Flussdiagramm und Gantt-Diagramm kombinieren: vom Prozess zum Zeitplan
Ein Ablauf, um aus einem abgestimmten Prozess einen Zeitplan zu machen: als Flussdiagramm abbilden, abstimmen, Umsetzungsaufgaben ergänzen, als Gantt-Diagramm duplizieren und Dauern eintippen. Was mitkommt und was nicht.
Einen Prozess abzubilden und die Arbeit zu seiner Änderung zu terminieren sind verschiedene Aufgaben, und in dieser Reihenfolge fallen beide leichter. Diese Anleitung führt durch die Abfolge in QueryChart, vom ersten Flussdiagramm bis zum Gantt-Diagramm mit Terminen.
Kurz gesagt
- Stimmen Sie den Prozess in einem Flussdiagramm oder Swimlane-Diagramm ab, bevor Sie ihn terminieren.
- Als Gantt duplizieren: Schritte werden Aufgaben, Pfeile Abhängigkeiten, Swimlanes Gruppen.
- Personen, Füllungen, Kommentare und Links kommen mit. Dauern und Starttermine nicht; Sie tippen sie ein.
- Klären Sie Entscheidungen und Schleifen im Flussdiagramm; ein Gantt-Diagramm verzweigt sich nicht.
- Mindmaps und Organigramme lassen sich nicht in ein Gantt-Diagramm umwandeln; nutzen Sie sie zur Vorbereitung und tippen oder fügen Sie die Aufgaben dann ein.
Erst der Prozess, dann der Zeitplan
Der häufige Fehler ist, mit Terminen zu beginnen. Ein Plan auf einem ungeklärten Prozess wird jedes Mal umgebaut, wenn jemand merkt, dass ein Schritt fehlt oder an der falschen Stelle steht. Verlässlicher ist es, den Prozess als Flussdiagramm zu zeichnen, mit Swimlanes, wenn Uneinigkeit über die Zuständigkeiten besteht, und ihn abzustimmen. Entscheidungen, Schleifen und Übergaben gehören dorthin. Erst wenn die Schritte stabil sind, werden sie zu Aufgaben mit Längen.
Die Umwandlung ist eine Aktion: das Flussdiagramm als Gantt-Diagramm duplizieren. Jeder Schritt wird zur Aufgabe, jeder Pfeil zu einer Ende-zu-Anfang-Abhängigkeit, und jede Swimlane wird zur Gruppe. Die Personen an den Schritten, die Füllfarben, die Kommentare und die Links kommen mit. Was nicht mitkommt, ist die Zeit. Keine Aufgabe hat einen Start oder eine Dauer, und der neue Plan öffnet sich mit dem Hinweis, dass er keine Dauern hat. Das ist Absicht: Die Längen sind Ihre Schätzungen, und niemand sonst kann sie für Sie kopieren. Das ursprüngliche Flussdiagramm bleibt unberührt.
Zwei Dinge verlangen unterwegs Ihre Aufmerksamkeit. Erstens darf ein Flussdiagramm Schleifen und Zweige haben, ein Gantt-Diagramm nicht; ein Schritt nach einer Entscheidung wird also zur Aufgabe, die vom Schritt der Entscheidung abhängt, und ein Rückwärtspfeil wird erkannt und gestrichelt gezeichnet, statt für die Terminierung zu dienen. Räumen Sie das auf, bevor Sie schätzen. Zweitens beschreibt das Flussdiagramm oft, wie die Arbeit läuft, nicht die Arbeit, sie zu ändern. Ergänzen Sie für eine Einführung die Aufgaben, die die Veränderung selbst betreffen, etwa Konfiguration, Datenmigration, Test und Schulung, entweder im Flussdiagramm vor der Umwandlung oder direkt in der Gantt-Tabelle.
Mindmaps und Organigramme sind nicht Teil dieser Umwandlung. Eine Mindmap ist ein guter Ort, um Ideen zu sammeln, bevor die Reihenfolge feststeht, und ein Organigramm ein Ort, um Zuständigkeiten zu sehen, doch von beiden führt kein automatischer Weg in ein Gantt-Diagramm. Tippen Sie die Aufgaben ein oder fügen Sie sie aus einer Tabelle ein. Das Beispiel unten ist ein Implementierungsplan, also der Zeitplan, bei dem Sie am Ende dieses Ablaufs ankommen.
Der Zeitplan am Ende des Ablaufs
Ein Implementierungsplan mit 16 Aufgaben in fünf Gruppen, wie er aussehen könnte, wenn der Prozess abgestimmt und die Dauern eingetippt sind.
Die Gruppen sind die Swimlanes
„Projektstart“, „Anforderungen und Fit-Gap“ und „Lösungsdesign freigegeben“ stehen in der ersten Gruppe. Stammten sie aus einem Swimlane-Flussdiagramm, wäre die Lane zur Gruppe geworden und die Pfeile zu den Verknüpfungen.
Schätzungen, die der Leser ergänzt
„Systemkonfiguration“ umfasst 20 Arbeitstage, „Datenmapping und -bereinigung“ 12 und „Aufbau der Schnittstellen“ 18. Diese Zahlen sind Beispiele; die Umwandlung kopiert keine davon. „Probemigration der Daten“ beginnt 10 Arbeitstage nach dem Start der Konfiguration und wartet zudem auf die Datenarbeit.
Aufgaben für die Veränderung selbst
„Systemintegrationstest“, „Abnahmetest durch Anwender“, „Schulungsunterlagen“ und „Endanwenderschulung“ beschreiben die Arbeit, die Veränderung auszurollen, keinen Geschäftsprozess. Es sind die Aufgaben, die Sie zu den umgewandelten Schritten hinzufügen.
Meilensteine markieren die Vereinbarungen
„Go-live-Freigabeprüfung“ und „Übergabe an den Support“ haben die Länge 0, sind also Meilensteine. „Umstellung und Go-live“ (2 Arbeitstage) und „Hypercare“ (15) sind die letzten Aufgaben dazwischen.
So funktioniert es
Den Prozess als Flussdiagramm abbilden
Zeichnen Sie die Schritte, die Entscheidungen und die Übergaben. Nutzen Sie Swimlanes, wenn die Zuständigkeit zählt. Beschränken Sie sich auf die Arbeit, wie sie ablaufen soll.
Vor dem Terminieren abstimmen
Teilen Sie das Diagramm als Link und sammeln Sie Kommentare. Klären Sie Meinungsverschiedenheiten über Reihenfolge und Verantwortliche hier, solange eine Änderung ein verschobener Kasten ist und kein umgebauter Plan.
Die Umsetzungsaufgaben auflisten
Ergänzen Sie die Aufgaben, die die Lieferung der Veränderung betreffen: Einrichtung, Migration, Test, Schulung, Go-live. Fügen Sie sie als Schritte im Flussdiagramm hinzu oder, wenn Sie möchten, nach der Umwandlung direkt in der Gantt-Tabelle.
Als Gantt-Diagramm duplizieren
Erzeugen Sie mit der Duplizieren-Option ein Gantt-Diagramm. Schritte werden Aufgaben, Pfeile Ende-zu-Anfang-Verknüpfungen, Swimlanes Gruppen, und Personen, Füllungen, Kommentare und Links bleiben.
Auflösen, was ein Gantt-Diagramm nicht halten kann
Suchen Sie gestrichelte Rückwärtsverknüpfungen und Aufgaben nach einer Entscheidung. Entfernen oder überarbeiten Sie sie, sodass jede Aufgabe einen klaren Vorgänger hat.
Die Dauern eintippen
Tragen Sie die Länge jeder Aufgabe in Arbeitstagen ein. Ergänzen Sie Start-zu-Start- oder Ende-zu-Ende-Verknüpfungen mit Versatz, wo sich Arbeit wirklich überlappt, markieren Sie Meilensteine mit der Länge 0 und legen Sie einen Starttermin nur fest, wo einer feststeht.
Häufige Fehler
Erwarten, dass die Termine mit der Umwandlung kommen
Nach dem Duplizieren hat keine Aufgabe eine Dauer. Der Plan zeigt einen Hinweis dazu. Solange Sie keine Längen eintragen, gibt es keinen Zeitplan zu lesen.
Ein Flussdiagramm umwandeln, das sich noch ändert
Ist der Prozess ungeklärt, schätzen Sie doppelt. Beenden Sie die Diskussion zuerst im Flussdiagramm.
Jede Schleife und jeden Zweig behalten
Ein Gantt-Diagramm folgt einem Pfad. Behalten Sie die Hauptroute und halten Sie Nacharbeitsschleifen und Ausnahmen im Flussdiagramm oder in den Aufgabennotizen fest.
Den umgewandelten Plan für fertig halten
Die Pfeile ergeben nur Ende-zu-Anfang-Verknüpfungen. Suchen Sie Arbeit, die sich wirklich überlappt, und ändern Sie diese Verknüpfungen in Start-zu-Start oder Ende-zu-Ende mit Versatz.
Implementierungsplan öffnen
Öffnen Sie den Implementierungsplan als eigenes Diagramm und vergleichen Sie ihn mit einem Flussdiagramm Ihres eigenen Prozesses, bevor Sie dieses als Gantt-Diagramm duplizieren.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Was genau kommt mit, wenn ich ein Flussdiagramm als Gantt-Diagramm dupliziere?
Jeder Schritt wird zur Aufgabe und jeder Pfeil zur Ende-zu-Anfang-Abhängigkeit, wobei die Beschriftung des Pfeils bleibt. Swimlanes werden zu Gruppen. Personen, die Füllfarbe des Schritts, Kommentare und Links bleiben erhalten, und eine Textnotiz bleibt eine Notiz und wird keine Aufgabe.
Werden Dauern kopiert?
Nein. Nach der Umwandlung hat keine Aufgabe einen Start oder eine Dauer. Die Längen tippen Sie selbst in die Tabelle.
Ändert sich das ursprüngliche Flussdiagramm?
Nein. Das Duplizieren erzeugt ein neues Diagramm und lässt das Original, wie es war.
Kann ich eine Mindmap oder ein Organigramm umwandeln?
Nein. Von einer Mindmap oder einem Organigramm gibt es keine Umwandlung in ein Gantt-Diagramm. Nutzen Sie sie, um Ideen zu sammeln oder Zuständigkeiten zu sehen, und tippen oder fügen Sie die Aufgaben dann in eine Gantt-Tabelle ein.
Kann ich vom Gantt-Diagramm zurück zu einem Flussdiagramm?
Ja, indem Sie es als Flussdiagramm duplizieren. Aufgaben, Verknüpfungen, Gruppen, Personen und Füllungen kommen mit, der Zeitplan nicht. Abhängigkeitstypen und Versätze entfallen.
