استخدم المخطط الانسيابي ومخطط جانت معاً: من العملية إلى الجدول الزمني

باختصار

• اتفق على العملية في مخطط انسيابي أو مخطط مسارات قبل جدولتها.
• كرّر كمخطط جانت: الخطوات تصبح مهاماً، والأسهم اعتماديات، والمسارات مجموعات.
• تنتقل الأشخاص والتعبئة والتعليقات والروابط. أما المدد وتواريخ البدء فلا؛ تكتبها أنت.
• عالج القرارات والحلقات في المخطط الانسيابي؛ فمخطط جانت لا يتفرع.
• لا تتحول الخرائط الذهنية والهياكل التنظيمية إلى مخطط جانت؛ استخدمها للتحضير ثم اكتب المهام أو الصقها.

العملية أولاً، والجدول الزمني ثانياً

الخطأ الشائع هو البدء بالتواريخ. فالخطة المبنية على عملية غير مستقرة يُعاد العمل عليها كلما تبيّن لأحد أن خطوة ناقصة أو في غير موضعها. والترتيب الأوثق أن ترسم العملية مخططاً انسيابياً، بمسارات إن اختلف الناس على من يفعل ماذا، وتتفق عليها. القرارات والحلقات والتسليمات مكانها هناك. وحين تستقر الخطوات فقط تصبح مهاماً بأطوال.

التحويل إجراء واحد: كرّر المخطط الانسيابي كمخطط جانت. تصبح كل خطوة مهمة، وكل سهم اعتمادية نهاية ببداية، وكل مسار مجموعة. وتنتقل معها الأشخاص على الخطوات وألوان التعبئة والتعليقات والروابط. أما ما لا ينتقل فهو الوقت. لا بداية لأي مهمة ولا مدة، وتُفتح الخطة الجديدة بتنبيه بأنه لا مدد فيها. وهذا مقصود: فالأطوال تقديراتك ولا يستطيع أحد نسخها لك. ويبقى المخطط الانسيابي الأصلي دون مساس.

يحتاج أمران إلى انتباهك في الطريق. أولاً، يُسمح للمخطط الانسيابي بأن يتحلق ويتفرع بخلاف مخطط جانت، فالخطوة التي تأتي بعد قرار تصبح مهمة تعتمد على خطوة القرار، وسهم العودة يُكتشف ويُرسم متقطعاً ولا يُستخدم في الجدولة. رتّب هذه قبل أن تبدأ التقدير. ثانياً، كثيراً ما يصف المخطط الانسيابي كيف يسير العمل، لا عمل تغييره. وللتنفيذ أضف المهام المتعلقة بالتغيير نفسه، مثل الإعداد وترحيل البيانات والاختبار والتدريب، إما في المخطط الانسيابي قبل التحويل وإما مباشرة في جدول جانت.

الخرائط الذهنية والهياكل التنظيمية ليست جزءاً من هذا التحويل. الخريطة الذهنية مكان جيد لجمع الأفكار قبل معرفة الترتيب، والهيكل التنظيمي مكان لرؤية من يملك ماذا، لكن لا طريق تلقائياً من أي منهما إلى مخطط جانت. اكتب المهام أو الصقها من جدول بيانات. والمثال أدناه خطة تنفيذ، من نوع الجداول الزمنية التي تصل إليها في نهاية سير العمل هذا.

الجدول الزمني في نهاية سير العمل

خطة تنفيذ من 16 مهمة في خمس مجموعات، كما قد تبدو متى اتُّفق على العملية وكُتبت المدد.

1. المجموعات هي المسارات

   تقع «انطلاق المشروع» و«المتطلبات وتحليل الفجوات» و«اعتماد تصميم الحل» في المجموعة الأولى. ولو جاءت من مخطط انسيابي بمسارات لصار المسار مجموعة، ولصارت الأسهم روابط.

2. تقديرات يضيفها القارئ

   «إعداد النظام» هي 20 يوم عمل، و«ربط البيانات وتنظيفها» 12، و«بناء التكاملات» 18. هذه الأرقام توضيحية؛ ولا ينسخ التحويل أياً منها. وتبدأ «الترحيل التجريبي للبيانات» بعد 10 أيام عمل من بدء الإعداد وتنتظر أيضاً عمل البيانات.

3. مهام تُضاف للتغيير نفسه

   تصف «اختبار تكامل النظام» و«اختبار قبول المستخدم» و«مواد التدريب» و«تدريب المستخدمين النهائيين» عمل إطلاق التغيير، لا عملية أعمال. وهي من نوع المهام التي تضيفها فوق الخطوات المحوَّلة.

4. المعالم تعلّم الاتفاقات

   طول «مراجعة جاهزية الإطلاق» و«التسليم إلى الدعم» هو 0، فهما معلمان رئيسيان. و«التحويل والإطلاق» (يومان عمل) و«الدعم المكثف» (15) آخر المهام بينهما.

كيف تعمل

1. ارسم العملية مخططاً انسيابياً

   ارسم الخطوات والقرارات والتسليمات. استخدم المسارات إن كانت الملكية تهم. اقتصر على العمل كما ينبغي أن يحدث.

2. اتفق عليها قبل الجدولة

   شارك المخطط برابط واجمع التعليقات. احسم الخلافات في الترتيب والمسؤولين هنا، حيث يكون التغيير صندوقاً يُنقل لا خطة تُعاد.

3. اذكر مهام التنفيذ

   أضف المهام المتعلقة بتسليم التغيير: الإعداد والترحيل والاختبار والتدريب والتشغيل. أضفها خطوات في المخطط الانسيابي، أو مباشرة في جدول جانت بعد التحويل إن شئت.

4. كرّره كمخطط جانت

   استخدم خيار التكرار لإنشاء مخطط جانت. تصبح الخطوات مهاماً، والأسهم روابط نهاية ببداية، والمسارات مجموعات، وتبقى الأشخاص والتعبئة والتعليقات والروابط.

5. عالج ما لا يستطيع مخطط جانت حمله

   ابحث عن روابط العودة المتقطعة والمهام التي تتبع قراراً. أزلها أو أعد صياغتها ليكون لكل مهمة سابقة واضحة.

6. اكتب المدد

   أدخل طول كل مهمة بأيام العمل. أضف روابط بداية ببداية أو نهاية بنهاية مع فاصل زمني حيث يتداخل العمل فعلاً، وعلّم المعالم بطول 0، ولا تثبّت تاريخ بداية إلا حيث يكون ثابتاً.

أخطاء ينبغي تجنّبها

• توقع وصول التواريخ مع التحويل

  لا مدة لأي مهمة بعد التكرار. تعرض الخطة تنبيهاً بذلك. وإلى أن تدخل الأطوال لا جدول زمني لتقرأه.

• تحويل مخطط انسيابي ما زال يتغير

  إن كانت العملية غير مستقرة فستقوم بالتقدير مرتين. أنهِ النقاش في المخطط الانسيابي أولاً.

• الإبقاء على كل حلقة وفرع

  يتبع مخطط جانت مساراً واحداً. أبقِ الطريق الرئيسي، وسجّل حلقات إعادة العمل والاستثناءات في المخطط الانسيابي أو في ملاحظات المهام.

• اعتبار الخطة المحوَّلة منتهية

  الأسهم تعطي روابط نهاية ببداية فقط. ابحث عن العمل الذي يتداخل فعلاً وغيّر تلك الروابط إلى بداية ببداية أو نهاية بنهاية مع فاصل زمني.

افتح خطة التنفيذ

افتح خطة التنفيذ كمخطط خاص بك، وقارنها بمخطط انسيابي لعمليتك قبل أن تكرر ذلك المخطط كمخطط جانت.

افتح خطة التنفيذ

أدلة ذات صلة

• تحويل مخطط انسيابي إلى مخطط جانت: ما ينتقل وما تضيفه
• الجدول الزمني لتنفيذ العملية: كيف ترتب مراحل الإطلاق
• المخطط الانسيابي مقابل مخطط جانت: أيهما تستخدم وما الذي لا يُظهره كل منهما

الأسئلة الشائعة

ما الذي ينتقل بالضبط حين أكرر مخططاً انسيابياً كمخطط جانت؟

تصبح كل خطوة مهمة وكل سهم اعتمادية نهاية ببداية مع الاحتفاظ بتسمية السهم. وتصبح المسارات مجموعات. وتُحفظ الأشخاص ولون تعبئة الخطوة والتعليقات والروابط، وتبقى الملاحظة النصية ملاحظة ولا تصير مهمة.

هل تُنسخ المدد؟

لا. لا بداية لأي مهمة ولا مدة بعد التحويل. تكتب الأطوال بنفسك في الجدول.

هل يتغير المخطط الانسيابي الأصلي؟

لا. التكرار ينشئ مخططاً جديداً ويترك الأصل كما كان.

هل يمكنني تحويل خريطة ذهنية أو هيكل تنظيمي؟

لا. لا يوجد تحويل من خريطة ذهنية أو هيكل تنظيمي إلى مخطط جانت. استخدمهما لجمع الأفكار أو رؤية الملكية، ثم اكتب المهام أو الصقها في جدول جانت.

هل أستطيع العودة من مخطط جانت إلى مخطط انسيابي؟

نعم، بتكراره كمخطط انسيابي. تنتقل المهام والروابط والمجموعات والأشخاص والتعبئة؛ ولا ينتقل الجدول الزمني. وتسقط أنواع الاعتماديات والفواصل الزمنية.