活動策劃甘特圖範本：由預算到跟進
可編輯嘅活動策劃甘特圖：預算、場地、講者、報名、宣傳、後勤、活動當日同跟進，附依賴同里程碑。
甚麼是活動策劃甘特圖範本：由預算到跟進流程
活動擁有大部分項目欠缺嘅一樣嘢：一個唔可以移動嘅日期。咁就令計劃變成一條關於餘裕嘅問題。一切都要喺活動當日之前完成，而有用嘅問題唔係活動幾時舉行，而係每項籌備工作有幾多空間先會危及活動。甘特圖會顯示邊啲籌備工作喺通往活動當日嘅鏈上，邊啲仲有空間。
呢個範本有五個組別：基礎、節目、宣傳、後勤同活動。場地同日期最先處理，因為講者嘅日程同報名頁面都依賴佢哋。講者同場地一齊跟進，議程要等兩者。宣傳喺活動頁面開放兩日後開始，所以同報名期重疊，而唔係排喺後面。餐飲、印刷同標示要等議程，因為佢哋視乎人數同時間。
「活動當日」係一日嘅工作。佢要等簡報會同報名截止。之後，感謝電郵同意見調查並行，總結報告就等兩者。如要測試固定日期，將「活動當日」釘喺嗰日：如果之前嘅籌備需要嘅工作日多過可用日數，「活動當日」就會標示其依賴工作容許嘅最早日期。
如果只係定期內部會議，一份檢查清單可能已經足夠。至於需要審批嘅活動，例如預算簽核，採購審批工作流程示範咗點樣安排審批流轉。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五個組別：基礎、節目、宣傳、後勤同活動，合共15項工作同一個里程碑：「日期與場地確認」。
- 節目同場地一齊跟進：「邀請並確認講者」喺預算之後開始，而「編排議程」要等講者同「日期與場地確認」。
- 同報名重疊嘅宣傳：「宣傳與電郵」喺「活動頁面與報名開放」兩日後開始。
- 等候議程嘅後勤：「餐飲與視聽器材訂購」同「印刷與標示」都跟住「編排議程」，並接上「職員與講者簡報」。
- 預先規劃嘅跟進：「感謝電郵」同「意見調查」排喺「活動當日」之後，然後係「總結報告」。
何時使用本範本
- 你有固定嘅活動日期，需要知道每項籌備工作幾時要開始。
- 講者、場地同宣傳互相依賴，你需要睇到先後次序。
- 你每年舉辦同類活動，想要一份標準計劃。
- 持份者問確認最遲可以幾時，先至唔會危及日期。
逐項任務嘅計劃
圖表入面每項任務，連同以工作日計嘅工期同佢哋等緊嘅前置任務。依賴用步驟編號表示；SS 係開始到開始，FF 係完成到完成，+n 係以工作日計嘅延遲。
| # | 任務 | 分組 | 工作日 | 依賴於 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 訂立預算與目標 | 基礎 | 3 | |
| 2 | 選擇並預訂場地 | 基礎 | 8 | 1 |
| 3 | 日期與場地確認 | 基礎 | 里程碑 | 2 |
| 4 | 邀請並確認講者 | 節目 | 12 | 1 |
| 5 | 編排議程 | 節目 | 4 | 3, 4 |
| 6 | 活動頁面與報名開放 | 宣傳 | 5 | 3 |
| 7 | 報名期 | 宣傳 | 20 | 6 |
| 8 | 宣傳與電郵 | 宣傳 | 18 | 6SS+2 |
| 9 | 餐飲與視聽器材訂購 | 後勤 | 5 | 5 |
| 10 | 印刷與標示 | 後勤 | 6 | 5 |
| 11 | 職員與講者簡報 | 後勤 | 2 | 9, 10 |
| 12 | 活動當日 | 活動 | 1 | 7, 11 |
| 13 | 感謝電郵 | 活動 | 2 | 12 |
| 14 | 意見調查 | 活動 | 5 | 12 |
| 15 | 總結報告 | 活動 | 3 | 13, 14 |
運作方式
先定目標同預算
將佢哋放喺第一項工作，咁其他一切明顯都要等佢哋。
將日期與場地確認設為里程碑
講者、報名頁面同議程都依賴佢。令佢成為應有嘅關卡。
將活動當日釘喺真實日期
喺「活動當日」設定固定開始日期。如果之前嘅工作未能及時完成，該工作就會標示其依賴工作容許嘅最早日期：縮短、重疊或者放棄關鍵路徑上嘅工作，直至標示消失。
令宣傳同報名並行
用開始對開始連線加少少延遲，令宣傳喺報名頁面開放後開始。
令後勤依賴議程
餐飲、視聽器材同印刷嘅訂購視乎人數同時間，所以要連到議程。
規劃跟進工作
保留感謝電郵、調查同總結報告；呢啲係最常被略過嘅部分。
常見問題
點樣用甘特圖策劃活動？
列出由預算到跟進嘅工作，為每項定以工作日計嘅工期，再連到佢所依賴嘅工作。將活動當日釘喺日期上。圖表就會顯示每項工作必須幾時開始。
可以對照固定嘅活動日期檢查計劃嗎？
可以。將活動當日釘喺該日期。時間表仍然由項目開始日期向前計算：如果之前嘅工作需要更多時間，活動當日就會標示其依賴工作容許嘅最早日期；如果有多餘時間，你會喺佢之前見到一段空隙。無論如何，你都會知道要縮短、重疊或者放棄啲乜。
活動嘅關鍵路徑係乜嘢？
係結束於活動當日、互相依賴嘅最長工作鏈。呢度通常經過場地、議程同後勤。
可以處理多日活動嗎？
可以。將活動嗰項工作設為多過一日。工期以工作日計。
