قالب مخطط جانت لتجديد العقد مع مدة الإشعار
مخطط جانت قابل للتحرير لتجديد العقد: المراجعة والمقارنة المرجعية والتفاوض والاعتماد والتوقيع، مع مدة الإشعار انتظاراً ثابتاً، واعتماديات ومعالم رئيسية لمسار التجديد وتأكيده.
ما هي قالب مخطط جانت لتجديد العقد مع مدة الإشعار؟
تسوء عمليات التجديد بصمت. للعقد تاريخ انتهاء، وعادةً تاريخ إشعار قبله، ولا شيء بينهما يذكّر أحداً بالبدء. وعندما تنتهي المراجعة يكون تاريخ الإشعار قريباً فيُستعجل التفاوض، أو يتجدد العقد بشروطه القديمة. يجعل الجدول الزمني الانتظارات مرئية: المراجعة والمقارنة المرجعية ومدخلات أصحاب المصلحة التي يجب أن تنتهي قبل القرار، ومدة الإشعار التي تسري سواء انتهى التفاوض أم لا.
للقالب أربع مجموعات هي التحضير، والمراجعة والمقارنة المرجعية، والتفاوض، والاعتماد والتوقيع. «استخراج العقد وشروطه الأساسية» هي المهمة الوحيدة التي تبدأ أولاً. تبدأ مهمتان بعد يوم عمل واحد منها: «جمع بيانات الإنفاق والاستخدام» (4 أيام عمل) و«جمع سجل الأداء والمشكلات» (3). وتتبع «فحص بنود الإشعار والتجديد» (2) «استخراج العقد وشروطه الأساسية». وتبدأ «مقارنة أسعار السوق» (6) بعد يومين من بدء بيانات الإنفاق، وتنتظر «مراجعة الأداء والمخاطر» و«تأكيد الاحتياجات المستقبلية مع أصحاب المصلحة» سجل الأداء. والمعلم «تحديد مسار التجديد» ينتظر المراجعة والمقارنة ومدخلات أصحاب المصلحة وفحص البنود.
بعد القرار تبدأ «إرسال الإشعار أو نية التجديد» (1) مدة الإشعار، ومعها وموقف التفاوض يبدأ التفاوض. «سريان مدة الإشعار» (30) وقت انتظار لا جهد: تستغرق الوقت التقويمي الذي تدخله ولا شيء مما تفعله يقصّرها. تتبع «إعداد موقف التفاوض» (3) القرار، وتنتظر «التفاوض على السعر والشروط» (10) الموقف وإرسال الإشعار. وتبدأ «صياغة تعديلات العقد» (5) بعد أربعة أيام من بدء التفاوض. ثم تأتي «المراجعة القانونية للتعديلات» (3) و«اعتماد الشروط المجددة» (3) و«توقيع الطرفين» (2). و«تأكيد التجديد» معلم رئيسي ينتظر التوقيع ونهاية مدة الإشعار. وتغلق «تحديث سجل العقود والتقويم» الخطة.
مدة الإشعار في القالب توضيحية. أما المدة الحقيقية وما يجب إرساله وكيف فمذكور في عقدك وقد يتأثر بقانون يختلف من مكان إلى آخر، والمخطط لا يعرفه. أدخل المدة من عقدك واستشر أهل الاختصاص إن لم تكن متأكداً. ولأن الجدولة تجري إلى الأمام من البداية، قارن تاريخ الانتهاء بالتاريخ الذي تحتاجه، وإن جاءت النتيجة متأخرة فقصّر المهام أو داخِل أكثر. وللعملية انظر عملية تجديد عقود الموردين، وعملية تجديد العقود على /ar/templates/عملية-تجديد-العقود.
ما الذي يغطيه هذا المخطط
في هذا القالب
- أربع مجموعات هي التحضير، والمراجعة والمقارنة المرجعية، والتفاوض، والاعتماد والتوقيع، مع 18 مهمة ومعلمين رئيسيين: «تحديد مسار التجديد» و«تأكيد التجديد».
- أدلة تُجمع بالتوازي: تبدأ «جمع بيانات الإنفاق والاستخدام» و«جمع سجل الأداء والمشكلات» كلتاهما بعد يوم من بدء «استخراج العقد وشروطه الأساسية»، وتبدأ «مقارنة أسعار السوق» بعد يومين من بدء بيانات الإنفاق.
- قرار ينتظر أربعة مدخلات: يتبع «تحديد مسار التجديد» كلاً من «مراجعة الأداء والمخاطر» و«مقارنة أسعار السوق» و«تأكيد الاحتياجات المستقبلية مع أصحاب المصلحة» و«فحص بنود الإشعار والتجديد».
- انتظار ثابت: تبدأ «سريان مدة الإشعار» البالغة 30 يوماً بعد «إرسال الإشعار أو نية التجديد»، بجانب «التفاوض على السعر والشروط» (10 أيام)، وينتظرها «تأكيد التجديد» مع التوقيع.
- تداخل في الصياغة: تبدأ «صياغة تعديلات العقد» بعد 4 أيام من بدء «التفاوض على السعر والشروط»، ثم «المراجعة القانونية للتعديلات» و«اعتماد الشروط المجددة» و«توقيع الطرفين».
متى تستخدم هذا القالب
- اقترب موعد تجديد عقد وتحتاج إلى رؤية متى يجب أن تبدأ المراجعة لتترك وقتاً للتفاوض.
- تجدد عدة عقود وتريد خطة متكررة لكل منها تُظهر مدة الإشعار.
- يسأل مالك الميزانية كم يستغرق التجديد وتريد مقارنة تاريخ الانتهاء بالتاريخ الذي تحتاجه.
- تريد أن تبيّن لأصحاب المصلحة لماذا يجب أن تبدأ المراجعة أبكر مما يوحي به تاريخ الانتهاء.
الخطة، مهمة بمهمة
جميع مهام المخطط مع مدتها بأيام العمل وما تنتظره. الاعتمادية هي رقم خطوة؛ SS تعني بداية إلى بداية، وFF نهاية إلى نهاية، و+n تأخير بأيام العمل.
| # | المهمة | المجموعة | أيام العمل | تعتمد على |
|---|---|---|---|---|
| 1 | استخراج العقد وشروطه الأساسية | التحضير | 2 | |
| 2 | جمع بيانات الإنفاق والاستخدام | التحضير | 4 | 1SS+1 |
| 3 | جمع سجل الأداء والمشكلات | التحضير | 3 | 1SS+1 |
| 4 | فحص بنود الإشعار والتجديد | التحضير | 2 | 1 |
| 5 | مراجعة الأداء والمخاطر | المراجعة والمقارنة المرجعية | 4 | 2, 3 |
| 6 | مقارنة أسعار السوق | المراجعة والمقارنة المرجعية | 6 | 2SS+2 |
| 7 | تأكيد الاحتياجات المستقبلية مع أصحاب المصلحة | المراجعة والمقارنة المرجعية | 4 | 3 |
| 8 | تحديد مسار التجديد | المراجعة والمقارنة المرجعية | معلم رئيسي | 4, 5, 6, 7 |
| 9 | إرسال الإشعار أو نية التجديد | التفاوض | 1 | 8 |
| 10 | سريان مدة الإشعار | التفاوض | 30 | 9 |
| 11 | إعداد موقف التفاوض | التفاوض | 3 | 8 |
| 12 | التفاوض على السعر والشروط | التفاوض | 10 | 9, 11 |
| 13 | صياغة تعديلات العقد | التفاوض | 5 | 12SS+4 |
| 14 | المراجعة القانونية للتعديلات | الاعتماد والتوقيع | 3 | 13 |
| 15 | اعتماد الشروط المجددة | الاعتماد والتوقيع | 3 | 12, 14 |
| 16 | توقيع الطرفين | الاعتماد والتوقيع | 2 | 15 |
| 17 | تأكيد التجديد | الاعتماد والتوقيع | معلم رئيسي | 10, 16 |
| 18 | تحديث سجل العقود والتقويم | الاعتماد والتوقيع | 2 | 17 |
كيف تعمل
أدخل التواريخ التي يحددها العقد
اقرأ بنود الإشعار والتجديد وأدخل مدة الإشعار مدةً لـ«سريان مدة الإشعار». وإن كان تاريخ التجديد أو الإشعار ثابتاً فعلاً فأعطِ المهمة بداية ثابتة.
شغّل الأدلة بالتوازي
أبقِ مهام الإنفاق والأداء والمقارنة المرجعية وأصحاب المصلحة متداخلة كما في القالب، واستبدل بالمدد ما تحتاجه مصادر بياناتك.
اجعل القرار معلماً رئيسياً
«تحديد مسار التجديد» ينتظر كل مدخل. أضف مدخلاً، كمراجعة أمنية، مهمةً تقود إليه.
دع مدة الإشعار تسري بجانب التفاوض
«إرسال الإشعار أو نية التجديد» تبدأ الاثنتين. وإن كنت لا تريد إرسال الإشعار قبل أن يكون لديك عرض فغيّر تلك الاعتمادية وانظر كيف تتحرك التواريخ.
اجعل التوقيع مشروطاً بالاعتماد والمراجعة القانونية
أبقِ «المراجعة القانونية للتعديلات» و«اعتماد الشروط المجددة» قبل «توقيع الطرفين»، وأضف معتمديك مهامَّ إن احتاجوا إلى وقت.
أضف المسؤولين وشارك وصدّر
ضع مالك العقد والمعتمدين في عمود الأشخاص، وشارك المخطط، وصدّر ملف PDF أو CSV لملف العقد.
الأسئلة الشائعة
كيف أُظهر مدة الإشعار في مخطط جانت؟
مهمةً مدتها مدة الإشعار، تبدؤها المهمة التي ترسل الإشعار. هي وقت انتظار فلا شيء يقصّرها. خذ المدة من عقدك لا من هذا المثال.
هل يعرف المخطط مدة الإشعار القانونية لدي؟
لا. الأيام الثلاثون توضيحية. المدة الحقيقية يحددها عقدك وربما القانون في بلدك، فتحقق منهما. الجدول الزمني يبيّن فقط كيف تقع التواريخ بعد أن تدخلها.
ماذا لو كان موعد التجديد ثابتاً؟
أعطِ مهمة التوقيع بداية ثابتة. وإن كانت المهام قبلها لا تنتهي بحلولها فسينبّه المخطط إلى التعارض ويسمّي أبكر تاريخ يصلح، فتعرف مبكراً أن الخطة أطول مما ينبغي.
هل أستطيع استخدامه لعقد إيجار أو بوليصة تأمين أو اشتراك برمجي؟
نعم، مع تعديل المهام. أبقِ المراجعة والقرار ومدة الإشعار والاعتماد. ولعملية خاصة بالموردين انظر قالب عملية تجديد عقود الموردين.
