قالب مخطط جانت لمشروع طلب عروض (RFP) من جانب المشتري
مخطط جانت قابل للتعديل لطلب العروض من جانب المشتري: المتطلبات والصياغة والمراجعة القانونية والإصدار ونافذة أسئلة الموردين وفترة رد ثابتة وتقييم متوازٍ وعروض توضيحية وتفاوض وترسية.
ما هي قالب مخطط جانت لمشروع طلب عروض (RFP) من جانب المشتري؟
يبدو طلب العروض تسلسلاً، لكن جزءاً كبيراً من تقويمه يخص آخرين. فبعد إرسال الطلب لا يستطيع المشتري أن يجعل الموردين يكتبون أسرع، فتكون فترة الرد انتظاراً ثابتاً، ولا تكون التواريخ على جانبيها أدق من الطول الذي اخترته لها. والجدول الذي يجعل الانتظار صريحاً يتيح لك أن ترى كم لديك من وقت تحضير فعلاً قبل تاريخ الإصدار، وكم لديك من وقت تقييم بعد الموعد النهائي.
يضم هذا القالب خمس مجموعات: التحضير، والصياغة والإصدار، وفترة الرد، والتقييم، والترسية والتسليم. يبدأ بـ«جمع المتطلبات من أصحاب المصلحة» (8 أيام عمل). وتبدأ «الاتفاق على معايير التقييم وأوزانها» بعد 4 أيام منها، لأن الأوزان أيسر في الاتفاق عليها متى ظهرت المتطلبات، وتتبع «إعداد القائمة الطويلة للموردين» المتطلبات. وتنتظر «صياغة وثيقة طلب العروض» المعايير والمتطلبات، وتبدأ «المراجعة القانونية ومراجعة المشتريات» بعد 4 أيام من بدء الصياغة، فيقرأ المراجعون أقساماً منتهية بدل انتظار الوثيقة كلها. و«اعتماد طلب العروض للإصدار» معلم رئيسي ينتظر المراجعة والقائمة الطويلة والمسودة.
بعد «إرسال طلب العروض إلى الموردين» (يوم واحد) يبدأ أمران معاً: «أسئلة الموردين والإجابات» (10 أيام) و«كتابة الموردين لعروضهم» (20 يوماً). و«الموعد النهائي للرد» معلم رئيسي ينتظر الكتابة ومرتبط نهاية بنهاية بنافذة الأسئلة، فلا تنتهي النافذة بعد الموعد النهائي. ثم تقود «فحص مطابقة العروض» (يومان) إلى «التقييم الفني» (8 أيام) و«التقييم التجاري» (6 أيام) اللذين يجريان بالتوازي. وينتظر «الاتفاق على القائمة المختصرة» كليهما، وتتبعه «عروض توضيحية للقائمة المختصرة» (5 أيام) و«التفاوض والعروض النهائية» (8 أيام) و«قرار الترسية». وتستغرق «صياغة العقد والتوقيع» 10 أيام، وتبدأ «التسليم إلى فريق التأهيل» بعد 6 أيام منها كي لا يُطلع فريق تأهيل المورد بعد التوقيع.
كل المدد توضيحية. بعض المؤسسات ملزمة بقواعد مشتريات تحدد حداً أدنى لفترات الأسئلة أو الرد؛ وهذا المخطط لا يعرفها، فاضبط تلك المدد بحسب قواعدك ومشورتك. وللنسخة التي تبدأ مبكراً بدراسة الجدوى والتواصل مع السوق راجع /ar/templates/مخطط-جانت-لمشروع-المشتريات. وللاطلاع على القرارات والتسليمات داخل طلب العروض راجع عملية طلب العروض.
وللقرارات داخل المناقصة نفسها راجع عملية مناقصة المشتريات، ولكيفية تقييم الموردين راجع /ar/templates/عملية-اختيار-الموردين.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- خمس مجموعات هي التحضير والصياغة والإصدار وفترة الرد والتقييم والترسية والتسليم، بـ19 مهمة وأربعة معالم رئيسية: «اعتماد طلب العروض للإصدار» و«الموعد النهائي للرد» و«الاتفاق على القائمة المختصرة» و«قرار الترسية».
- تحضير متداخل: تبدأ «الاتفاق على معايير التقييم وأوزانها» بعد 4 أيام من بدء «جمع المتطلبات من أصحاب المصلحة»، وتبدأ «المراجعة القانونية ومراجعة المشتريات» بعد 4 أيام من بدء «صياغة وثيقة طلب العروض».
- انتظار ثابت: تستغرق «كتابة الموردين لعروضهم» 20 يوماً و«أسئلة الموردين والإجابات» 10 أيام، وكلتاهما تبدأ بعد «إرسال طلب العروض إلى الموردين»، ويرتبط «الموعد النهائي للرد» نهاية بنهاية بنافذة الأسئلة.
- تقييم متواز: يبدأ «التقييم الفني» (8 أيام) و«التقييم التجاري» (6 أيام) كلاهما بعد «فحص مطابقة العروض»، وينتظر «الاتفاق على القائمة المختصرة» الاثنين.
- بداية متأخرة للمرحلة التالية: تبدأ «التسليم إلى فريق التأهيل» بعد 6 أيام من بدء «صياغة العقد والتوقيع».
متى تستخدم هذا القالب
- أنت المشتري وتدير طلب عروض وتحتاج إلى تقويم تتفق عليه مع أصحاب المصلحة والإدارة القانونية والمعتمِد.
- تحتاج إلى اختيار موعد نهائي للرد ورؤية أثره على مواعيد التقييم والترسية.
- يسأل المقيّمون كم من الوقت لديهم وتريد أن تُظهر من أين يأتي.
- تريد هيكلاً أولياً قابلاً لإعادة الاستخدام لكل مناقصة، تكيّفه لكل فئة.
الخطة، مهمة بمهمة
جميع مهام المخطط مع مدتها بأيام العمل وما تنتظره. الاعتمادية هي رقم خطوة؛ SS تعني بداية إلى بداية، وFF نهاية إلى نهاية، و+n تأخير بأيام العمل.
| # | المهمة | المجموعة | أيام العمل | تعتمد على |
|---|---|---|---|---|
| 1 | جمع المتطلبات من أصحاب المصلحة | التحضير | 8 | |
| 2 | الاتفاق على معايير التقييم وأوزانها | التحضير | 4 | 1SS+4 |
| 3 | إعداد القائمة الطويلة للموردين | التحضير | 5 | 1 |
| 4 | صياغة وثيقة طلب العروض | الصياغة والإصدار | 8 | 1, 2 |
| 5 | المراجعة القانونية ومراجعة المشتريات | الصياغة والإصدار | 5 | 4SS+4 |
| 6 | اعتماد طلب العروض للإصدار | الصياغة والإصدار | معلم رئيسي | 3, 4, 5 |
| 7 | إرسال طلب العروض إلى الموردين | فترة الرد | 1 | 6 |
| 8 | أسئلة الموردين والإجابات | فترة الرد | 10 | 7 |
| 9 | كتابة الموردين لعروضهم | فترة الرد | 20 | 7 |
| 10 | الموعد النهائي للرد | فترة الرد | معلم رئيسي | 8FF, 9 |
| 11 | فحص مطابقة العروض | التقييم | 2 | 10 |
| 12 | التقييم الفني | التقييم | 8 | 11 |
| 13 | التقييم التجاري | التقييم | 6 | 11 |
| 14 | الاتفاق على القائمة المختصرة | التقييم | معلم رئيسي | 12, 13 |
| 15 | عروض توضيحية للقائمة المختصرة | التقييم | 5 | 14 |
| 16 | التفاوض والعروض النهائية | الترسية والتسليم | 8 | 15 |
| 17 | قرار الترسية | الترسية والتسليم | معلم رئيسي | 16 |
| 18 | صياغة العقد والتوقيع | الترسية والتسليم | 10 | 17 |
| 19 | التسليم إلى فريق التأهيل | الترسية والتسليم | 5 | 18SS+6 |
كيف تعمل
حدّد فترة الرد أولاً
قرر كم يوم عمل يحتاجه الموردون أو يجب أن يُمنحوه، وأدخله مدةً لـ«كتابة الموردين لعروضهم». فكل ما بعد الموعد النهائي يعتمد عليه.
اجعل المعايير تتداخل مع المتطلبات
اربط «الاتفاق على معايير التقييم وأوزانها» بـ«جمع المتطلبات من أصحاب المصلحة» بارتباط بداية ببداية مع فاصل زمني، بدل انتظار أن تصبح المتطلبات نهائية.
راجع المسودة وهي تُكتب
ابدأ «المراجعة القانونية ومراجعة المشتريات» بعد أيام من بدء «صياغة وثيقة طلب العروض» لتُراجَع الأقسام فور انتهائها.
أبقِ نافذة الأسئلة داخل فترة الرد
اربط «أسئلة الموردين والإجابات» نهاية بنهاية بـ«الموعد النهائي للرد» حتى لا تُخطَّط الإجابات بعد أن يكون على الموردين التقديم.
قيّم بالتوازي ثم اختصر القائمة
أعطِ التقييم الفني والتجاري مهمتين منفصلتين لكل منهما مسؤولها، واجعل «الاتفاق على القائمة المختصرة» ينتظرهما معاً.
خطط للتسليم قبل التوقيع
ابدأ «التسليم إلى فريق التأهيل» في منتصف صياغة العقد بارتباط بداية ببداية، ليسمع فرق التنفيذ بالترسية مبكراً.
الأسئلة الشائعة
كم يستغرق طلب العروض؟
يعتمد على النطاق والمؤسسة وأي قواعد تنطبق. في الخطة التوضيحية لهذا القالب نحو 17 يوم عمل تحضيراً، وفترة رد من 20 يوماً، ثم التقييم والعروض التوضيحية والتفاوض والعقد. استبدل كل مدة بمدتك.
كيف أجدول فترة رد الموردين؟
أعطها مهمة بمدة بأيام العمل واجعل الموعد النهائي معلماً رئيسياً ينتظرها. وإن كانت قواعدك تحدد حداً أدنى للفترة فاستخدمه على الأقل.
هل يجعل هذا المخطط طلب العروض متوافقاً مع قواعد المشتريات؟
لا. هو جدول زمني. فهو لا يعرف الحدود الدنيا القانونية للفترات ولا حدود الاعتماد لديك، والجدول الزمني لا يجعل المناقصة متوافقة.
ما الفرق بينه وبين قالب مشروع المشتريات؟
يبدأ مخطط مشروع المشتريات على /ar/templates/مخطط-جانت-لمشروع-المشتريات بدراسة الجدوى والتواصل مع السوق. أما هذا فمتمحور حول طلب العروض نفسه، مع تقييم متواز وانتظار ثابت للرد وتسليم.
هل يمكن لعدة أشخاص العمل عليه؟
نعم. شارك المخطط بصلاحية تحرير أو عرض، وأضف مسؤول كل مهمة في عمود الأشخاص.
