活动策划甘特图模板：从预算到跟进
可编辑的活动策划甘特图：预算、场地、嘉宾、报名、推广、后勤、活动日与跟进，含依赖关系和里程碑。修改工期，日期随之更新。
什么是活动策划甘特图模板：从预算到跟进流程
活动拥有大多数项目所缺少的东西：一个无法移动的日期。这使计划成了一道关于余量的问题。一切都必须在活动日之前完成，真正有用的问题不是活动何时举行，而是每项筹备工作在威胁活动之前还有多少余地。甘特图会显示哪些筹备工作位于通向活动日的那条链上，哪些还有余地。
这个模板有五个分组：基础、活动内容、推广、后勤和活动。场地和日期最先确定，因为嘉宾的档期和报名页面都依赖它们。嘉宾与场地同时推进，议程则要等二者。推广在活动页面开放两天后开始，因此与报名期重叠，而不是排在其后。餐饮、印刷和标识要等议程，因为它们取决于人数和时间安排。
“活动日”任务只有一天。它要等简报完成和报名截止。之后，感谢邮件和反馈问卷并行进行，总结报告要等二者。要检验固定日期，就把“活动日”锁定在该日期：如果之前的筹备工作需要的工作日多于可用天数，“活动日”就会被标记，并显示其依赖关系允许的最早日期。
对于定期举行的内部会议，一份清单可能就够了。对于需要审批的活动，例如预算签批，采购审批流程展示了如何安排审批的流转。
本流程图涵盖的内容
本模板包含
- 五个分组：基础、活动内容、推广、后勤和活动，共15项任务和一个里程碑：“日期与场地确认”。
- 活动内容与场地同时推进：“邀请并确认演讲嘉宾”在预算之后开始，“制定议程”要等嘉宾和“日期与场地确认”。
- 与报名重叠的推广：“推广与邮件”在“活动页面与报名开放”两天后开始。
- 等待议程的后勤：“餐饮与音视频订购”和“印刷与标识”都在“制定议程”之后，并汇入“工作人员与嘉宾简报”。
- 提前规划好的跟进：“活动日”之后的“感谢邮件”和“反馈问卷”，然后是“总结报告”。
何时使用本模板
- 你有一个固定的活动日期，需要知道每项筹备工作何时必须开始。
- 嘉宾、场地和推广相互依赖，你需要看清先后顺序。
- 你每年举办同类活动，想要一份标准计划。
- 干系人问某项确认最晚可以拖到什么时候，才不会危及日期。
逐项任务的计划
图表中的每项任务，含以工作日计的工期及其前置任务。依赖关系用步骤编号表示；SS 为开始到开始，FF 为完成到完成，+n 为以工作日计的延迟。
| # | 任务 | 分组 | 工作日 | 依赖于 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 设定预算与目标 | 基础 | 3 | |
| 2 | 选定并预订场地 | 基础 | 8 | 1 |
| 3 | 日期与场地确认 | 基础 | 里程碑 | 2 |
| 4 | 邀请并确认演讲嘉宾 | 活动内容 | 12 | 1 |
| 5 | 制定议程 | 活动内容 | 4 | 3, 4 |
| 6 | 活动页面与报名开放 | 推广 | 5 | 3 |
| 7 | 报名期 | 推广 | 20 | 6 |
| 8 | 推广与邮件 | 推广 | 18 | 6SS+2 |
| 9 | 餐饮与音视频订购 | 后勤 | 5 | 5 |
| 10 | 印刷与标识 | 后勤 | 6 | 5 |
| 11 | 工作人员与嘉宾简报 | 后勤 | 2 | 9, 10 |
| 12 | 活动日 | 活动 | 1 | 7, 11 |
| 13 | 感谢邮件 | 活动 | 2 | 12 |
| 14 | 反馈问卷 | 活动 | 5 | 12 |
| 15 | 总结报告 | 活动 | 3 | 13, 14 |
运作方式
先确定目标和预算
把它们作为第一项任务，这样其他一切都明显地在等它们。
把日期与场地的确认作为里程碑
嘉宾、报名页面和议程都依赖于它。让它成为它本来就是的那道关口。
把活动日锁定在真实日期
在“活动日”上设置固定开始日期。如果之前的工作无法按时完成，该任务会被标记，并显示其依赖关系允许的最早日期：缩短、重叠或舍弃关键路径上的任务，直到标记消失。
让推广与报名并行
用开始到开始的链接，在报名页面开放后加一个小的延迟，再开始推广。
让后勤依赖议程
餐饮、音视频和印刷的订单取决于人数和时间，所以把它们链接到议程。
规划跟进工作
把感谢邮件、问卷和总结报告保留在计划里；它们是最常被跳过的部分。
常见问题
如何用甘特图策划活动？
列出从预算到跟进的任务，为每项任务设定以工作日计的工期，并链接它所依赖的任务。把活动日锁定在它的日期上。图表随之显示每项任务必须何时开始。
能对照固定的活动日期检查计划吗？
可以。把活动日锁定在该日期。排期仍然从项目开始日期向前计算：如果之前的任务需要的时间多于可用时间，活动日会被标记，并显示其依赖关系允许的最早日期；如果有富余时间，你会在它之前看到一段空档。无论哪种情况，你都能知道该缩短、重叠还是舍弃哪些任务。
活动的关键路径是什么？
是止于活动日的最长一条相互依赖的任务链。在这里，它通常经过场地、议程和后勤。
能处理多日活动吗？
可以。给活动任务设置多于一天的工期即可。工期以工作日计。
