點樣用甘特圖規劃會議籌備時間線
用甘特圖規劃會議時間線：場地合約、開放徵集講者、議程、贊助、報名期、營運同跟進，以及點樣用前置時間測試固定日期。
會議圍繞需時數星期先落實、又唔能催谷嘅承諾而籌備。本指南教你放上甘特圖，喺議程匯合，並拿固定嘅會議日期同真實前置時間對照。
簡而言之
- 場地合約簽訂之前唔好定日期，並將合約規劃成有自己長度嘅工作。
- 將徵集講者或報名期等開放時段，規劃成相應長度嘅工作。
- 用完成至完成連結，將委員會審閱同最終人數連去時段結尾。
- 喺議程匯合各條工作流，並預計議程遲咗會拖後之後所有嘢。
- 將會議當日釘住真實日期，並拿完成日期同你需要嘅日期比較。
先規劃最長嘅承諾
會議籌備通常係前段出事，而唔係後段。場地合約比預期耐，日期未確認就開放徵集講者，又拿未存在嘅議程去接洽贊助商。到現場工作到期，餘裕幾個月前已經用晒，卻冇人講得出幾時。
由本身有長度嘅承諾開始：場地合約、徵集講者、贊助流程同報名期。每項畀一個工作天工期，並記錄佢等咩。然後搵各條工作流匯合嘅里程碑。大部分會議都係議程：報名、交通、訂購同宣傳都依賴佢，所以議程遲咗，整個計劃後半部分都會移後。
有啲工作係時段而非工作。徵集講者開放一段固定時間，報名期則運行至截止。將佢們規劃成相應長度嘅工作，並將依賴其結束嘅工作，例如委員會審閱或最終人數，連去時段嘅結尾而唔係開頭。帶延遲嘅完成至完成連結就可以做到：審閱喺收到投稿時已開始，並喺徵集結束後數日完成。
下面嘅例子分階段建立會議範本。想睇範本同每個組別嘅說明，可以參考 /yue/templates/會議籌備甘特圖 。單日活動可以參考 /yue/templates/活動策劃甘特圖 。展覽都係類似結構；最後一個階段會說明要做嘅改動。
分階段建立嘅會議計劃
五個組別共十九項工作。工期僅供說明，請設定你自己嘅工期。打開試算表面板，睇每個階段背後嘅行。
場地主導一切
「訂立概念、預算同日期範圍」（5個工作天）、「物色並視察場地」（8個）同「磋商並簽訂場地合約」（10個）依次進行，然後係里程碑「日期與場地確認」。即係23個工作天之後，其他嘢先可以定日期。
講者徵集同完成至完成審閱
「開放徵集講者」係20個工作天。「籌備委員會審閱投稿」（10個）同佢係完成至完成，延遲3日，所以喺徵集期間開始，並喺結束後三日完成。「邀請主題講者」（6個）並排進行，而「議程確定」要等兩者。
贊助同報名
「贊助計劃書與接洽」（25個）同「建立報名網站」（8個）由場地里程碑開始。「報名期」（30個）要等「議程確定」同網站。「宣傳與夥伴電郵」（30個）喺報名開放後兩個工作天開始。
營運、會議當日同跟進
「視聽、餐飲與住宿訂購」（10個）跟住議程，而「向場地及餐飲供應商提供最終人數」（2個）要等報名。「節目流程與職員簡報」（5個）要等講者交通、訂購同人數。「會議舉行日」（3個）亦要等贊助接洽，然後係「參加者問卷與贊助商報告」（6個）同「結算帳目與總結經驗」（4個）。
運作方式
列出前置時間最長嘅承諾
由場地、徵集講者、贊助同報名開始。每項畀一個工作天工期，反映你實際需要幾耐，而唔係你希望幾耐。
將場地設為里程碑
加入一項長度為0、跟住合約嘅工作，並令徵集講者、贊助流程同報名網站都依賴佢。未到達之前，下游冇日期。
將時段規劃成工作，並連去佢們嘅結尾
設定徵集同報名期嘅長度。令審閱同徵集做完成至完成，例如 5FF+3，而最終人數就依賴報名結束。
喺議程匯合各條工作流
將報名、交通同場地訂購連去議程里程碑。開啟「檢視」→「關鍵路徑」，睇邊條鏈決定完成日期。
測試固定日期
喺會議當日設定固定「開始」。如果之前嘅工作需要更多時間，該工作會標示其依賴工作容許嘅最早日期；如果時間有餘，就會出現空隙。拿完成日期同你需要嘅日期比較，並縮短或重疊關鍵路徑上嘅工作。
加入負責人、分享同匯出
喺「人員」欄填上負責人，同委員會分享圖表，並為贊助商或場地匯出PDF。
應避免的錯誤
對長合約用短工期
場地或贊助協議可能比例子長得多。請用你自己嘅經驗；範本嘅長度只係說明。
將審閱連去徵集開頭
完成至開始連結會令審閱等到徵集結束。帶延遲嘅完成至完成連結，令審閱可以提早開始，仍然喺最後一份投稿之後結束。
忘記日期係向前計算
圖表由項目開始日起規劃。固定日期係對計劃嘅檢查：拿完成日期同你需要嘅日期比較。
漏咗跟進
問卷、贊助商報告同結算帳目都係有長度嘅工作。將佢們保留喺圖表入面，項目就唔會喺活動最後一日就當完成。
打開會議甘特圖
打開會議範本，將前置時間改成你自己嘅，並拿你嘅會議日期對照計劃測試。
相關指南
常見問題
點樣用同一方法規劃展覽？
保留場地、報名同跟進嘅結構。將徵集講者同議程換成展位設計、有前置時間嘅付運同人手安排，並令最後嘅工作依賴佢們。
點樣顯示開放數星期嘅徵集講者？
用一項有該長度嘅工作。用帶延遲嘅完成至完成依賴，將委員會審閱連去徵集結尾，審閱就可以喺投稿到達時開始。
可以喺圖表追蹤報名同贊助付款嗎？
唔可以。QueryChart排程工作，並以百分比記錄進度。報名人數同贊助付款請留喺你用嚟處理嘅系統，並喺工作備註提及。
圖表可以話我知每項工作嘅最遲日期嗎？
佢顯示依賴容許嘅最早日期同關鍵路徑。將會議當日釘住真實日期，睇計劃配唔配合，並用關鍵路徑睇邊啲工作冇餘裕。
