation » démarre trois jours ouvrés après le début de la révision des procédures plutôt qu'après sa fin, car les formateurs peuvent commencer par les parties déjà stabilisées.
« Mener le pilote sur un site » attend « Briefer l'équipe pilote et l'encadrement » ainsi que les changements de système. « Comparer le pilote à l'état initial » démarre cinq jours ouvrés après le début du pilote, pour ne pas laisser les premiers constats à la fin, et « Corriger les problèmes du pilote » attend les deux. « Décision go / no-go » est un jalon qui appelle une vraie réponse : aucune tâche de déploiement ne peut démarrer tant qu'il n'est pas franchi. Ensuite, « Former les équipes restantes » et « Basculer site par site » se chevauchent, et le plan se termine par « Stabilisation : contrôles d'adoption hebdomadaires », « Bilan par rapport à l'état initial » et le jalon « Processus transmis à son responsable ».
Les durées sont indicatives. Un déploiement sur dix sites, ou un déploiement qui exige un changement de système d'un autre service, aura un tout autre aspect : considérez ce planning comme une ossature. Un planning ne rend pas non plus un processus conforme ou sûr : lorsqu'une procédure est réglementée, les approbations de « Approbation de la maîtrise documentaire » relèvent de ceux qui détiennent cette autorité, et le diagramme montre seulement quand elles sont nécessaires. Pour la demande de changement qui précède généralement ces travaux, voyez /fr/templates/processus-de-controle-des-changements et /fr/templates/organigramme-du-processus-de-controle-des-modifications-sop, et pour le déploiement d'un logiciel plutôt que d'un processus, /fr/templates/diagramme-de-gantt-plan-de-deploiement.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Quatre groupes, État initial et validation, Documents et formation, Pilote, et Déploiement et bilan, avec 19 tâches et quatre jalons : « Futur processus validé », « Décision go / no-go », « Déploiement terminé » et « Processus transmis à son responsable ».
- Un état initial avant le changement : « Mesurer l'état initial » dure 5 jours ouvrés et « Présenter le futur processus aux responsables » le suit, de sorte que la validation repose sur des chiffres autant que sur des avis.
- Documents et formation en phase : « Approbation de la maîtrise documentaire » attend « Réviser les procédures et instructions », tandis que « Préparer les supports de formation » démarre 3 jours ouvrés après le début de la révision des procédures.
- Un pilote qui livre des résultats tôt : « Comparer le pilote à l'état initial » démarre 5 jours ouvrés après le début de « Mener le pilote sur un site », qui dure 10 jours ouvrés, et « Corriger les problèmes du pilote » attend les deux.
- Un déploiement chevauchant et une traîne : « Basculer site par site » démarre 4 jours ouvrés après le début de « Former les équipes restantes » ; « Retirer anciennes procédures et formulaires », « Stabilisation : contrôles d'adoption hebdomadaires » (15 jours ouvrés) et « Bilan par rapport à l'état initial » suivent.
Quand utiliser ce modèle
- Un processus a été repensé et approuvé sous forme de logigramme, et vous avez besoin d'un plan de déploiement dont l'ordre fasse consensus.
- Vous voulez un pilote sur un site ou dans une équipe avant de changer pour tout le monde, et une porte claire qui décide de poursuivre ou non.
- Les procédures, les formulaires et la formation doivent être prêts avant que le nouveau processus ne démarre, et vous voulez voir ce qu'attend chacun d'eux.
- Vous voulez que le plan comprenne un bilan par rapport au point de départ, et pas seulement la date de mise en service.
Le plan, tâche par tâche
Toutes les tâches du diagramme avec leur durée en jours ouvrés et ce qu'elles attendent. Une dépendance est un numéro d'étape ; SS signifie début à début, FF fin à fin et +n un décalage en jours ouvrés.
| # | Tâche | Groupe | Jours ouvrés | Dépend de |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Mesurer l'état initial | État initial et validation | 5 | |
| 2 | Présenter le futur processus aux responsables | État initial et validation | 3 | 1 |
| 3 | Futur processus validé | État initial et validation | Jalon | 2 |
| 4 | Réviser les procédures et instructions | Documents et formation | 8 | 3 |
| 5 | Approbation de la maîtrise documentaire | Documents et formation | 4 | 4 |
| 6 | Préparer les supports de formation | Documents et formation | 6 | 4SS+3 |
| 7 | Mettre à jour les paramètres et formulaires | Documents et formation | 7 | 3 |
| 8 | Briefer l'équipe pilote et l'encadrement | Pilote | 2 | 5, 6 |
| 9 | Mener le pilote sur un site | Pilote | 10 | 7, 8 |
| 10 | Comparer le pilote à l'état initial | Pilote | 6 | 9SS+5 |
| 11 | Corriger les problèmes du pilote | Pilote | 4 | 9, 10 |
| 12 | Décision go / no-go | Pilote | Jalon | 11 |
| 13 | Former les équipes restantes | Déploiement et bilan | 8 | 12 |
| 14 | Basculer site par site | Déploiement et bilan | 10 | 13SS+4 |
| 15 | Retirer anciennes procédures et formulaires | Déploiement et bilan | 2 | 14 |
| 16 | Déploiement terminé | Déploiement et bilan | Jalon | 15 |
| 17 | Stabilisation : contrôles d'adoption hebdomadaires | Déploiement et bilan | 15 | 16 |
| 18 | Bilan par rapport à l'état initial | Déploiement et bilan | 4 | 17 |
| 19 | Processus transmis à son responsable | Déploiement et bilan | Jalon | 18 |
Comment cela fonctionne
Mesurez d'abord l'état initial
Relevez les performances du processus actuel avant que rien ne change, pour que le pilote ait un point de comparaison. Restez bref ; ce modèle y consacre 5 jours ouvrés.
Placez une validation entre la conception et les documents
Reliez la révision des procédures et les changements de système à « Futur processus validé ». Tout changement postérieur apparaît alors comme un changement du plan.
Faites chevaucher formation et documents
Utilisez un lien début à début avec un décalage pour que « Préparer les supports de formation » commence pendant la révision des procédures, et gardez l'approbation comme tâche distincte.
Dimensionnez le pilote pour qu'il produise des preuves
Choisissez un site ou une équipe, indiquez à l'avance ce que vous comparerez, et lancez la comparaison en cours de pilote plutôt qu'après.
Faites en sorte que la décision go / no-go puisse dire non
Rédigez les critères avant le pilote. Si la décision ne peut être que oui, le jalon n'est que décoratif. Si elle est non, les tâches de déploiement se décalent avec elle.
Planifiez la traîne
Retirez les anciennes procédures et les anciens formulaires, prévoyez une période de stabilisation avec des contrôles nommés, et terminez par un bilan par rapport à l'état initial et une transmission au responsable du processus.
Questions fréquentes
Combien de temps doit durer un pilote de processus ?
Assez longtemps pour voir le processus parcourir au moins une fois son cycle normal, cas délicats compris. Les 10 jours ouvrés de ce modèle sont un exemple ; adaptez la durée à votre cycle et les dates suivantes suivent.
Pourquoi comparer avec un état initial ?
Sans mesure faite avant le changement, le pilote ne peut être jugé que sur des impressions. La tâche d'état initial vous donne les chiffres pour vérifier le pilote et le bilan final.
Ce plan rend-il le nouveau processus conforme ?
Non. Un planning montre l'ordre et le calendrier des travaux. Savoir si une procédure ou un processus respecte une réglementation ou une norme relève des personnes qui en ont la responsabilité ; le diagramme montre seulement quand leurs approbations sont nécessaires.
Puis-je partir du logigramme du nouveau processus ?
Oui. Un logigramme peut être dupliqué en diagramme de Gantt : chaque étape devient une tâche et chaque flèche une dépendance. Il ne reste qu'à ajouter les durées. Voyez /fr/guides/transformer-un-logigramme-en-diagramme-de-gantt.
Comment séquencer le déploiement lui-même ?
Voyez /fr/guides/planning-de-mise-en-oeuvre-d-un-processus pour l'ordre entre état initial, documents, formation, pilote, décision et déploiement, et les endroits où un chevauchement est sans risque.
