قالب مخطط جانت لمشروع ممول بمنحة: حزم العمل والمخرجات
مخطط جانت قابل للتحرير لمشروع ممول بمنحة: التأسيس والتوظيف وثلاث حزم عمل تفصل بينها المخرجات وتقرير مرحلي تراجعه الجهة الممولة ثم التقرير الختامي، مع الاعتماديات والمعالم الرئيسية.
ما هي قالب مخطط جانت لمشروع ممول بمنحة: حزم العمل والمخرجات؟
يختلف المشروع الممول بمنحة عن خطة المشروع العادية في أمر واحد يشكّل الجدول الزمني كله: العمل مقسّم إلى حزم عمل، ومخرج كل حزمة تعتمد عليه الحزمة التالية وتتوقع الجهة الممولة رؤيته. وهذا يجعل التسلسل أشد صرامة مما يبدو. فلا يستطيع الفريق بناء الحزمة الثانية على نتائج لم تُكتب بعد، ولا يعدّ المخرج منجزاً لمجرد انتهاء العمل الميداني. يُظهر المخطط الزمني أي حزمة، وأي جزء من التأسيس، هو الذي يحدد الانتهاء فعلاً.
في هذا القالب خمس مجموعات هي «التأسيس والتوظيف» و«حزمة العمل 1» و«حزمة العمل 2» و«حزمة العمل 3» و«التقارير والإغلاق»، و22 مهمة وخمسة معالم رئيسية. «توقيع اتفاقية المنحة» (3 أيام عمل) هي المهمة الوحيدة التي تبدأ أولاً. ثم تجري ثلاثة أمور جنباً إلى جنب: «إعداد الحوكمة وتقارير المشروع» (4) و«الاتفاق على عقود الشركاء من الباطن» (8) و«توظيف طاقم المشروع» (15). ولا تنتظر التوظيف إلا «استقبال الموظفين وعقد اجتماع الانطلاق» (3)، فالتوظيف أبطأ مهام التأسيس، مع فسحة قدرها 10 أيام عمل في العقود و14 في الحوكمة. و«اكتمال تأسيس المشروع» يجمع الثلاثة ويتحكم في كل حزم العمل.
ترتبط حزم العمل بمخرجاتها. فلا بد أن تنتهي «تصميم أساليب حزمة العمل 1 وبروتوكولاتها» (6) و«إعداد اتفاقيات مشاركة البيانات» (7) قبل «تنفيذ العمل الميداني لحزمة العمل 1» (15)، وتستغرق الاتفاقيات يوماً أكثر من التصميم، فهي التي تحدد البداية. ولا ينتظر التحليل انتهاء العمل الميداني: فـ«تحليل نتائج حزمة العمل 1 وكتابة التقرير» (8) تبدأ بعد 10 أيام عمل من بدء العمل الميداني، برابط من بداية إلى بداية، لأن بيانات المواقع الأولى وصلت. و«قبول مخرج حزمة العمل 1» بوابة الحزمة الثانية، لأن «بناء أداة حزمة العمل 2 على نتائج حزمة العمل 1» (7) تستخدم تلك النتائج فعلاً. ويتكرر النمط: تبدأ «تقييم التجربة الميدانية لحزمة العمل 2» (6) بعد 8 أيام من «تشغيل التجربة الميدانية لحزمة العمل 2» (12)، وتبدأ «كتابة إرشادات حزمة العمل 3 ومخرجاتها» (8) بعد 7 أيام من «تنفيذ حزمة العمل 3 مع الشركاء» (14).
يقع التقرير المرحلي بجانب حزمة العمل 2 لا أمامها. تبدأ «كتابة التقرير المرحلي» (5) حال قبول المخرج الأول، و«مراجعة الجهة الممولة للتقرير المرحلي» (10) انتظار بسيط تستبدل به الوقت الذي يُقال لك. وفي هذه الأرقام التوضيحية تنتهي قبل 6 أيام عمل من أبكر موعد لبدء «تنفيذ حزمة العمل 3 مع الشركاء»، فلها هامش، لكن الحزمة الثالثة تنتظرها: فملاحظات التقرير المرحلي قد تغيّر ما ينبغي للحزمة الثالثة فعله، وهذا هو التغيير المتأخر الباهظ حين يكون العمل قد بدأ. تمتد الخطة كلها 88 يوم عمل، ولا يحدد تاريخها التقارير بل سلسلة التوظيف ثم حزم العمل بالتتابع ثم التقرير الختامي. ويُغلق «تسليم التقرير الختامي» الخطة بعد أن تبدأ «كتابة التقرير الختامي» (6) من آخر مخرج. كل مدة توضيحية: استبدل بها تقديراتك وما تخبرك به الجهة الممولة عن مراجعتها.
يجدول المخطط الزمني العمل، ولا يجعل المشروع مؤهلاً أو ممتثلاً أو معتمداً، ولا يحل محل قواعد الجهة الممولة في التقارير والتعديلات والمخرجات، فأبقِ تلك بنوداً لها مسؤولوها. وللخطط ذات الصلة انظر قالب مخطط جانت لطلب منحة للمقترح الذي يسبق الترسية، وقالب مخطط جانت لتقارير المنحة لفترة تقرير واحدة بالتفصيل، وقالب مخطط جانت لمشروع بحثي لخطة بحث بلا بوابات الجهة الممولة. ولمعرفة كيف تُرسم حزم العمل والمخرجات انظر دليل مخطط جانت لحزم العمل والمخرجات، ولدورة التقارير انظر دليل مخطط جانت لفترات التقارير.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- خمس مجموعات هي «التأسيس والتوظيف» و«حزمة العمل 1» و«حزمة العمل 2» و«حزمة العمل 3» و«التقارير والإغلاق»، مع 22 مهمة وخمسة معالم رئيسية: «اكتمال تأسيس المشروع» و«قبول مخرج حزمة العمل 1» و«قبول مخرج حزمة العمل 2» و«قبول مخرج حزمة العمل 3» و«تسليم التقرير الختامي».
- بوابة للتأسيس: «توظيف طاقم المشروع» (15 يوم عمل) تجري بجانب «الاتفاق على عقود الشركاء من الباطن» و«إعداد الحوكمة وتقارير المشروع»، ولا بد أن تنتهي الثلاث قبل «اكتمال تأسيس المشروع».
- المخرجات بوابات: «قبول مخرج حزمة العمل 1» يقود إلى «بناء أداة حزمة العمل 2 على نتائج حزمة العمل 1»، و«قبول مخرج حزمة العمل 2» يقود إلى «تنفيذ حزمة العمل 3 مع الشركاء».
- تداخل داخل كل حزمة: تبدأ «تحليل نتائج حزمة العمل 1 وكتابة التقرير» بعد 10 أيام من «تنفيذ العمل الميداني لحزمة العمل 1»، وتبدأ «تقييم التجربة الميدانية لحزمة العمل 2» بعد 8 أيام من «تشغيل التجربة الميدانية لحزمة العمل 2»، برابط من بداية إلى بداية.
- تقرير مرحلي بانتظار: «كتابة التقرير المرحلي» و«مراجعة الجهة الممولة للتقرير المرحلي» تجريان بجانب حزمة العمل 2 ولا بد أن تنتهيا قبل «تنفيذ حزمة العمل 3 مع الشركاء».
متى تستخدم هذا القالب
- حصلت على منحة وتحتاج إلى تحويل حزم العمل في الاتفاقية إلى جدول زمني له مسؤولون.
- تريد أن ترى هل يحدد تاريخ الانتهاء التوظيفُ أم أطول حزم العمل أم التقارير.
- تتوقع الجهة الممولة تقريراً مرحلياً في نقطة محددة وتريد التحقق من أن المشروع يبلغها ولديه مخرج في اليد.
- تدير عدة مشاريع ممولة وتريد خطة معيارية واحدة تعيد ضبط حجمها لكل منها.
الخطة، مهمة بمهمة
جميع مهام المخطط مع مدتها بأيام العمل وما تنتظره. الاعتمادية هي رقم خطوة؛ SS تعني بداية إلى بداية، وFF نهاية إلى نهاية، و+n تأخير بأيام العمل.
| # | المهمة | المجموعة | أيام العمل | تعتمد على |
|---|---|---|---|---|
| 1 | توقيع اتفاقية المنحة | التأسيس والتوظيف | 3 | |
| 2 | إعداد الحوكمة وتقارير المشروع | التأسيس والتوظيف | 4 | 1 |
| 3 | توظيف طاقم المشروع | التأسيس والتوظيف | 15 | 1 |
| 4 | الاتفاق على عقود الشركاء من الباطن | التأسيس والتوظيف | 8 | 1 |
| 5 | استقبال الموظفين وعقد اجتماع الانطلاق | التأسيس والتوظيف | 3 | 3 |
| 6 | اكتمال تأسيس المشروع | التأسيس والتوظيف | معلم رئيسي | 2, 4, 5 |
| 7 | تصميم أساليب حزمة العمل 1 وبروتوكولاتها | حزمة العمل 1 | 6 | 6 |
| 8 | إعداد اتفاقيات مشاركة البيانات | حزمة العمل 1 | 7 | 6 |
| 9 | تنفيذ العمل الميداني لحزمة العمل 1 | حزمة العمل 1 | 15 | 7, 8 |
| 10 | تحليل نتائج حزمة العمل 1 وكتابة التقرير | حزمة العمل 1 | 8 | 9SS+10 |
| 11 | قبول مخرج حزمة العمل 1 | حزمة العمل 1 | معلم رئيسي | 10 |
| 12 | بناء أداة حزمة العمل 2 على نتائج حزمة العمل 1 | حزمة العمل 2 | 7 | 11 |
| 13 | تشغيل التجربة الميدانية لحزمة العمل 2 | حزمة العمل 2 | 12 | 12 |
| 14 | تقييم التجربة الميدانية لحزمة العمل 2 | حزمة العمل 2 | 6 | 13SS+8 |
| 15 | قبول مخرج حزمة العمل 2 | حزمة العمل 2 | معلم رئيسي | 14 |
| 16 | تنفيذ حزمة العمل 3 مع الشركاء | حزمة العمل 3 | 14 | 15, 20 |
| 17 | كتابة إرشادات حزمة العمل 3 ومخرجاتها | حزمة العمل 3 | 8 | 16SS+7 |
| 18 | قبول مخرج حزمة العمل 3 | حزمة العمل 3 | معلم رئيسي | 17 |
| 19 | كتابة التقرير المرحلي | التقارير والإغلاق | 5 | 11 |
| 20 | مراجعة الجهة الممولة للتقرير المرحلي | التقارير والإغلاق | 10 | 19 |
| 21 | كتابة التقرير الختامي | التقارير والإغلاق | 6 | 18 |
| 22 | تسليم التقرير الختامي | التقارير والإغلاق | معلم رئيسي | 21 |
كيف تعمل
أعد تسمية حزم العمل
استبدل أسماء المجموعات «حزمة العمل 1» إلى «حزمة العمل 3» وأسماء مهام الحزم بالحزم الواردة في اتفاقيتك، مع إبقاء معلم رئيسي واحد لقبول كل مخرج.
اضبط حجم التأسيس
اضبط «توظيف طاقم المشروع» و«الاتفاق على عقود الشركاء من الباطن» و«إعداد الحوكمة وتقارير المشروع» وفق خبرتك. أطولها هو الذي يحدد اليوم الذي يبلغ فيه «اكتمال تأسيس المشروع»، فابدأ بتقصيره أو إطالته.
استبدل الانتظارات
اضبط «مراجعة الجهة الممولة للتقرير المرحلي» وفق ما تخبرك به الجهة الممولة عن مراجعتها. وإن حددت اتفاقيتك مهلة إشعار لأمر ما فأضفه مهمةً بتلك المدة بدل ما في القالب.
افحص التداخلات
أبقِ الروابط من بداية إلى بداية حيث يمكن للعمل اللاحق أن يبدأ فعلاً على نتائج جزئية. وإن كان التحليل يجب أن ينتظر كل العمل الميداني فغيّر الرابط إلى نهاية إلى بداية واقرأ تاريخ الانتهاء الجديد.
ثبّت التواريخ الثابتة
أعطِ «توقيع اتفاقية المنحة» بداية ثابتة في يوم بدء المشروع، و«تسليم التقرير الختامي» بداية ثابتة في التاريخ الذي يجب أن تسلّمه فيه. ثم اقرأ علامة التعارض.
أضف المسؤولين وشارك وصدّر
ضع المسؤول عن كل مهمة في عمود الأشخاص، وشارك المخطط رابطاً مع الشركاء ومكتب البحث لديك، وصدّر ملف PDF أو PNG لمجلس المشروع.
الأسئلة الشائعة
هل يعرف المخطط مواعيد الجهة الممولة وقواعدها؟
لا. هو يجدول المهام التي تدخلها. خذ التواريخ ومهل الإشعار وأوقات المراجعة من اتفاقيتك وإرشادات الجهة الممولة، وأدخلها مدداً أو بدايات ثابتة. والمخطط لا يتحقق من شيء بالنسبة إلى قواعد الجهة الممولة.
لتقريري الختامي موعد تقديم ثابت. كيف أتحقق منه؟
أعطِ «توقيع اتفاقية المنحة» بداية ثابتة في يوم بدء العمل، ثم أعطِ «تسليم التقرير الختامي» بداية ثابتة في موعد استحقاقه. تبدأ الخطة من أبكر بداية ثابتة وتُجدول إلى الأمام، فإن عجز العمل عن الانتهاء في وقته وُسم «تسليم التقرير الختامي» بعلامة تعارض تسمّي أبكر تاريخ تسمح به اعتمادياته. قارن ذلك بالتاريخ الذي تحتاجه.
لماذا تنتظر حزمة العمل 2 المخرج الأول؟
لأن «بناء أداة حزمة العمل 2 على نتائج حزمة العمل 1» تستخدم النتائج، وهذه تُكتب في «تحليل نتائج حزمة العمل 1 وكتابة التقرير». وإن كانت حزمك مستقلة فأزل الرابط الخارج من «قبول مخرج حزمة العمل 1» لتجري بالتوازي. وانظر دليل اعتماديات مخطط جانت لمعرفة كيف يُكتب الرابط.
هل أستطيع تتبع مدى تقدم كل حزمة عمل؟
نعم. لكل مهمة قيمة تقدم تُرسم داخل شريطها وتحدّثها كلما أُنجز العمل. والتقدم لا يحرك أي تاريخ، فغيّر المدة إن كانت المهمة ستستغرق فعلاً وقتاً أطول.
هل أستخدمه لمشروع بحزمة عمل واحدة؟
نعم. احذف المجموعات والمهام التي لا تحتاجها وأعد تسمية الباقي. وتبقى بوابة التأسيس ومهام التقارير سارية. وللمعالم الرئيسية التي تعلّم كل تسليم انظر دليل معالم مخطط جانت.