会议策划甘特图模板：从场地到会后跟进
可编辑的会议策划甘特图：场地合同、演讲征集、议程、赞助、报名、运营、会期与会后跟进，含依赖关系和里程碑。工期仅为示例。
什么是会议策划甘特图模板：从场地到会后跟进流程
会议与一天的活动不同，在于承诺的时间跨度很长。场地合同必须先谈妥签订，其他一切才能确定日期；演讲征集要开放数周，催不得；赞助商比邀请人预想的更难谈成；报名是一段需要你管理的时期，而不是一个做完就结束的任务。简短的清单会掩盖这些，带依赖关系的时间线则能显示其中哪些决定了会议最早能在何时举行。
本模板分为五组：前期基础、议程、赞助与报名、运营、会期与后续。前期基础中，“确定主题、预算与日期范围”（5 个工作日）之后是“筛选并考察场地”（8 个工作日）和“谈判并签订场地合同”（10 个工作日），然后是里程碑“日期与场地确认”。在到达它之前，其他任务都不排日期。之后，演讲征集、主旨演讲嘉宾邀请、赞助招商和报名网站同时启动。
“开放演讲征集”为 20 个工作日。“议程委员会评审投稿”（10 个工作日）与征集是完成-完成关系，延迟 3 天，也就是委员会在征集期间开始阅读，并在征集结束三个工作日后完成。“邀请主旨演讲嘉宾”（6 个工作日）与之并行。里程碑“议程确定”要等评审和主旨演讲嘉宾都完成。“报名期”（30 个工作日）要等议程确定、报名网站搭好才能开放，“宣传与合作伙伴邮件”（30 个工作日）在报名开放两个工作日后开始。“赞助方案与招商”（25 个工作日）不在报名这条路径上，但“会议举办日”要等它完成。
运营组中，“视听、餐饮与住宿订单”跟在议程之后。“向场地与餐饮方提交最终人数”（2 个工作日）要等报名期结束，“流程表与工作人员培训”要等嘉宾差旅、各项订单和最终人数都就绪。“会议举办日”为 3 个工作日，之后是“参会者调查与赞助报告”和“结算账目与经验总结”。所有工期均为示例，而且偏短。真实的场地和赞助提前期往往长得多，请改成你自己的。如果会议日期已定，就把“会议举办日”固定在该日期，再把完成日期与你需要的日期比较。如果前面的任务来不及，固定的开始日期会被标记，并给出它们所能达到的最早日期；如果固定日期晚于这个最早日期，则会出现一段可见的空档。
如果你是去展会参展而不是自办会议，保留场地和报名的结构，去掉演讲征集，把议程和赞助任务换成展台设计、有提前期的运输和人员安排。较小的单日活动请用 /zh/templates/活动策划甘特图。合同环节可参考 /zh/templates/合同审批流程 和 /zh/templates/供应商合同谈判流程，收尾可参考 /zh/templates/项目收尾流程。关于里程碑和关键路径，请看 /zh/guides/甘特图里程碑 和 /zh/guides/甘特图关键路径。
本流程图涵盖的内容
本模板包含
- 五个分组：前期基础、议程、赞助与报名、运营、会期与后续，共 19 个任务和两个里程碑：“日期与场地确认”和“议程确定”。
- 决定全局的场地：“确定主题、预算与日期范围”“筛选并考察场地”和“谈判并签订场地合同”依次进行，之后是“日期与场地确认”。
- 带完成-完成链接的演讲征集：“议程委员会评审投稿”在“开放演讲征集”结束三个工作日后完成，“邀请主旨演讲嘉宾”与之并行。
- 赞助与报名是两条独立的工作流：“赞助方案与招商”（25 个工作日）、“搭建报名网站”、“报名期”（30 个工作日）和“宣传与合作伙伴邮件”（30 个工作日，在报名开放两个工作日后开始）。
- 运营与后续跟进：“向场地与餐饮方提交最终人数”“流程表与工作人员培训”“会议举办日”“参会者调查与赞助报告”和“结算账目与经验总结”。
何时使用本模板
- 你在筹办会议、峰会或大会，涉及场地合同、演讲嘉宾、赞助商和报名。
- 你需要向委员会或客户说明场地必须在何时签订、议程最早能在何时公布。
- 你想用计划中的提前期来检验一个固定的会议日期。
- 你每年都举办这场会议，想要一份可直接修改的标准计划。
逐项任务的计划
图表中的每项任务，含以工作日计的工期及其前置任务。依赖关系用步骤编号表示；SS 为开始到开始，FF 为完成到完成，+n 为以工作日计的延迟。
| # | 任务 | 分组 | 工作日 | 依赖于 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 确定主题、预算与日期范围 | 前期基础 | 5 | |
| 2 | 筛选并考察场地 | 前期基础 | 8 | 1 |
| 3 | 谈判并签订场地合同 | 前期基础 | 10 | 2 |
| 4 | 日期与场地确认 | 前期基础 | 里程碑 | 3 |
| 5 | 开放演讲征集 | 议程 | 20 | 4 |
| 6 | 议程委员会评审投稿 | 议程 | 10 | 5FF+3 |
| 7 | 邀请主旨演讲嘉宾 | 议程 | 6 | 4 |
| 8 | 议程确定 | 议程 | 里程碑 | 6, 7 |
| 9 | 嘉宾确认与差旅 | 议程 | 10 | 8 |
| 10 | 赞助方案与招商 | 赞助与报名 | 25 | 4 |
| 11 | 搭建报名网站 | 赞助与报名 | 8 | 4 |
| 12 | 报名期 | 赞助与报名 | 30 | 8, 11 |
| 13 | 宣传与合作伙伴邮件 | 赞助与报名 | 30 | 12SS+2 |
| 14 | 视听、餐饮与住宿订单 | 运营 | 10 | 8 |
| 15 | 向场地与餐饮方提交最终人数 | 运营 | 2 | 12 |
| 16 | 流程表与工作人员培训 | 运营 | 5 | 9, 14, 15 |
| 17 | 会议举办日 | 会期与后续 | 3 | 10, 16 |
| 18 | 参会者调查与赞助报告 | 会期与后续 | 6 | 17 |
| 19 | 结算账目与经验总结 | 会期与后续 | 4 | 18 |
运作方式
把场地合同当作关口
保留“日期与场地确认”这个里程碑，让演讲征集、赞助和报名网站都等它。把“谈判并签订场地合同”的工期改成你实际的提前期。
给演讲征集真实的时长
设置“开放演讲征集”的工期，并让委员会评审与它保持完成-完成关系，这样评审在投稿进来时就开始，并在征集结束后不久完成。
让各条工作流在议程处汇合
“议程确定”要等评审和主旨演讲嘉宾。报名、差旅和订单都依赖它，所以议程一旦延迟，计划的后半段都会整体后移。
报名与宣传同时进行
宣传用带少量延迟的开始-开始链接，在报名开放之后启动，并让“向场地与餐饮方提交最终人数”与报名期结束绑定。
日期已定时，固定会议举办日
给“会议举办日”设置固定的开始日期。如果前面的任务需要更多时间，该任务会被标记，并显示其依赖所允许的最早日期。缩短关键路径上的任务或让它们重叠，直到标记消失。
规划会后跟进并分享图表
把调查、赞助报告和收尾保留在计划里，在“人员”中填入负责人，把图表分享给委员会，或导出 PDF。
常见问题
会议应该提前多久开始筹备？
取决于会议规模和场地。本模板的工期合计约 19 个工作周，仅作示例。请使用你自己的提前期，尤其是场地合同和赞助商的部分。
可以用于展会吗？
可以，但需要调整。如果你是参展方，删除演讲征集和议程任务，添加展台设计、有提前期的运输和人员安排。报名和后续跟进任务可以保留。
可以对照固定的会议日期检查计划吗？
可以。把“会议举办日”固定在该日期。排程仍然只从项目开始日期往后推算：如果前面的任务需要更多时间，它会被标记并给出它们所能达到的最早日期；如果有富余时间，它前面会出现一段空档。
图表支持多天的会议吗？
支持。给“会议举办日”填上它持续的工作日数即可。工期以工作日（周一至周五）计算。
