會議籌備甘特圖範本：由場地到跟進
可編輯嘅會議籌備甘特圖：場地合約、徵集講者、議程、贊助、報名、營運、會議當日同跟進，附依賴同里程碑。工期僅供說明。
甚麼是會議籌備甘特圖範本：由場地到跟進流程
會議同一日活動嘅分別，在於承諾嘅長度。場地合約要先磋商同簽訂，其他嘢先可以定日期；徵集講者要開放數星期，趕唔到；贊助比邀請者預期嘅更耐先落實；報名則係一段你要管理嘅時期，而唔係一項完成就算嘅工作。簡短嘅檢查清單會掩蓋呢啲。有依賴嘅時間線就會顯示，邊幾樣決定會議最早可以幾時舉行。
呢個範本有五個組別：基礎、議程、贊助與報名、營運同會議及之後。基礎組別入面，「訂立概念、預算同日期範圍」（5個工作天）之後係「物色並視察場地」（8個）同「磋商並簽訂場地合約」（10個），然後係里程碑「日期與場地確認」。到達之前，其他嘢都唔定日期。之後，徵集講者、主題講者邀請、贊助接洽同報名網站就會開始。
「開放徵集講者」係20個工作天。「籌備委員會審閱投稿」（10個）同徵集講者係完成至完成，延遲3日，所以委員會喺徵集期間已開始閱讀，並喺徵集結束後三個工作天完成。「邀請主題講者」（6個）並排進行。里程碑「議程確定」要等審閱同主題講者。「報名期」（30個）要議程確定同報名網站建好先可以開放，而「宣傳與夥伴電郵」（30個）喺報名開放後兩個工作天開始。「贊助計劃書與接洽」（25個）唔喺報名路徑上，但「會議舉行日」要等佢。
營運組別入面，「視聽、餐飲與住宿訂購」跟住議程。「向場地及餐飲供應商提供最終人數」（2個）要等報名期結束，而「節目流程與職員簡報」要等講者交通、訂購同最終人數。「會議舉行日」係3個工作天。「參加者問卷與贊助商報告」同「結算帳目與總結經驗」隨後進行。所有工期僅供說明，而且好短；實際嘅場地同贊助前置時間通常長好多，請改成你自己嘅。如果會議日期已固定，將「會議舉行日」釘住該日，再拿完成日期同你需要嘅日期比較。如果前面嘅工作趕唔切固定開始日，會標示佢們容許嘅最早日期；固定開始日遲過該日，就會留下一段可見嘅空隙。
如果你係參加展覽而非主辦，保留場地同報名嘅結構，刪除徵集講者，並將議程同贊助工作換成展位設計、有前置時間嘅付運同人手安排。較細嘅單日活動，可以用 /yue/templates/活動策劃甘特圖 。合約步驟方面，可參考合約審批流程（/yue/templates/合約審批流程）同供應商合約談判流程（/yue/templates/供應商合約談判流程），收尾則參考專案結案流程（/yue/templates/專案結案流程）。里程碑同關鍵路徑，可參考 /yue/guides/甘特圖里程碑 同 /yue/guides/甘特圖關鍵路徑 。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五個組別：基礎、議程、贊助與報名、營運同會議及之後，合共19項工作同兩個里程碑：「日期與場地確認」同「議程確定」。
- 主導計劃嘅場地：「訂立概念、預算同日期範圍」、「物色並視察場地」同「磋商並簽訂場地合約」依次進行，之後係「日期與場地確認」。
- 帶完成至完成連結嘅講者徵集：「籌備委員會審閱投稿」喺「開放徵集講者」之後三個工作天完成，而「邀請主題講者」喺旁邊進行。
- 分開嘅贊助同報名工作流：「贊助計劃書與接洽」（25個工作天）、「建立報名網站」、「報名期」（30個）同「宣傳與夥伴電郵」（30個，喺報名開放後兩個工作天開始）。
- 營運同跟進：「向場地及餐飲供應商提供最終人數」、「節目流程與職員簡報」、「會議舉行日」、「參加者問卷與贊助商報告」同「結算帳目與總結經驗」。
何時使用本範本
- 你籌辦緊會議、峰會或者大會，包含場地合約、講者、贊助同報名。
- 你需要向委員會或客戶展示場地幾時必須簽訂、議程幾時可以公佈。
- 你想用計劃入面嘅前置時間，測試一個固定嘅會議日期。
- 你每年舉辦會議，想要一份標準計劃嚟編輯。
逐項任務嘅計劃
圖表入面每項任務，連同以工作日計嘅工期同佢哋等緊嘅前置任務。依賴用步驟編號表示；SS 係開始到開始，FF 係完成到完成，+n 係以工作日計嘅延遲。
| # | 任務 | 分組 | 工作日 | 依賴於 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 訂立概念、預算同日期範圍 | 基礎 | 5 | |
| 2 | 物色並視察場地 | 基礎 | 8 | 1 |
| 3 | 磋商並簽訂場地合約 | 基礎 | 10 | 2 |
| 4 | 日期與場地確認 | 基礎 | 里程碑 | 3 |
| 5 | 開放徵集講者 | 議程 | 20 | 4 |
| 6 | 籌備委員會審閱投稿 | 議程 | 10 | 5FF+3 |
| 7 | 邀請主題講者 | 議程 | 6 | 4 |
| 8 | 議程確定 | 議程 | 里程碑 | 6, 7 |
| 9 | 講者確認與交通 | 議程 | 10 | 8 |
| 10 | 贊助計劃書與接洽 | 贊助與報名 | 25 | 4 |
| 11 | 建立報名網站 | 贊助與報名 | 8 | 4 |
| 12 | 報名期 | 贊助與報名 | 30 | 8, 11 |
| 13 | 宣傳與夥伴電郵 | 贊助與報名 | 30 | 12SS+2 |
| 14 | 視聽、餐飲與住宿訂購 | 營運 | 10 | 8 |
| 15 | 向場地及餐飲供應商提供最終人數 | 營運 | 2 | 12 |
| 16 | 節目流程與職員簡報 | 營運 | 5 | 9, 14, 15 |
| 17 | 會議舉行日 | 會議及之後 | 3 | 10, 16 |
| 18 | 參加者問卷與贊助商報告 | 會議及之後 | 6 | 17 |
| 19 | 結算帳目與總結經驗 | 會議及之後 | 4 | 18 |
運作方式
將場地合約視為關卡
保持「日期與場地確認」為徵集講者、贊助同報名網站都要等嘅里程碑。將「磋商並簽訂場地合約」加長到符合你嘅真實前置時間。
畀講者徵集真正嘅長度
設定「開放徵集講者」嘅工期，並令委員會審閱同佢保持完成至完成，咁審閱喺投稿收到時已開始，並喺徵集結束後不久完成。
喺議程匯合各條工作流
「議程確定」要等審閱同主題講者。報名、交通同訂購都依賴佢，所以議程遲咗，整個計劃嘅後半部分都會移後。
報名同宣傳一齊跑
用開始至開始連結加少量延遲，令宣傳喺報名開放後開始，並令「向場地及餐飲供應商提供最終人數」緊扣報名期結束。
日期固定嘅話，釘住會議當日
喺「會議舉行日」設定固定「開始」。如果前面嘅工作需要更多時間，該工作會標示其依賴工作容許嘅最早日期。縮短關鍵路徑上嘅工作，或者令佢們重疊，直至標示消失。
規劃跟進並分享圖表
將問卷、贊助商報告同結算保留喺計劃入面，喺「人員」欄填上負責人，然後同委員會分享圖表，或者匯出PDF。
常見問題
會議應該提前幾耐籌備？
視乎會議規模同場地。呢個範本嘅工期合共約19個工作週，只係說明。請用你自己嘅前置時間，特別係場地合約同贊助部分。
可以用嚟籌備展覽嗎？
可以，但需要修改。如果你係參展，刪除講者徵集同議程工作，加入展位設計、有前置時間嘅付運同人手安排。報名同跟進工作可以保留。
可以拿固定嘅會議日期核對計劃嗎？
可以。將「會議舉行日」釘住該日期。排程仍然由開始日向前計算：如果之前嘅工作需要更多時間，就會標示佢們容許嘅最早日期；如果時間有餘，就會喺前面見到一段空隙。
圖表處理到多日會議嗎？
可以。將「會議舉行日」設為佢舉行嘅工作日數。工期以工作日計算，即星期一至星期五。
