Logigramme et diagramme de Gantt ensemble : du processus au planning
Transformer un processus convenu en planning : le cartographier en logigramme, le valider, ajouter les tâches de déploiement, le dupliquer en diagramme de Gantt et saisir les durées. Ce qui est repris, et ce qui ne l'est pas.
Cartographier un processus et planifier le travail pour le changer sont deux tâches différentes, et les faire dans l'ordre facilite les deux. Ce guide parcourt la séquence dans QueryChart, du premier logigramme à un diagramme de Gantt avec des dates.
En bref
- Faites valider le processus dans un logigramme ou un diagramme à couloirs avant de le planifier.
- Dupliquez en diagramme de Gantt : les étapes deviennent des tâches, les flèches des dépendances, les couloirs des groupes.
- Les personnes, remplissages, commentaires et liens sont repris. Les durées et les dates de début ne le sont pas ; vous les saisissez.
- Réglez décisions et boucles dans le logigramme ; un diagramme de Gantt ne se ramifie pas.
- Les cartes mentales et les organigrammes ne se convertissent pas en diagramme de Gantt ; servez-vous-en pour préparer, puis saisissez ou collez les tâches.
Le processus d'abord, le planning ensuite
L'erreur courante est de commencer par les dates. Un plan bâti sur un processus non arrêté est refait chaque fois que quelqu'un s'aperçoit qu'une étape manque ou qu'elle est dans le mauvais ordre. L'ordre le plus fiable consiste à dessiner le processus en logigramme, avec des couloirs si l'on n'est pas d'accord sur qui fait quoi, et à le faire valider. Les décisions, les boucles et les passations de relais y ont leur place. Ce n'est que lorsque les étapes sont stables qu'elles deviennent des tâches avec des durées.
La conversion tient en une action : dupliquer le logigramme en diagramme de Gantt. Chaque étape devient une tâche, chaque flèche une dépendance fin-début, et chaque couloir un groupe. Les personnes des étapes, les couleurs de remplissage, les commentaires et les liens suivent. Ce qui ne suit pas, c'est le temps. Aucune tâche n'a de début ni de durée, et le nouveau plan s'ouvre avec un avis indiquant qu'il n'a pas de durées. C'est voulu : les durées sont vos estimations et personne d'autre ne peut les copier pour vous. Le logigramme d'origine reste intact.
Deux points demandent votre attention en chemin. D'abord, un logigramme a le droit de boucler et de se ramifier, pas un diagramme de Gantt : une étape qui suit une décision devient une tâche qui dépend de l'étape de la décision, et une flèche de retour est détectée et tracée en pointillés au lieu d'être utilisée pour la planification. Mettez cela en ordre avant de commencer à estimer. Ensuite, le logigramme décrit souvent le déroulement du travail, pas le travail pour le changer. Pour un déploiement, ajoutez les tâches propres au changement, comme le paramétrage, la migration de données, les tests et la formation, soit dans le logigramme avant de convertir, soit directement dans le tableur Gantt.
Les cartes mentales et les organigrammes ne font pas partie de cette conversion. Une carte mentale est un bon endroit pour rassembler des idées avant de connaître l'ordre, et un organigramme un endroit pour voir qui possède quoi, mais il n'existe aucun chemin automatique de l'un ou de l'autre vers un diagramme de Gantt. Saisissez les tâches, ou collez-les depuis un tableur. L'exemple ci-dessous est un plan de déploiement, le genre de planning auquel on aboutit à la fin de cette méthode.
Le planning au bout de la méthode
Un plan de déploiement de 16 tâches en cinq groupes, tel qu'il pourrait se présenter une fois le processus validé et les durées saisies.
Les groupes sont les couloirs
« Lancement du projet », « Besoins et analyse des écarts » et « Conception validée » se trouvent dans le premier groupe. Si elles provenaient d'un logigramme à couloirs, le couloir serait devenu le groupe, et les flèches seraient les liens.
Estimations ajoutées par le lecteur
« Paramétrage du système » dure 20 jours ouvrés, « Cartographie et nettoyage des données » 12 et « Développement des intégrations » 18. Ces chiffres sont indicatifs ; la conversion n'en copie aucun. « Migration d'essai des données » démarre 10 jours ouvrés après le début du paramétrage et attend aussi le travail sur les données.
Tâches ajoutées pour le changement lui-même
« Tests d'intégration système », « Recette utilisateur », « Supports de formation » et « Formation des utilisateurs » décrivent le travail de déploiement du changement, pas un processus métier. Ce sont le genre de tâches que l'on ajoute par-dessus les étapes converties.
Les jalons marquent les accords
« Revue de préparation à la mise en production » et « Passage de relais au support » ont une durée de 0 : ce sont des jalons. « Bascule et mise en production » (2 jours ouvrés) et « Hypercare » (15) sont les dernières tâches entre eux.
Comment cela fonctionne
Cartographiez le processus en logigramme
Dessinez les étapes, les décisions et les passations de relais. Utilisez des couloirs si la responsabilité compte. Restez sur le travail tel qu'il devrait se dérouler.
Faites-le valider avant de planifier
Partagez le diagramme par lien et recueillez les commentaires. Réglez ici les désaccords sur l'ordre et les responsables, tant qu'un changement revient à déplacer une case plutôt qu'à reconstruire un plan.
Listez les tâches de déploiement
Ajoutez les tâches de mise en œuvre du changement : préparation, migration, tests, formation, mise en production. Ajoutez-les comme étapes dans le logigramme ou, si vous préférez, directement dans le tableur Gantt après la conversion.
Dupliquez-le en diagramme de Gantt
Utilisez l'option de duplication pour créer un diagramme de Gantt. Les étapes deviennent des tâches, les flèches des liens fin-début, les couloirs des groupes, et les personnes, remplissages, commentaires et liens restent.
Réglez ce qu'un diagramme de Gantt ne peut pas contenir
Repérez les liens de retour en pointillés et les tâches qui suivent une décision. Supprimez-les ou retravaillez-les pour que chaque tâche ait un prédécesseur clair.
Saisissez les durées
Saisissez la durée de chaque tâche en jours ouvrés. Ajoutez des liens début à début ou fin à fin avec un décalage là où le travail se chevauche vraiment, marquez les jalons avec une durée de 0, et ne fixez une date de début que là où elle est imposée.
Erreurs à éviter
Attendre que les dates arrivent avec la conversion
Aucune tâche n'a de durée après la duplication. Le plan affiche un bandeau qui le dit. Tant que vous ne saisissez pas de durées, il n'y a pas de planning à lire.
Convertir un logigramme qui évolue encore
Si le processus n'est pas arrêté, vous ferez l'estimation deux fois. Terminez d'abord la discussion dans le logigramme.
Garder chaque boucle et chaque branche
Un diagramme de Gantt suit un seul chemin. Gardez l'itinéraire principal, et consignez les boucles de reprise et les exceptions dans le logigramme ou dans les notes des tâches.
Considérer le plan converti comme terminé
Les flèches ne donnent que des liens fin-début. Cherchez le travail qui se chevauche réellement et changez ces liens en début à début ou fin à fin avec un décalage.
Ouvrir le plan de déploiement
Ouvrez le plan de déploiement comme votre propre diagramme, et comparez-le au logigramme de votre propre processus avant de dupliquer celui-ci en diagramme de Gantt.
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Questions fréquentes
Qu'est-ce qui est exactement repris quand je duplique un logigramme en diagramme de Gantt ?
Chaque étape devient une tâche et chaque flèche une dépendance fin-début, avec le libellé de la flèche conservé. Les couloirs deviennent des groupes. Les personnes, la couleur de remplissage de l'étape, les commentaires et les liens sont conservés, et une note de texte reste une note au lieu d'une tâche.
Les durées sont-elles copiées ?
Non. Aucune tâche n'a de début ni de durée après la conversion. Vous saisissez vous-même les durées dans le tableur.
Le logigramme d'origine change-t-il ?
Non. La duplication crée un nouveau diagramme et laisse l'original tel qu'il était.
Puis-je convertir une carte mentale ou un organigramme ?
Non. Il n'existe pas de conversion d'une carte mentale ou d'un organigramme en diagramme de Gantt. Servez-vous-en pour rassembler des idées ou voir les responsabilités, puis saisissez ou collez les tâches dans un tableur Gantt.
Puis-je revenir du diagramme de Gantt à un logigramme ?
Oui, en le dupliquant en logigramme. Les tâches, les liens, les groupes, les personnes et les remplissages sont repris ; le planning ne l'est pas. Les types de dépendance et les décalages sont abandonnés.
