قالب مخطط جانت لمشروع المشتريات: من الحاجة إلى العقد
مخطط جانت قابل للتعديل لمشروع مشتريات: المتطلبات، ومشاورة السوق، والمنافسة، والتقييم، والتفاوض، والترسية والعقد، مع الاعتماديات والمعالم. غيّر مدة فتتبعها التواريخ.
ما هي قالب مخطط جانت لمشروع المشتريات: من الحاجة إلى العقد؟
المشتريات التنافسية مشروع فيه فترات انتظار طويلة ثابتة. يحتاج المتقدمون إلى وقت للرد، وتقصيره أسرع طريق إلى عروض أقل أو أسوأ. ويحتاج التقييم إلى معايير متفق عليها قبل وصول العروض. وتستغرق المفاوضات والموافقات ما تستغرقه. ويُظهر مخطط جانت هذه القيود لمن يسأل متى سيصبح المورّد الجديد جاهزاً.
يضم هذا القالب أربع مراحل: التحديد والمنافسة والتقييم والترسية. دراسة الجدوى المعتمدة هي المعلم الأول، وتتبعها مشاورة السوق ووثائق المنافسة. لا يمكن طرح المنافسة قبل إنجاز الوثائق والمعايير واعتماد الطرح. بعد الطرح يسير الاستيضاح وإعداد المتقدمين لردودهم معاً، ويبدأ الاستيضاح بعد يومين. وتبدأ العروض التوضيحية في منتصف التقييم.
كثير من هذه الخطوات له توقيت تحكمه القواعد في المشتريات العامة أو الخاضعة للتنظيم، مثل الحد الأدنى لمدد الرد. وهذه تعتمد على سياسة مؤسستك وعلى القانون المنطبق، فاضبط المدد وفقها ولا تعتمد على الأمثلة هنا. الخطة لمنافسة واحدة ولا تتتبع الإنفاق.
للاطلاع على القرارات في كل مرحلة، راجع قالب عملية المشتريات على /ar/templates/عملية-المشتريات، وقالب عملية المنافسات في المشتريات.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- أربع مراحل هي التحديد والمنافسة والتقييم والترسية، بـ16 مهمة وستة معالم: «اعتماد دراسة الجدوى» و«اعتماد طرح المنافسة» و«إغلاق باب العروض» و«التوصية بالترسية» و«الموافقة على الترسية» وإشعارات الترسية التي تليها.
- تحضير متواز: «مشاورة السوق» و«وثائق المنافسة والمعايير» كلاهما يتبع «اعتماد دراسة الجدوى» ويلتقيان عند «اعتماد طرح المنافسة».
- فترة عروض بنشاط متداخل: يبدأ «أسئلة المتقدمين والاستيضاح» بعد يومين من «طرح المنافسة»، ويمتد «إعداد المتقدمين لردودهم» عشرين يوماً.
- تقييم مع عروض توضيحية: تبدأ «العروض التوضيحية للموردين» بعد ستة أيام من «التقييم».
- طريق واضح إلى العقد: «التفاوض» و«الموافقة على الترسية» و«صياغة العقد وتوقيعه» و«إبلاغ المتقدمين غير الفائزين».
متى تستخدم هذا القالب
- تسألك وحدة أعمال متى يمكن أن يكون مورّد جديد جاهزاً.
- تخطط لمنافسة وتحتاج إلى الاتفاق على جدولها مع المتقدمين وأصحاب المصلحة.
- استغرقت الموافقة أو التقييم أكثر مما خُطط وتحتاج إلى رؤية الأثر على تاريخ العقد.
- تريد جدول منافسة قياسياً تعدّله.
الخطة، مهمة بمهمة
جميع مهام المخطط مع مدتها بأيام العمل وما تنتظره. الاعتمادية هي رقم خطوة؛ SS تعني بداية إلى بداية، وFF نهاية إلى نهاية، و+n تأخير بأيام العمل.
| # | المهمة | المجموعة | أيام العمل | تعتمد على |
|---|---|---|---|---|
| 1 | تحديد الحاجة والمتطلبات | التحديد | 10 | |
| 2 | اعتماد دراسة الجدوى | التحديد | معلم رئيسي | 1 |
| 3 | مشاورة السوق | التحديد | 8 | 2 |
| 4 | وثائق المنافسة والمعايير | التحديد | 10 | 2 |
| 5 | اعتماد طرح المنافسة | التحديد | معلم رئيسي | 3, 4 |
| 6 | طرح المنافسة | المنافسة | 1 | 5 |
| 7 | أسئلة المتقدمين والاستيضاح | المنافسة | 10 | 6SS+2 |
| 8 | إعداد المتقدمين لردودهم | المنافسة | 20 | 6 |
| 9 | إغلاق باب العروض | المنافسة | معلم رئيسي | 8 |
| 10 | التقييم | التقييم | 12 | 9 |
| 11 | العروض التوضيحية للموردين | التقييم | 5 | 10SS+6 |
| 12 | التوصية بالترسية | التقييم | معلم رئيسي | 10, 11 |
| 13 | التفاوض | الترسية | 10 | 12 |
| 14 | الموافقة على الترسية | الترسية | معلم رئيسي | 13 |
| 15 | صياغة العقد وتوقيعه | الترسية | 12 | 14 |
| 16 | إبلاغ المتقدمين غير الفائزين | الترسية | 2 | 14 |
كيف تعمل
اضبط المدد وفق السياسة والقانون
استخدم سياسة المشتريات لديك وأي قواعد منطبقة للحد الأدنى من المدد. لا تقصّر وقت المتقدمين.
اكتب المعايير قبل الطرح
أبقها ضمن مهمة وثائق المنافسة لتُثبَّت قبل وصول العروض.
اجعل الطرح بوابة
أبقِ «اعتماد طرح المنافسة» معلماً له معتمِد مسمّى.
داخِل الاستيضاح مع وقت الرد
ابدأ الاستيضاح بعد الطرح بقليل، وأبقه مفتوحاً معظم فترة العروض.
خطط للتقييم كمهمة لها فريق
حدّد مدته بحسب عدد العروض وعدد المقيّمين.
أدرج الإشعارات والعقد
إبلاغ المتقدمين غير الفائزين وصياغة العقد جزء من الجدول.
الأسئلة الشائعة
كيف أخطط لجدول زمني لمنافسة؟
اذكر المراحل من الحاجة إلى العقد، وأعطِ كل مهمة مدة بأيام العمل، واربطها بما تعتمد عليه. يفعل هذا القالب ذلك لمنافسة تنافسية.
كم من الوقت ينبغي أن يُمنح المتقدمون للرد؟
يعتمد على حجم المنافسة وتعقيدها، وفي المشتريات العامة على القواعد المنطبقة. اضبط المدة وفق سياستك وقواعدك.
هل يتتبع التكاليف أو الوفورات؟
لا. هو جدول زمني. تتبع التكلفة والوفورات يعودان إلى عملية مستقلة.
هل يمكنني استخدامه لعملية شراء صغيرة؟
نعم، بمدد أقصر. كثير من المشتريات الصغيرة لا يحتاج إلا إلى مجموعة جزئية من المهام.
