募捐活动甘特图模板：印刷周期与配捐
可编辑的募捐活动甘特图：募捐理由、捐赠者分群、配捐等待、印刷周期、邮寄与邮件波次、感谢信和成效复盘，含依赖关系与里程碑。
什么是募捐活动甘特图模板：印刷周期与配捐流程
募捐活动看上去像营销，但它的进度受两件营销计划很少有的事制约。一是印刷订单，一旦下单就无法更改。二是对支持者的承诺，比如配捐，必须由你们机构之外的人确认，你才能对外宣传。时间线能显示其中哪一项决定启动日期，其余工作还有多少余地。
这个模板分四组：“方案与受众”、“创意与合作方”、“发起与分波次”和“感谢与成效”，共21项任务和四个里程碑。“确定活动目标与受众”（3个工作日）是唯一的起始任务。“撰写募捐理由说明”（5）和“划分捐赠者名单”（4）并行，汇合到“理由说明与分群已批准”，创意工作、合作方请求和网页搭建都要等这道关口。理由说明可能还会变动时，不要设计也不要印刷。
过了这道关口，三件事同时进行。“设计募捐信与回复表”需要6个工作日。“请配捐合作方确认”（2）通向“等待配捐确认”（8），这是一段单纯的等待，工期请换成合作方告诉你的时间。“搭建捐款页面与邮件模板”需要5天。关键的排序选择是：“印制募捐信包”（10）既要等设计，也要等“配捐已确认”。按示例数字，设计在第14个工作日就绪，确认在第18天才到，所以决定印刷何时开始的是合作方，而不是创意工作。邮件和页面以后还能更正，所以“在页面和邮件中加入配捐措辞”（2）只需等确认；印好的文字却改不了。
“活动启动”需要印好的信包和“测试捐款页面与收据”（2）。页面在第22天就绪，比印好的信包在第28天到货早6天，所以决定启动日期的是10天的印刷任务，而不是数字工作。随后邮寄与邮件重叠：“发出第一波邮件”（2）在“发出第一波邮寄”（3）开始1个工作日后以开始到开始方式启动，邮件在信件送达时到达。“发出提醒邮件与第二次邮寄”（3）在第一波邮件之后间隔5天。“寄出感谢信与收据”（10）在第一波邮寄开始3个工作日后启动，所以活动还在进行时，早期捐款者就已收到感谢；完成到完成链接让它持续到提醒波次结束后5个工作日。
“感谢已全部完成”是刻意设的关口。“复盘活动成果”（3）和“规划下一次募捐”（4）都要等它，因为向还没为上一次募捐得到感谢的人再发出新的请求，是这类计划里代价最高的错误。整个计划共52个工作日，所有工期均为示例：请换成你自己的印刷、合作方和邮寄时间。时间线只负责为工作排期，它不能使配捐成为现实，不能使邮寄符合适用于你的规定，也不能使活动取得成功。相关计划可看营销活动甘特图模板、活动策划甘特图模板（用于募捐活动）和内容日历甘特图模板（用于启动后持续发布的内容）；关口与重叠如何绘制，请看甘特图依赖关系指南和甘特图重叠任务指南；如果同一团队还撰写资助提案，请看资助申请甘特图模板。
本流程图涵盖的内容
本模板包含
- 四组：“方案与受众”、“创意与合作方”、“发起与分波次”和“感谢与成效”，共21项任务和四个里程碑：“理由说明与分群已批准”、“配捐已确认”、“活动启动”和“感谢已全部完成”。
- 募捐理由关口：“撰写募捐理由说明”和“划分捐赠者名单”并行，所有创意、合作方和数字工作都在“理由说明与分群已批准”之后。
- 卡住印刷订单的合作方等待：“等待配捐确认”（8个工作日）通向“配捐已确认”，“印制募捐信包”需要它，同时也需要设计。
- 重叠的波次：“发出第一波邮件”在“发出第一波邮寄”开始1个工作日后开始，“发出提醒邮件与第二次邮寄”在间隔5天后跟进。
- 与活动并行并为后续把关的感谢：“寄出感谢信与收据”与各波次重叠，“感谢已全部完成”排在“复盘活动成果”和“规划下一次募捐”之前。
何时使用本模板
- 你在规划年终、紧急或常规募捐，需要知道是印刷周期还是合作方决定启动日。
- 你有配捐或类似的合作方承诺，想看看确认晚到会让印好的信包推迟多少。
- 启动日与某个固定日期挂钩，比如活动或季节，你想检查印刷、合作方和网页工作能否赶上。
- 你每年都做募捐，想要一份每次调整大小的标准计划，并让感谢先于下一次请求。
逐项任务的计划
图表中的每项任务，含以工作日计的工期及其前置任务。依赖关系用步骤编号表示；SS 为开始到开始，FF 为完成到完成，+n 为以工作日计的延迟。
| # | 任务 | 分组 | 工作日 | 依赖于 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 确定活动目标与受众 | 方案与受众 | 3 | |
| 2 | 撰写募捐理由说明 | 方案与受众 | 5 | 1 |
| 3 | 划分捐赠者名单 | 方案与受众 | 4 | 1 |
| 4 | 理由说明与分群已批准 | 方案与受众 | 里程碑 | 2, 3 |
| 5 | 设计募捐信与回复表 | 创意与合作方 | 6 | 4 |
| 6 | 请配捐合作方确认 | 创意与合作方 | 2 | 4 |
| 7 | 等待配捐确认 | 创意与合作方 | 8 | 6 |
| 8 | 配捐已确认 | 创意与合作方 | 里程碑 | 7 |
| 9 | 印制募捐信包 | 创意与合作方 | 10 | 5, 8 |
| 10 | 搭建捐款页面与邮件模板 | 发起与分波次 | 5 | 4 |
| 11 | 在页面和邮件中加入配捐措辞 | 发起与分波次 | 2 | 8, 10 |
| 12 | 测试捐款页面与收据 | 发起与分波次 | 2 | 11 |
| 13 | 活动启动 | 发起与分波次 | 里程碑 | 9, 12 |
| 14 | 发出第一波邮寄 | 发起与分波次 | 3 | 13 |
| 15 | 发出第一波邮件 | 发起与分波次 | 2 | 14SS+1 |
| 16 | 发出提醒邮件与第二次邮寄 | 发起与分波次 | 3 | 14+5, 15 |
| 17 | 寄出感谢信与收据 | 感谢与成效 | 10 | 14SS+3, 16FF+5 |
| 18 | 核对捐款并更新捐赠者记录 | 感谢与成效 | 4 | 16, 17 |
| 19 | 感谢已全部完成 | 感谢与成效 | 里程碑 | 18 |
| 20 | 复盘活动成果 | 感谢与成效 | 3 | 19 |
| 21 | 规划下一次募捐 | 感谢与成效 | 4 | 19 |
运作方式
先定理由说明再制作
保留“理由说明与分群已批准”作为创意、合作方和网页工作的关口。如果理由说明已经定下，可把“撰写募捐理由说明”和“划分捐赠者名单”缩短为几天。
替换合作方等待
把“等待配捐确认”设为合作方告诉你的时间。如果确认可以在印刷之后到达，且信包不会提及配捐，就去掉“配捐已确认”到“印制募捐信包”的链接。
使用真实的印刷时间
把“印制募捐信包”设为印刷厂或邮寄服务商给出的周期。它是启动前最长的任务，所以这里的改动对“活动启动”的影响比其他任何一项都大。
检查重叠与间隔
1天的开始到开始链接让邮件在信件寄出时就开始，“发出提醒邮件与第二次邮寄”前的5天间隔也是一种选择。请按你的捐赠者和发送上限修改两者。
日期固定时就固定它
如果启动日期固定，给“确定活动目标与受众”设在开始那天的开始日期，并给“活动启动”设在固定日期的开始日期。然后查看冲突标记，它会标出工作允许的最早日期。
添加负责人，分享并导出
在“人员”中填入每项任务的负责人，把图表以链接分享给团队和合作方联系人，并导出PDF或PNG给委员会。
常见问题
为什么印刷要等配捐？
因为印出来的文字无法更正。在这个模板中，“印制募捐信包”既要等设计，也要等“配捐已确认”，而邮件和页面只需在“在页面和邮件中加入配捐措辞”之前有确认。如果信包不提配捐，去掉这条链接，印刷订单就可以更早开始。
我的启动日期是固定的，图表能检查吗？
可以。给第一项任务设在开始那天的固定开始日期，再给“活动启动”设你定的日期的固定开始日期。计划向前排期，所以如果印刷与合作方这条链赶不上，里程碑会带上冲突标记。把完成日期与你需要的日期对比，缩短或重叠决定它的任务。
图表知道合作方是否已经确认吗？
不知道。它只显示你计划何时得到答复以及打算等多久。合作方回复后，修改“等待配捐确认”的工期，之后的日期会随之移动。
为什么感谢排在下一次募捐之前？
“感谢已全部完成”是“复盘活动成果”和“规划下一次募捐”的关口，所以在这次的感谢完成之前，无法先规划下一次的请求。如果你要并行规划下一次募捐，可删除链接，但要检查两次募捐会如何触达同一批捐赠者。
时间线能使活动合规吗？
不能。它只为工作排期，不能使邮寄、收据或配捐承诺符合适用于你的规定。请把这些检查作为带负责人的任务，并看带负责人的甘特图指南。