Sådan planlægger du en konference i et Gantt-diagram
Planlæg en konference som Gantt-diagram: lokalekontrakt, åben indkaldelse af talere, program, sponsorer, tilmeldingsperiode, drift og opfølgning, og hvordan du afprøver en fast dato mod dine ledetider.
En konference planlægges omkring forpligtelser, der tager uger at lukke og ikke kan skyndes på. Guiden viser, hvordan du lægger dem ind i et Gantt-diagram, samler dem ved programmet og afprøver en fast konferencedato mod dine reelle ledetider.
Kort fortalt
- Giv intet en dato, før lokalekontrakten er underskrevet, og planlæg kontrakten som en opgave med sin egen længde.
- Planlæg åbne vinduer, som en indkaldelse af talere eller en tilmeldingsperiode, som opgaver af den længde.
- Forbind udvalgets gennemgang og de endelige antal til vinduets slutning med slut-til-slut.
- Saml strømmene ved programmet, og forvent, at et sent program flytter alt efter det.
- Bind konferencedagene til den rigtige dato, og sammenlign slutdatoen med den dato, du skal bruge.
Planlæg de lange forpligtelser først
Konferenceplanlægning går galt foran, ikke bagved. Lokalekontrakten tager længere tid end ventet, indkaldelsen af talere åbnes, før datoen er bekræftet, og sponsorerne kontaktes med et program, der ikke findes endnu. Når opgaverne på selve stedet forfalder, er marginen brugt for måneder siden, og ingen kan sige hvornår.
Begynd med de forpligtelser, der har en længde for sig selv: lokalekontrakten, indkaldelsen af talere, sponsorforløbet og tilmeldingsperioden. Giv hver en varighed i arbejdsdage, og skriv, hvad den venter på. Led derefter efter den milepæl, hvor strømmene mødes. På de fleste konferencer er det programmet: tilmelding, rejser, bestillinger og markedsføring afhænger alle af det, så et forsinket program flytter hele den bagerste halvdel af planen.
Nogle opgaver er vinduer, ikke arbejde. En indkaldelse af talere er åben i en bestemt periode, og en tilmeldingsperiode løber, til den lukker. Planlæg dem som opgaver af den længde, og forbind de opgaver, der afhænger af deres afslutning, som udvalgets gennemgang eller de endelige antal, til vinduets slutning frem for dets start. Et slut-til-slut-link med forsinkelse gør det: gennemgangen kan begynde, mens indsendelserne kommer ind, og slutte nogle dage efter, at indkaldelsen lukker.
Eksemplet nedenfor bygger konferenceskabelonen i trin. Til skabelonen med noter til hver gruppe, se /da/templates/konference-gantt-diagram. Til et endagsevent, se /da/templates/eventplanlaegning-gantt-diagram. Messer følger samme form; det sidste trin beskriver ændringerne.
En konferenceplan, bygget i trin
Nitten opgaver fordelt på fem grupper. Varighederne er eksempler; sæt dine egne. Åbn regnearkspanelet for at se rækkerne bag hvert trin.
Lokalet styrer alt
"Fastlæg koncept, budget og datointerval" (5 arbejdsdage), "Udvælg og besøg lokaler" (8) og "Forhandl og underskriv lokalekontrakt" (10) følger efter hinanden, og milepælen "Dato og lokale bekræftet" kommer bagefter. Det er 23 arbejdsdage, før noget andet kan få en dato.
En indkaldelse af talere og en slut-til-slut-gennemgang
"Åbn indkaldelse af talere" er 20 arbejdsdage. "Programudvalget gennemgår indsendelser" (10) er slut-til-slut med den, med en forsinkelse på 3, så den starter under indkaldelsen og slutter tre dage efter, at den lukker. "Inviter keynote-talere" (6) kører ved siden af, og "Program aftalt" venter på begge.
Sponsorer og tilmelding
"Sponsorprospekt og henvendelser" (25) og "Byg tilmeldingsside" (8) starter ved lokalemilepælen. "Tilmeldingsperiode" (30) venter på "Program aftalt" og siden. "Markedsføring og partnermails" (30) starter to arbejdsdage efter, at tilmeldingen åbner.
Drift, dagene og opfølgningen
"Bestilling af AV, forplejning og overnatning" (10) følger programmet, og "Endelige antal til lokale og cateringfirma" (2) venter på tilmeldingen. "Køreplan og personalebriefing" (5) venter på talernes rejser, bestillingerne og antallene. "Konferencedage" (3) venter også på sponsorhenvendelserne, derefter kommer "Deltagerundersøgelse og sponsorrapporter" (6) og "Afslut regnskab og opsamling på erfaringer" (4).
Sådan fungerer det
List forpligtelserne med de længste ledetider
Begynd med lokalet, indkaldelsen af talere, sponsorerne og tilmeldingen. Giv hver en varighed i arbejdsdage, der afspejler, hvor lang tid det tager i praksis, ikke hvor lang tid du håber, det tager.
Gør lokalet til en milepæl
Tilføj en opgave med længden 0, der følger kontrakten, og lad indkaldelsen af talere, sponsorforløbet og tilmeldingssiden afhænge af den. Intet nedstrøms har en dato, før den er nået.
Planlæg vinduer som opgaver, og forbind til deres slutning
Sæt længden af indkaldelsen og af tilmeldingsperioden. Gør gennemgangen slut-til-slut med indkaldelsen, for eksempel 5FF+3, og lad de endelige antal afhænge af tilmeldingens slutning.
Saml strømmene ved programmet
Forbind tilmelding, rejser og lokalebestillinger til programmilepælen. Slå Visning, Kritisk vej til for at se, hvilken kæde der bestemmer slutdatoen.
Afprøv den faste dato
Sæt en fast start på konferencedagene. Hvis arbejdet før dem kræver mere tid, markeres opgaven med den tidligste dato, dens afhængigheder tillader; er der ekstra tid, vises et hul. Sammenlign slutdatoen med den dato, du skal bruge, og forkort eller overlap opgaver på den kritiske vej.
Tilføj ansvarlige, del og eksportér
Sæt den ansvarlige person på under Personer (People), del diagrammet med udvalget, og eksportér en PDF til sponsorer eller lokalet.
Faldgruber du skal undgå
Korte varigheder til en lang kontrakt
En lokale- eller sponsoraftale kan tage langt længere tid end eksemplets. Brug din egen erfaring; skabelonens længder er eksempler.
At forbinde gennemgangen til indkaldelsens start
Et slut-til-start-link får gennemgangen til at vente, til indkaldelsen er lukket. Et slut-til-slut-link med forsinkelse lader den starte tidligere og alligevel slutte efter den sidste indsendelse.
At glemme, at datoer beregnes fremad
Diagrammet planlægger fra projektets start. En fast dato er en kontrol af planen: sammenlign slutdatoen med den dato, du skal bruge.
At udelade opfølgningen
Undersøgelsen, sponsorrapporterne og afslutningen af regnskabet er opgaver med længder. Behold dem i diagrammet, så projektet ikke slutter på eventets sidste dag.
Åbn Gantt-diagrammet for konference
Åbn konferenceskabelonen, ret ledetiderne til dine egne, og afprøv din konferencedato mod planen.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan planlægger jeg en messe med samme metode?
Behold formen med lokale, tilmelding og opfølgning. Erstat indkaldelsen af talere og programmet med standdesign, forsendelse med ledetid og bemanding, og lad de sidste opgaver afhænge af dem.
Hvordan viser jeg en indkaldelse af talere, der er åben i flere uger?
Som en opgave af den længde. Forbind udvalgets gennemgang til indkaldelsens slutning med en slut-til-slut-afhængighed og en forsinkelse, så gennemgangen kan begynde, mens indsendelserne kommer.
Kan jeg følge tilmeldinger og sponsorbetalinger i diagrammet?
Nej. QueryChart planlægger opgaverne og registrerer fremdrift som en procent. Hold tilmeldingstal og sponsorbetalinger i de systemer, du bruger til dem, og henvis til dem i opgavernes noter.
Kan diagrammet fortælle mig den seneste dato for hver opgave?
Det viser de tidligste datoer, afhængighederne tillader, og den kritiske vej. Bind konferencedagene til den rigtige dato for at se, om planen passer, og brug den kritiske vej til at se, hvilke opgaver der ikke har luft.
