籌款活動甘特圖範本：印刷所需時間及配對捐款
可編輯的籌款活動甘特圖：籌款理據、捐款人分類、等候配對捐款、印刷所需時間、郵寄及電郵批次、致謝及成效檢討，並設依賴關係和里程碑。
甚麼是籌款活動甘特圖範本：印刷所需時間及配對捐款流程
籌款活動看似市場推廣，但它的時間表由兩件市場推廣計劃少有的事決定。一是印刷訂單一旦落實就無法更改；二是對支持者的承諾，例如配對捐款，必須由機構以外的人確認，你才可以對外宣傳。時間線顯示哪一項決定啟動日期，以及其餘工作還有多少空間。
這個範本分四個組別：「理據與對象」、「創作與夥伴」、「啟動與批次」和「致謝與成效」，共 21 項工作和四個里程碑。「議定活動目標及對象」（3 個工作日）是唯一的起始工作。「撰寫籌款理據」（5 日）和「劃分捐款人名單」（4 日）並行，在「理據及分類已通過」會合，這道關口是創作工作、夥伴邀請和網頁製作都要等候的。理據仍可能改變時，不要開始設計或印刷。
過了這道關口，三件事同時進行。「設計呼籲信及回條」需時 6 個工作日。「請配對捐款夥伴確認」（2 日）之後是「等待配對捐款確認」（8 日），是一段純粹的等候，請換成夥伴告訴你的時間。「製作捐款頁面及電郵範本」需時 5 日。關鍵的次序安排是：「印刷呼籲宣傳包」（10 日）要同時等設計和「配對捐款已確認」。按示例數字，設計在第 14 個工作日完成，而確認在第 18 日才到，所以是夥伴而非創作工作決定印刷何時開始。電郵和頁面日後可以修正，所以「在頁面及電郵加入配對捐款字句」（2 日）只需等確認；印出來的文字卻無法修改。
「活動啟動」要等印好的宣傳包和「測試捐款頁面及收據」（2 日）。頁面在第 22 日備妥，比宣傳包在第 28 日送到早六日，所以決定啟動日期的是 10 日的印刷工作，而非數碼工作。郵寄和電郵其後重疊進行：「發出電郵批次 1」（2 日）在「發出郵寄批次 1」（3 日）開始後 1 個工作日開始，以開始到開始連結，讓電郵在郵件送達的同時到達。「發出提醒電郵及第二次郵寄」（3 日）在電郵批次 1 之後相隔 5 日。「寄出致謝信及收據」（10 日）在郵寄批次 1 開始後 3 個工作日開始，讓早期捐款在活動進行期間已獲致謝；完成到完成連結則令它持續到提醒批次結束後 5 個工作日。
「致謝已完成」是刻意設置的關口。「檢討活動成效」（3 日）和「規劃下一次呼籲」（4 日）都要等它，因為向仍未為上一次捐款獲得致謝的人再次呼籲，是這類計劃最昂貴的錯誤。整個計劃共 52 個工作日，所有工期只是示例：請換成你自己的印刷、夥伴和郵寄時間。時間線只為工作排程，不會令配對捐款成真、令郵寄符合適用規則，或令活動成功。相關計劃方面，可參考市場推廣活動甘特圖範本；籌款活動可參考活動籌備甘特圖範本；啟動後持續的帖文可參考內容日曆甘特圖範本。關口和重疊的畫法，請看甘特圖依賴關係指南和甘特圖重疊工作指南；如果同一團隊也撰寫撥款建議書，請看撥款申請甘特圖範本。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 四個組別：「理據與對象」、「創作與夥伴」、「啟動與批次」和「致謝與成效」，共 21 項工作和四個里程碑：「理據及分類已通過」、「配對捐款已確認」、「活動啟動」和「致謝已完成」。
- 一道籌款理據關口：「撰寫籌款理據」和「劃分捐款人名單」同時進行，所有創作、夥伴和數碼工作都接在「理據及分類已通過」之後。
- 令印刷訂單停下來的夥伴等候：「等待配對捐款確認」（8 個工作日）帶出「配對捐款已確認」，「印刷呼籲宣傳包」連同設計都要等它。
- 重疊的批次：「發出電郵批次 1」在「發出郵寄批次 1」開始後 1 個工作日開始，「發出提醒電郵及第二次郵寄」則相隔 5 日。
- 與活動並行並把關下一步的致謝：「寄出致謝信及收據」與各批次重疊，而「致謝已完成」排在「檢討活動成效」和「規劃下一次呼籲」之前。
何時使用本範本
- 你正規劃年終、緊急或恆常的籌款呼籲，想知道是印刷所需時間還是夥伴決定啟動日。
- 你有配對捐款或類似的夥伴承諾，想知道確認遲了會令印好的宣傳包推遲多少。
- 啟動日與活動或季節等固定日期掛鈎，你想確認印刷、夥伴和網頁工作能否趕及。
- 你每年都舉辦呼籲，想要一個標準計劃，每次調整大小，並讓致謝排在下一次呼籲之前。
逐項任務嘅計劃
圖表入面每項任務，連同以工作日計嘅工期同佢哋等緊嘅前置任務。依賴用步驟編號表示；SS 係開始到開始，FF 係完成到完成，+n 係以工作日計嘅延遲。
| # | 任務 | 分組 | 工作日 | 依賴於 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 議定活動目標及對象 | 理據與對象 | 3 | |
| 2 | 撰寫籌款理據 | 理據與對象 | 5 | 1 |
| 3 | 劃分捐款人名單 | 理據與對象 | 4 | 1 |
| 4 | 理據及分類已通過 | 理據與對象 | 里程碑 | 2, 3 |
| 5 | 設計呼籲信及回條 | 創作與夥伴 | 6 | 4 |
| 6 | 請配對捐款夥伴確認 | 創作與夥伴 | 2 | 4 |
| 7 | 等待配對捐款確認 | 創作與夥伴 | 8 | 6 |
| 8 | 配對捐款已確認 | 創作與夥伴 | 里程碑 | 7 |
| 9 | 印刷呼籲宣傳包 | 創作與夥伴 | 10 | 5, 8 |
| 10 | 製作捐款頁面及電郵範本 | 啟動與批次 | 5 | 4 |
| 11 | 在頁面及電郵加入配對捐款字句 | 啟動與批次 | 2 | 8, 10 |
| 12 | 測試捐款頁面及收據 | 啟動與批次 | 2 | 11 |
| 13 | 活動啟動 | 啟動與批次 | 里程碑 | 9, 12 |
| 14 | 發出郵寄批次 1 | 啟動與批次 | 3 | 13 |
| 15 | 發出電郵批次 1 | 啟動與批次 | 2 | 14SS+1 |
| 16 | 發出提醒電郵及第二次郵寄 | 啟動與批次 | 3 | 14+5, 15 |
| 17 | 寄出致謝信及收據 | 致謝與成效 | 10 | 14SS+3, 16FF+5 |
| 18 | 核對捐款並更新捐款人紀錄 | 致謝與成效 | 4 | 16, 17 |
| 19 | 致謝已完成 | 致謝與成效 | 里程碑 | 18 |
| 20 | 檢討活動成效 | 致謝與成效 | 3 | 19 |
| 21 | 規劃下一次呼籲 | 致謝與成效 | 4 | 19 |
運作方式
先定理據才開始製作
保留「理據及分類已通過」作為創作、夥伴和網頁工作的關口。如果理據已經落實，可把「撰寫籌款理據」和「劃分捐款人名單」縮短至數日。
更換夥伴等候時間
按夥伴告訴你的時間設定「等待配對捐款確認」。如果確認可以在印刷後才到，而宣傳包不會提及配對，可移除「配對捐款已確認」連向「印刷呼籲宣傳包」的連結。
使用真實的印刷時間
把「印刷呼籲宣傳包」設為印刷商或郵寄公司提供的所需時間。它是啟動前最長的工作，所以這裏的改動比其他任何工作更能移動「活動啟動」。
檢查重疊及間隔
1 日的開始到開始連結讓電郵在郵件寄出期間開始，而「發出提醒電郵及第二次郵寄」之前的 5 日間隔是一項選擇。請按你的捐款人和發送上限調整兩者。
日期固定就把它釘住
如果啟動日已固定，請為「議定活動目標及對象」設定你開始的日子作開始日期，並為「活動啟動」設定固定日期。然後留意衝突標記，它會顯示工作容許的最早日期。
加入負責人、分享及匯出
把每項工作的負責人加入「人員」，以連結與團隊和夥伴聯絡人分享圖表，並匯出 PDF 或 PNG 給委員會。
常見問題
為甚麼印刷要等配對捐款？
因為印出來的文字無法更正。在這個範本中，「印刷呼籲宣傳包」要同時等設計和「配對捐款已確認」，而電郵和頁面只需在「在頁面及電郵加入配對捐款字句」之前取得確認。如果你的宣傳包沒有提及配對，可移除該連結，印刷訂單就能提早開始。
我的啟動日已固定，圖表能檢查嗎？
可以。為第一項工作設定你開始的日子作固定開始日期，再為「活動啟動」設定訂下的日期作固定開始日期。計劃向前排程，所以如果印刷和夥伴這條路徑無法在該日前完成，里程碑會出現衝突標記。請比較完成日期與你需要的日期，並縮短或重疊決定它的工作。
圖表知道夥伴有沒有確認嗎？
不知道。它顯示你預計何時收到回覆以及打算等多久。夥伴回覆後，更改「等待配對捐款確認」的工期，其後的日期就會移動。
為甚麼致謝要排在下一次呼籲之前？
因為「致謝已完成」是「檢討活動成效」和「規劃下一次呼籲」的關口，所以下一次呼籲不能在這次致謝之前規劃。如果你並行規劃下一次呼籲，可刪除連結，但請先確認兩者如何觸及同一批捐款人。
時間線會令活動合規嗎？
不會。它只為工作排程，不會令郵寄、收據或配對捐款承諾符合適用於你的規則。請把這些檢查另列為有負責人的工作，並參考甘特圖負責人指南。