قالب مخطط جانت لطلب منحة: خطابات الشركاء ومهلة اعتماد المؤسسة
مخطط جانت قابل للتحرير لطلب منحة: تحديد النطاق واتفاق الشركاء وخطابات الدعم وكتابة متداخلة وميزانية متفق عليها مع الشؤون المالية ومراجعة داخلية ومهلة اعتماد المؤسسة ثم التقديم، مع الاعتماديات.
ما هي قالب مخطط جانت لطلب منحة: خطابات الشركاء ومهلة اعتماد المؤسسة؟
معظم طلب المنحة كتابة، لكن الكتابة نادراً ما تحدد هل ينتهي في وقته. ما يحدد ذلك أمور يتحكم بها آخرون: شركاء عليهم تأكيد أدوارهم وإرسال خطاب، ومكتب مالي عليه الاتفاق على الميزانية، ومؤسسة عليها اعتماد الطلب قبل إرساله. موعد التقديم تحدده الجهة الممولة وهو ثابت، أما الاعتماد الداخلي فيحتاج مهلة قبله. يُظهر المخطط الزمني كم بقي من الوقت بين الموعدين بعد وضع كل شيء آخر في مكانه.
في هذا القالب أربع مجموعات هي «تحديد النطاق والشركاء» و«الكتابة» و«الميزانية والمراجعة» و«الاعتماد والتقديم»، و22 مهمة وأربعة معالم رئيسية. «قراءة الدعوة والإرشادات» (يومان من أيام العمل) هي المهمة الوحيدة التي تبدأ أولاً، وتقود «الاتفاق على فكرة المشروع ونطاقه» (4) إلى المعلم الرئيسي «الاتفاق على النطاق». تأتي هذه البوابة قبل الأعمال التي يكلّف إعادتها كثيراً. وتنتظرها «طلب خطابات دعم من الشركاء» و«تأكيد أدوار الشركاء وحصص العمل» و«تحديد أقسام الطلب وتكليف الكتّاب»، لأن مطالبة الشركاء بخطاب عن مشروع لا يزال نطاقه يتغير تعني مطالبتهم مرة أخرى.
تتداخل الكتابة حيث يكون ذلك آمناً. «كتابة وصف المشروع» (8) و«كتابة قسم الأثر ونشر النتائج» (5) مرتبطتان ببداية مع بداية وبفاصل 3 أيام عمل، فيبدأ القسم الثاني حين تُكتب الحجة الرئيسية في الأول. وتجري «كتابة خطة العمل والجدول الزمني» (5) و«كتابة وصف الشركاء والفريق» (3) بجانبهما. أما الميزانية فلا تتداخل بالطريقة نفسها: «إعداد الميزانية» (4) تحتاج «كتابة خطة العمل والجدول الزمني» و«تأكيد أدوار الشركاء وحصص العمل» معاً، وتليها «الاتفاق على الميزانية مع الشؤون المالية» (3). وأي تغيير في خطة العمل بعد الاتفاق على الميزانية يعني العودة إلى الشؤون المالية، ولهذا فهو التغيير المتأخر الأعلى كلفة.
في الأرقام التوضيحية تمتد الخطة 38 يوم عمل، ويحدد الميزانية لا الكتابة تاريخ انتهائها. تنتهي مسودات النصوص في اليوم 16، لكن «الاتفاق على الميزانية مع الشؤون المالية» ينتهي في اليوم 20، فتبدأ «المراجعة الداخلية للمسودة الكاملة» (5) في اليوم 20 وتنتهي «التعديل بعد المراجعة الداخلية» (4) في اليوم 29. و«انتظار خطابات الشركاء» (10) انتظار بسيط ينتهي في اليوم 18، أي قبل 9 أيام عمل من موعد بدء «تجميع المرفقات وخطابات الشركاء» لتكون جاهزة لـ«جاهزية الطلب للاعتماد». فإن وصلت الخطابات بعد ذلك تحرّك المعلم الرئيسي. ثم «مهلة اعتماد المؤسسة» (5) انتظار، و«استلام اعتماد المؤسسة» هو البوابة التالية، وتُغلق الخطة «التحرير والتنسيق النهائيان» (3) و«تقديم الطلب» (1) و«تم تقديم الطلب». جميع المدد توضيحية، فاستبدل بكل منها ما يخبرك به مكتبك المالي وشركاؤك ومؤسستك، واستبدل بانتظار الاعتماد مهلة الإشعار التي تحددها لوائحك.
يجدول المخطط الزمني العمل، ولا يجعل الطلب مؤهلاً أو مقبولاً أو ممتثلاً أو معتمداً، ولا يحل محل قواعد الجهة الممولة أو قواعد مؤسستك، فأبقِ متطلبات الدعوة قائمة تحقق إلى جانبه. إن كان موعد التقديم ثابتاً فاجعل لـ«قراءة الدعوة والإرشادات» بداية ثابتة في يوم شروعك، ولـ«تقديم الطلب» بداية ثابتة في يوم الموعد النهائي. تُجدول الخطة إلى الأمام من أبكر بداية ثابتة، فقارن تاريخ الانتهاء بالتاريخ الذي تحتاجه واقرأ علامة التعارض. وللخطط ذات الصلة انظر قالب مخطط جانت لمشروع بحثي للمشروع الممول نفسه، وقالب مخطط جانت لتقديم تنظيمي لتقديم آخر تعقبه مراجعة خارجية، وقالب مخطط جانت لمشروع ممول بمنحة للعمل بعد الترسية. وللاطلاع على آلية الاعتماد والموعد النهائي انظر دليل مخطط جانت للموعد النهائي للمنحة ودليل مخطط جانت لوقت الاحتياط.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- أربع مجموعات هي «تحديد النطاق والشركاء» و«الكتابة» و«الميزانية والمراجعة» و«الاعتماد والتقديم»، مع 22 مهمة وأربعة معالم رئيسية: «الاتفاق على النطاق» و«جاهزية الطلب للاعتماد» و«استلام اعتماد المؤسسة» و«تم تقديم الطلب».
- بوابة للنطاق: «طلب خطابات دعم من الشركاء» و«تأكيد أدوار الشركاء وحصص العمل» و«تحديد أقسام الطلب وتكليف الكتّاب» تتبع جميعها «الاتفاق على النطاق»، فيبدأ الشركاء والكتّاب من فكرة مستقرة.
- كتابة متداخلة: تبدأ «كتابة قسم الأثر ونشر النتائج» بعد 3 أيام عمل من «كتابة وصف المشروع»، بينما تجري «كتابة خطة العمل والجدول الزمني» و«كتابة وصف الشركاء والفريق» بجانبهما.
- مسار للميزانية يحدد التاريخ: «إعداد الميزانية» تحتاج خطة العمل وأدوار الشركاء، و«الاتفاق على الميزانية مع الشؤون المالية» تتحكم في «المراجعة الداخلية للمسودة الكاملة» وفي «تجميع المرفقات وخطابات الشركاء» معاً.
- انتظاران: «انتظار خطابات الشركاء» قبل تجميع المرفقات، و«مهلة اعتماد المؤسسة» بين «جاهزية الطلب للاعتماد» و«استلام اعتماد المؤسسة».
متى تستخدم هذا القالب
- تكتب طلب منحة مع شركاء وتريد أن ترى هل تحدد الانتهاءَ خطاباتُ الشركاء أم الميزانية أم الاعتماد.
- تشترط مؤسستك اعتماد الطلب قبل تقديمه وتريد التحقق من أن المهلة تتسع قبل موعد الجهة الممولة.
- تريد أن تعرف إلى أي حد يمكن تأخير انتهاء النصوص قبل أن تضيق الميزانية أو المراجعة الداخلية أو انتظار الاعتماد.
- تعد عدة طلبات في السنة وتريد خطة معيارية تعيد ضبط حجمها لكل دعوة.
الخطة، مهمة بمهمة
جميع مهام المخطط مع مدتها بأيام العمل وما تنتظره. الاعتمادية هي رقم خطوة؛ SS تعني بداية إلى بداية، وFF نهاية إلى نهاية، و+n تأخير بأيام العمل.
| # | المهمة | المجموعة | أيام العمل | تعتمد على |
|---|---|---|---|---|
| 1 | قراءة الدعوة والإرشادات | تحديد النطاق والشركاء | 2 | |
| 2 | الاتفاق على فكرة المشروع ونطاقه | تحديد النطاق والشركاء | 4 | 1 |
| 3 | الاتفاق على النطاق | تحديد النطاق والشركاء | معلم رئيسي | 2 |
| 4 | طلب خطابات دعم من الشركاء | تحديد النطاق والشركاء | 2 | 3 |
| 5 | تأكيد أدوار الشركاء وحصص العمل | تحديد النطاق والشركاء | 3 | 3 |
| 6 | انتظار خطابات الشركاء | تحديد النطاق والشركاء | 10 | 4 |
| 7 | تحديد أقسام الطلب وتكليف الكتّاب | الكتابة | 2 | 3 |
| 8 | كتابة وصف المشروع | الكتابة | 8 | 7 |
| 9 | كتابة قسم الأثر ونشر النتائج | الكتابة | 5 | 7, 8SS+3 |
| 10 | كتابة خطة العمل والجدول الزمني | الكتابة | 5 | 7 |
| 11 | كتابة وصف الشركاء والفريق | الكتابة | 3 | 5 |
| 12 | إعداد الميزانية | الميزانية والمراجعة | 4 | 5, 10 |
| 13 | الاتفاق على الميزانية مع الشؤون المالية | الميزانية والمراجعة | 3 | 12 |
| 14 | المراجعة الداخلية للمسودة الكاملة | الميزانية والمراجعة | 5 | 8, 9, 10, 11, 13 |
| 15 | التعديل بعد المراجعة الداخلية | الميزانية والمراجعة | 4 | 14 |
| 16 | جاهزية الطلب للاعتماد | الاعتماد والتقديم | معلم رئيسي | 15, 20 |
| 17 | مهلة اعتماد المؤسسة | الاعتماد والتقديم | 5 | 16 |
| 18 | استلام اعتماد المؤسسة | الاعتماد والتقديم | معلم رئيسي | 17 |
| 19 | التحرير والتنسيق النهائيان | الاعتماد والتقديم | 3 | 18 |
| 20 | تجميع المرفقات وخطابات الشركاء | الاعتماد والتقديم | 2 | 6, 13 |
| 21 | تقديم الطلب | الاعتماد والتقديم | 1 | 19 |
| 22 | تم تقديم الطلب | الاعتماد والتقديم | معلم رئيسي | 21 |
كيف تعمل
حدّد بوابة النطاق
أبقِ «الاتفاق على النطاق» بوابةً يتبعها الشركاء والكتّاب. وإن كانت الفكرة مستقرة أصلاً فقصّر «قراءة الدعوة والإرشادات» و«الاتفاق على فكرة المشروع ونطاقه» إلى أيام قليلة.
استبدل الانتظارين
اضبط «انتظار خطابات الشركاء» وفق ما يخبرك به شركاؤك، و«مهلة اعتماد المؤسسة» وفق مهلة الإشعار التي تحددها لوائحك. كلاهما انتظار بسيط لا يقصّره أي عمل إضافي.
أعد ضبط مدد الكتابة
اضبط كل مهمة كتابة وفق إيقاع كتّابك، وغيّر الفاصل البالغ 3 أيام عمل في «كتابة قسم الأثر ونشر النتائج» إن كان القسم يحتاج أن يوجد قدر أكبر من الوصف قبله.
افحص مسار الميزانية
انظر إلى «الاتفاق على الميزانية مع الشؤون المالية». في القالب تنتهي بعد مسودات النصوص، فهي لا الكتابة تحدد متى تبدأ «المراجعة الداخلية للمسودة الكاملة». أخبر الشؤون المالية متى تصبح خطة العمل نهائية.
ثبّت الموعد واقرأ العلامة
أعطِ «قراءة الدعوة والإرشادات» بداية ثابتة في يوم شروعك، و«تقديم الطلب» بداية ثابتة في يوم الموعد النهائي. فعّل عرض المسار الحرج لترى السلسلة التي تحدد الانتهاء، وقارن تاريخ الانتهاء بالتاريخ الذي تحتاجه.
أضف المسؤولين وشارك وصدّر
ضع المسؤول عن كل مهمة في عمود الأشخاص، وشارك المخطط رابطاً مع المتقدمين المشاركين ومكتب البحث لديك، وصدّر ملف PDF أو PNG للفريق.
الأسئلة الشائعة
هل سيبيّن لي متى أبدأ لألحق بالموعد؟
يُجدول المخطط إلى الأمام من أبكر بداية ثابتة. ثبّت بداية المهمة الأولى وثبّت «تقديم الطلب» في يوم الموعد النهائي، ثم قارن تاريخ الانتهاء بالتاريخ الذي تحتاجه. فإن عجزت الخطة عن بلوغه وُسمت المهمة الثابتة بعلامة تعارض تسمّي أبكر تاريخ تسمح به اعتمادياتها.
هل يتحقق المخطط من أن طلبي يستوفي قواعد الجهة الممولة؟
لا. هو يجدول العمل ولا يجعل الطلب مؤهلاً أو مقبولاً أو ممتثلاً أو معتمداً. أبقِ متطلبات الدعوة قائمة تحقق منفصلة، واستبدل المدد بما تخبرك به الجهة الممولة ومكتبك المالي ومؤسستك.
ماذا لو تأخر خطاب أحد الشركاء؟
غيّر مدة «انتظار خطابات الشركاء». في القالب تنتهي الخطابات قبل 9 أيام عمل من موعد بدء «تجميع المرفقات وخطابات الشركاء»، فلا يحرّك تأخر قصير «جاهزية الطلب للاعتماد»، لكن تأخراً أطول يحركها. وانظر دليل اعتماديات مخطط جانت لمعرفة كيف يتحكم الانتظار في المهمة التالية.
لماذا تسبق الميزانيةُ المراجعةَ الداخلية؟
لأن مراجعة مسودة لا تزال أرقامها تتغير يجب أن تُعاد. تنتظر «المراجعة الداخلية للمسودة الكاملة» «الاتفاق على الميزانية مع الشؤون المالية» كما تنتظر أقسام النص الأربعة كلها. وأي تغيير في خطة العمل بعد الاتفاق على الميزانية يعني العودة إلى الشؤون المالية.
هل يصلح لطلب أصغر؟
نعم. احذف المهام التي لا تحتاجها، مثل مهام الشركاء في طلب لمؤسسة واحدة، وأعد ضبط حجم الباقي. وللخطة التي تغطي العمل الممول نفسه ابدأ من قالب مخطط جانت لمشروع بحثي.