كيفية تخطيط طلب منحة حول موعد نهائي ثابت على مخطط جانت
خطط طلب منحة مقابل موعد تقديم ثابت: خطابات الشركاء واعتماد الميزانية لدى الشؤون المالية والمراجعة الداخلية ومهلة اعتماد المؤسسة، مع علامة تعارض حين لا تتسع الخطة.
موعد تقديم الجهة الممولة لا يتحرك، أما الخطوات الداخلية قبله فتتحرك. يبيّن هذا الدليل كيف تضع الاثنين على مخطط جانت وتقرأ علامة التعارض وتجد الانتظار الذي يستهلك هامشك وتقرر ما تحذف.
باختصار
- ثبّت بداية المهمة الأولى وبداية مهمة التقديم، واترك كل تاريخ آخر للاعتماديات.
- قارن تاريخ الانتهاء بالتاريخ الذي تحتاجه واقرأ علامة التعارض، فالخطة تُجدول إلى الأمام فقط.
- عامل خطابات الشركاء واعتماد المؤسسة مهامَّ انتظار بسيطة بمدد تستبدل بها ما يُقال لك.
- فعّل المسار الحرج لترى أي انتظار أو مسودة يحدد الانتهاء.
- التغيير المتأخر في خطة العمل يصل إلى الميزانية والمراجعة، فيكلّف أكثر من تغيير متأخر في الصياغة.
ثبّت التاريخين الثابتين ودع كل ما عداهما يتبع
معظم طلب المنحة كتابة، لكن الكتابة نادراً ما تسبب التأخر. تأتي الانتظارات من آخرين: شركاء عليهم إرسال خطاب، ومكتب مالي عليه الاتفاق على الميزانية، ومؤسسة عليها اعتماد الطلب قبل إرساله. لكل منها مهلة خاصة، ويسهل التقليل من شأنها لأن أياً منها ليس عملك أنت.
يجدول مخطط جانت في QueryChart إلى الأمام. فإن لم تُحدَّد تواريخ بدأت الخطة في يوم إنشاء المخطط وبدأت كل مهمة حين تسمح اعتمادياتها. أما الموعد النهائي فهو العكس: تاريخ يُعطى لك. وللاستفادة من الاثنين أعطِ المهمة الأولى بداية ثابتة في يوم شروعك، وأعطِ مهمة التقديم بداية ثابتة في الموعد النهائي. تُجدول الخطة إلى الأمام من أبكر بداية ثابتة، فتقارن عندئذ تاريخ الانتهاء الذي تنتجه السلسلة بالتاريخ الذي تحتاجه. فإن انتهت السلسلة بعد التاريخ الثابت وُسمت المهمة بعلامة تعارض.
المثال أدناه طلب منحة من أربع مجموعات و22 مهمة. وشكله ليس مشروعاً عاماً. فبوابة النطاق تأتي أولاً لأن خطابات الشركاء وهياكل الأقسام مكلفة الإعادة إن تغيرت الفكرة. وتتداخل الكتابة حيث يكون ذلك آمناً. أما الميزانية فلا تتداخل بالطريقة نفسها: فهي تحتاج خطة العمل وأدوار الشركاء، وعلى الشؤون المالية الاتفاق عليها، وتنتظر المراجعة الداخلية ذلك الاتفاق. وخطابات الشركاء واعتماد المؤسسة انتظاران بسيطان، لكل منهما مدة تستبدل بها ما يُقال لك.
بعد المثال يعرض مخطط انسيابي ما لا يستطيع مخطط جانت رسمه: حلقة المراجعة والتعديل. فمخطط جانت بلا حلقات، ولذلك تُعطى مهمة المراجعة مدة لا بد أن تتسع لجولة ثانية. والمدد هنا توضيحية، فاستبدل بكل منها ما يخبرك به شركاؤك ومكتبك المالي ومؤسستك، واستبدل بانتظار الاعتماد مهلة الإشعار التي تحددها لوائحك.
يجدول المخطط الزمني العمل، ولا يجعل الطلب مؤهلاً أو مقبولاً أو ممتثلاً أو معتمداً، ولا يحل محل قواعد الجهة الممولة أو قواعد مؤسستك. أبقِ متطلبات الدعوة قائمة تحقق إلى جانبه. وللمزيد عن الفواصل والانتظارات انظر دليل وقت الاحتياط في مخطط جانت ودليل تأخيرات مخطط جانت. وللعمل بعد الترسية انظر دليل حزم العمل والمخرجات في مخطط جانت ودليل فترات التقارير في مخطط جانت.
طلب منحة، مبني على مراحل
اثنتان وعشرون مهمة في أربع مجموعات. المدد أيام عمل توضيحية. افتح لوحة الجدول لترى الصفوف خلف كل مرحلة.
اقرأ الدعوة وحدد النطاق
"قراءة الدعوة والإرشادات" (يومان من أيام العمل) هي المهمة الأولى، وتتبعها "الاتفاق على فكرة المشروع ونطاقه" (4). و"الاتفاق على النطاق" معلم رئيسي في اليوم 6. ثبّت بداية المهمة الأولى في يوم شروعك.
الشركاء والكتّاب والمسودات الأولى
"طلب خطابات دعم من الشركاء" (2) تقود إلى "انتظار خطابات الشركاء" (10)، وهو انتظار بسيط. و"كتابة وصف المشروع" (8) و"كتابة قسم الأثر ونشر النتائج" (5) تتداخلان برابط من بداية إلى بداية وفاصل 3 أيام. و"كتابة خطة العمل والجدول الزمني" (5) و"كتابة وصف الشركاء والفريق" (3) تجريان بجانبهما.
الميزانية والمراجعة
"إعداد الميزانية" (4) تحتاج خطة العمل و"تأكيد أدوار الشركاء وحصص العمل". و"الاتفاق على الميزانية مع الشؤون المالية" (3) تنتهي في اليوم 20، بعد مسودات النصوص. وتتبعها "المراجعة الداخلية للمسودة الكاملة" (5) و"التعديل بعد المراجعة الداخلية" (4) وتنتهيان في اليوم 29. فمسار الميزانية لا الكتابة هو الذي يحدد التاريخ.
اعتماد له مهلته الخاصة
"جاهزية الطلب للاعتماد" معلم رئيسي ينتظر أيضاً "تجميع المرفقات وخطابات الشركاء" المضافة في المرحلة التالية. و"مهلة اعتماد المؤسسة" (5) انتظار، و"استلام اعتماد المؤسسة" هو البوابة، وتأتي بعدها "التحرير والتنسيق النهائيان" (3).
قدّم واقرأ مدى الاتساع
"تجميع المرفقات وخطابات الشركاء" (2) تحتاج الميزانية والخطابات. و"تقديم الطلب" (1) آخر مهمة، و"تم تقديم الطلب" يغلق الخطة. وتبلغ السلسلة 38 يوم عمل. ثبّت بداية "تقديم الطلب" في الموعد النهائي واقرأ علامة التعارض: فإن انتهت السلسلة لاحقاً فالخطة لا تتسع كما كُتبت.
حلقة المراجعة التي لا يستطيع مخطط جانت رسمها
مخطط انسيابي لاعتماد المستندات. دورة المراجعة والتعديل في مخطط المنحة هي هذه الحلقة، مطبَّقة على طلبك.
مسودة تدخل الاعتماد
يقود "تقديم الوثيقة للاعتماد" إلى "وثيقة جديدة أم مراجعة؟" ثم "تغيير تحريري أم جوهري؟". ومسودة المنحة الكاملة وثيقة جديدة، فتسلك المسار الكامل لا الاختصار التحريري.
المراجعون وحلقة الملاحظات
يقود "جمع ملاحظات المراجعين" إلى "هل عولجت كل الملاحظات؟". وحين يكون الجواب "مفتوحة" يرسل "هل يستطيع المؤلف معالجتها الآن؟" المسودة إما إلى "جمع ملاحظات المراجعين" مرة أخرى أو ينهي الدورة. وتلك الرحلة المرتدة وقت يجب أن تتسع له مهمة المراجعة في مخطط جانت.
المعتمِد يقرر
يقود "مراجعة المعتمِد للمسودة النهائية" إلى "الاعتماد للإصدار؟". والأجوبة "معتمدة" أو "إعادة عمل" أو "مرفوضة". وتعود "إعادة عمل" إلى المؤلف، وهي في مخطط المنحة جولة تعديلات ثانية قبل الاعتماد.
أين تنتهي المسارات
"أُعيدت إلى المؤلف لإعادة العمل" و"مرفوضة ومُغلقة" نهايتان لا شكل لهما في مخطط جانت. أعطِ "المراجعة الداخلية للمسودة الكاملة" و"التعديل بعد المراجعة الداخلية" مدة تغطي رحلة ارتداد واحدة، ولا تقصّرها إلا إن أكد مراجعوك أنهم يستطيعون ردّ الملاحظات أسرع.
كيف تعمل
افتح مخطط طلب المنحة
افتح قالب طلب المنحة واستبدل كل مدة بما يخبرك به شركاؤك ومكتبك المالي ومؤسستك. وضع المسؤول عن كل مهمة في عمود الأشخاص.
ثبّت البداية الأولى والموعد النهائي
أعطِ «قراءة الدعوة والإرشادات» بداية ثابتة في يوم شروعك، و«تقديم الطلب» بداية ثابتة في الموعد النهائي. تُجدول الخطة إلى الأمام من أبكر بداية ثابتة. ولا تثبّت تواريخ أخرى إلا إن كانت ثابتة فعلاً.
اقرأ علامة التعارض وتاريخ الانتهاء
قارن تاريخ الانتهاء الذي تنتجه الاعتماديات بالتاريخ الذي تحتاجه. فبداية ثابتة تعجز السلسلة عن بلوغها تُوسم بعلامة. فعّل المسار الحرج من قائمة عرض لتضيء السلسلة التي تحدد الانتهاء.
اعثر على الانتظار الذي يستهلك الهامش
انظر إلى خطابات الشركاء واتفاق الشؤون المالية والمراجعة وانتظار الاعتماد. مرّر المؤشر فوق كل منها لترى تواريخه. والانتظار الذي ينتهي أخيراً قبل البوابة التالية هو الذي يُسأل عنه أولاً.
اقطع أو انقل عملاً ثم اقرأ مرة أخرى
إن لم تتسع الخطة فغيّر شيئاً واحداً في كل مرة: اطلب موعداً أبكر من الشؤون المالية، أو قصّر مسودة، أو زد التداخل بين الأقسام، أو قلّص النطاق. واقرأ تاريخ الانتهاء بعد كل تغيير. والتقدم لا يحرك التواريخ، فغيّر المدد لا التقدم.
شارك الخطة مع الشركاء ومسؤولي الاعتماد
شارك المخطط رابطاً ليرى الشركاء ومسؤول الاعتماد انتظاراتهم ويضيفوا تعليقاتهم. وصدّر ملف PDF إن كان جدول زمني موجه إلى الجهة الممولة مفيداً.
أخطاء ينبغي تجنّبها
اعتبار الموعد النهائي بداية الخطة
تُجدول الخطة إلى الأمام. فإن كان التاريخ الثابت الوحيد هو الموعد النهائي بدأت الخطة في يوم إنشاء المخطط وصار الانتهاء مجرد نتيجة. ثبّت بداية المهمة الأولى أيضاً.
إخفاء انتظار الاعتماد
يحتاج اعتماد المؤسسة مهلة قبل التقديم. فإن غاب عن المخطط بدت الخطة أقصر مما هي. أضفه مهمة انتظار واستبدل مدته بمهلة الإشعار التي تحددها لوائحك.
ترك النطاق يتحرك بعد سؤال الشركاء
خطابات الشركاء والميزانية تعتمد على فكرة المشروع. والتغيير المتأخر في النطاق يعني سؤال الشركاء والشؤون المالية من جديد. أبقِ بوابة النطاق مبكرة واعتبر التغييرات بعدها مكلفة.
افتراض أن المخطط يفحص الطلب
يجدول QueryChart المهام. وهو لا يتحقق من أن الطلب يستوفي متطلبات الجهة الممولة، ولا يتتبع مبالغ الميزانية. أبقِ قائمة تحقق منفصلة.
افتح مخطط جانت لطلب المنحة
افتح مخطط طلب المنحة، وثبّت البداية الأولى والموعد النهائي، وانظر أي انتظار يستهلك هامشك.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
هل يستطيع QueryChart العمل رجوعاً من الموعد النهائي؟
لا. الجدولة إلى الأمام فقط. ثبّت بداية المهمة الأولى ومهمة التقديم، ثم قارن تاريخ الانتهاء بالتاريخ الذي تحتاجه. وبداية ثابتة تتعارض مع اعتماد تُوسم بعلامة.
كم ينبغي أن يستغرق الاعتماد الداخلي؟
استخدم المهلة التي تخبرك بها مؤسستك. يحمل المخطط مهمة انتظار لها بمدة توضيحية تستبدلها. والخطة لا تستطيع أن تخبرك بما تقتضيه لوائحك.
ماذا لو تأخر خطاب أحد الشركاء؟
زد مدة مهمة الانتظار واقرأ تاريخ الانتهاء. في المثال للخطابات بعض الفسحة قبل تجميع المرفقات، لكن تأخراً أطول يحرّك معلم الاعتماد.
كيف أعرض مراجعة داخلية تدور مرتين؟
لا يستطيع مخطط جانت رسم حلقة. أعطِ مهمتي المراجعة والتعديل مدة تتسع لجولة ثانية، أو قسّمهما إلى جولة أولى وثانية إن كان في عمليتك ذلك.
هل يضمن الجدول الزمني قبول طلبي؟
لا. هو يجدول العمل، ولا يجعل الطلب مؤهلاً أو مقبولاً أو ممتثلاً. استعن بإرشادات الجهة الممولة لذلك.