Gantt-diagram til konferenceplanlægning: fra lokale til opfølgning
Redigerbart Gantt-diagram til konferenceplanlægning: lokalekontrakt, indkaldelse af talere, program, sponsorer, tilmelding, drift, konferencedage og opfølgning, med afhængigheder og milepæle. Varighederne er eksempler.
Hvad er gantt-diagram til konferenceplanlægning: fra lokale til opfølgning?
En konference adskiller sig fra et endagsevent ved længden af sine forpligtelser. Lokalekontrakten skal forhandles og underskrives, før noget andet kan få en dato, indkaldelsen af talere er åben i flere uger og kan ikke skyndes på, sponsorer tager længere tid at lande, end dem, der spørger dem, forventer, og tilmelding er en periode, du styrer, ikke en opgave, du bliver færdig med. En kort tjekliste skjuler det. En tidsplan med afhængigheder viser, hvilke af dem der afgør den tidligste dato, konferencen kan holdes.
Skabelonen har fem grupper: Fundament, Program, Sponsorer og tilmelding, Drift og Event og efterfølgende. I Fundament efterfølges »Fastlæg koncept, budget og datointerval« (5 arbejdsdage) af »Udvælg og besøg lokaler« (8) og »Forhandl og underskriv lokalekontrakt« (10), og milepælen »Dato og lokale bekræftet« følger. Intet andet får en dato, før den er nået. Derefter starter indkaldelsen af talere, keynote-invitationerne, sponsorhenvendelserne og tilmeldingssiden.
»Åbn indkaldelse af talere« er 20 arbejdsdage. »Programudvalget gennemgår indsendelser« (10) er slut-til-slut med indkaldelsen med en forsinkelse på 3, så udvalget begynder at læse under indkaldelsen og er færdigt tre arbejdsdage efter, at den lukker. »Inviter keynote-talere« (6) kører ved siden af. Milepælen »Program aftalt« venter på gennemgangen og keynote-talerne. »Tilmeldingsperiode« (30) kan ikke åbne, før programmet er aftalt og tilmeldingssiden er bygget, og »Markedsføring og partnermails« (30) starter to arbejdsdage efter, at den åbner. »Sponsorprospekt og henvendelser« (25) ligger ikke på tilmeldingens vej, men »Konferencedage« venter på den.
Under Drift følger »Bestilling af AV, forplejning og overnatning« efter programmet. »Endelige antal til lokale og cateringfirma« (2) venter på, at tilmeldingsperioden slutter, og »Køreplan og personalebriefing« venter på talernes rejser, bestillingerne og de endelige antal. »Konferencedage« er 3 arbejdsdage. »Deltagerundersøgelse og sponsorrapporter« og »Afslut regnskab og opsamling på erfaringer« følger. Alle varigheder er eksempler og korte. Reelle ledetider for lokaler og sponsorer er ofte meget længere, så ret opgaverne til dine egne. Hvis konferencedatoen er fast, så bind »Konferencedage« til den og sammenlign slutdatoen med den dato, du skal bruge. En fast start, som de tidligere opgaver ikke kan nå, markeres med den tidligste dato, de tillader, og en fast start senere end det efterlader et synligt hul.
Hvis du udstiller på en messe frem for at holde en, så behold formen med lokale og tilmelding, drop indkaldelsen af talere og erstat program- og sponsoropgaverne med standdesign, forsendelse med ledetid og bemanding. Til et mindre endagsevent er der /da/templates/eventplanlaegning-gantt-diagram. Til kontrakttrinnet viser kontraktgodkendelsesprocessen på /da/templates/kontraktgodkendelse-proces og leverandørkontraktens forhandlingsproces på /da/templates/leverandoerkontrakt-forhandlingsproces forløbet, og til afslutningen projektafslutningsprocessen på /da/templates/projektafslutning-proces. Om milepæle og kritisk vej kan du læse /da/guides/milepaele-i-gantt-diagram og /da/guides/kritisk-vej-i-gantt-diagram.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fem grupper, Fundament, Program, Sponsorer og tilmelding, Drift og Event og efterfølgende, med 19 opgaver og to milepæle: »Dato og lokale bekræftet« og »Program aftalt«.
- Et lokale, der styrer planen: »Fastlæg koncept, budget og datointerval«, »Udvælg og besøg lokaler« og »Forhandl og underskriv lokalekontrakt« kører i rækkefølge, og »Dato og lokale bekræftet« følger efter dem.
- En indkaldelse af talere med et slut-til-slut-link: »Programudvalget gennemgår indsendelser« slutter tre arbejdsdage efter »Åbn indkaldelse af talere«, og »Inviter keynote-talere« kører ved siden af.
- Sponsorer og tilmelding som separate strømme: »Sponsorprospekt og henvendelser« (25 arbejdsdage), »Byg tilmeldingsside«, »Tilmeldingsperiode« (30) og »Markedsføring og partnermails« (30), som starter to arbejdsdage efter, at tilmeldingen åbner.
- Drift og opfølgning: »Endelige antal til lokale og cateringfirma«, »Køreplan og personalebriefing«, »Konferencedage«, »Deltagerundersøgelse og sponsorrapporter« og »Afslut regnskab og opsamling på erfaringer«.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Du arrangerer en konference, et topmøde eller en kongres med lokalekontrakt, talere, sponsorer og tilmelding.
- Du skal vise et udvalg eller en kunde, hvornår lokalet senest skal underskrives, og hvornår programmet kan offentliggøres.
- Du vil afprøve en fast konferencedato mod ledetiderne i planen.
- Du holder konferencen hvert år og vil have en standardplan at redigere.
Planen, opgave for opgave
Alle opgaver i diagrammet med længde i arbejdsdage og det, de venter på. En afhængighed er et trinnummer; SS er start-til-start, FF er slut-til-slut, og +n er en forsinkelse i arbejdsdage.
| # | Opgave | Gruppe | Arbejdsdage | Afhænger af |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Fastlæg koncept, budget og datointerval | Fundament | 5 | |
| 2 | Udvælg og besøg lokaler | Fundament | 8 | 1 |
| 3 | Forhandl og underskriv lokalekontrakt | Fundament | 10 | 2 |
| 4 | Dato og lokale bekræftet | Fundament | Milepæl | 3 |
| 5 | Åbn indkaldelse af talere | Program | 20 | 4 |
| 6 | Programudvalget gennemgår indsendelser | Program | 10 | 5FF+3 |
| 7 | Inviter keynote-talere | Program | 6 | 4 |
| 8 | Program aftalt | Program | Milepæl | 6, 7 |
| 9 | Talerbekræftelser og rejser | Program | 10 | 8 |
| 10 | Sponsorprospekt og henvendelser | Sponsorer og tilmelding | 25 | 4 |
| 11 | Byg tilmeldingsside | Sponsorer og tilmelding | 8 | 4 |
| 12 | Tilmeldingsperiode | Sponsorer og tilmelding | 30 | 8, 11 |
| 13 | Markedsføring og partnermails | Sponsorer og tilmelding | 30 | 12SS+2 |
| 14 | Bestilling af AV, forplejning og overnatning | Drift | 10 | 8 |
| 15 | Endelige antal til lokale og cateringfirma | Drift | 2 | 12 |
| 16 | Køreplan og personalebriefing | Drift | 5 | 9, 14, 15 |
| 17 | Konferencedage | Event og efterfølgende | 3 | 10, 16 |
| 18 | Deltagerundersøgelse og sponsorrapporter | Event og efterfølgende | 6 | 17 |
| 19 | Afslut regnskab og opsamling på erfaringer | Event og efterfølgende | 4 | 18 |
Sådan fungerer det
Behandl lokalekontrakten som porten
Behold »Dato og lokale bekræftet« som den milepæl, som indkaldelsen af talere, sponsorerne og tilmeldingssiden alle venter på. Forlæng »Forhandl og underskriv lokalekontrakt«, så den svarer til din reelle ledetid.
Giv indkaldelsen af talere dens reelle længde
Sæt varigheden af »Åbn indkaldelse af talere«, og behold udvalgets gennemgang slut-til-slut med den, så gennemgangen starter, mens indsendelserne kommer ind, og slutter kort efter, at indkaldelsen lukker.
Saml strømmene ved programmet
»Program aftalt« venter på gennemgangen og keynote-talerne. Tilmelding, rejser og bestillinger afhænger alle af det, og derfor flytter et forsinket program hele den bagerste halvdel af planen.
Kør tilmelding og markedsføring sammen
Start markedsføringen med et start-til-start-link og en lille forsinkelse efter, at tilmeldingen åbner, og bind »Endelige antal til lokale og cateringfirma« til slutningen af tilmeldingsperioden.
Bind konferencedagene, hvis datoen er fast
Sæt en fast start på »Konferencedage«. Hvis de tidligere opgaver kræver mere tid, markeres opgaven med den tidligste dato, dens afhængigheder tillader. Forkort eller overlap opgaver på den kritiske vej, til markeringen forsvinder.
Planlæg opfølgningen og del diagrammet
Behold undersøgelsen, sponsorrapporterne og afslutningen i planen, sæt ansvarlige på under Personer, og del diagrammet med udvalget eller eksportér en PDF.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor langt i forvejen bør en konference planlægges?
Det afhænger af konferencens størrelse og af lokalet. Varighederne i skabelonen giver tilsammen omkring 19 arbejdsuger, kun som eksempel. Brug dine egne ledetider, især for lokalekontrakten og sponsorerne.
Kan jeg bruge den til en messe?
Ja, med tilpasninger. Hvis du udstiller, så fjern indkaldelsen af talere og programopgaverne og tilføj standdesign, forsendelse med ledetid og bemanding. Opgaverne til tilmelding og opfølgning kan blive stående.
Kan jeg tjekke planen mod en fast konferencedato?
Ja. Bind »Konferencedage« til datoen. Tidsplanen beregnes stadig fremad fra start: hvis opgaverne før den kræver mere tid, markeres den med den tidligste dato, de tillader, og er der ekstra tid, ser du et hul før den.
Kan diagrammet håndtere en konference over flere dage?
Ja. Giv »Konferencedage« det antal arbejdsdage, den varer. Varigheder angives i arbejdsdage, mandag til fredag.
