Gantt-Diagramm Konferenzplanung: Vorlage von Location bis Follow-up
Bearbeitbares Gantt-Diagramm für die Konferenzplanung: Location-Vertrag, Call for Speakers, Programm, Sponsoren, Anmeldung, Organisation, Konferenztage und Nachbereitung, mit Abhängigkeiten und Meilensteinen.
Was ist Gantt-Diagramm konferenzplanung: vorlage von location bis follow-up?
Eine Konferenz unterscheidet sich von einer eintägigen Veranstaltung durch die Länge ihrer Verpflichtungen. Der Location-Vertrag muss verhandelt und unterschrieben sein, bevor irgendetwas anderes einen Termin bekommt, der Call for Speakers ist wochenlang offen und lässt sich nicht beschleunigen, Sponsoren brauchen länger, als die Anfragenden erwarten, und die Anmeldung ist ein Zeitraum, den man steuert, keine Aufgabe, die man abschließt. Eine kurze Checkliste verbirgt das. Ein Zeitplan mit Abhängigkeiten zeigt, welche dieser Punkte den frühestmöglichen Konferenztermin bestimmen.
Die Vorlage hat fünf Gruppen: Grundlagen, Programm, Sponsoren und Anmeldung, Organisation sowie Veranstaltung und Nachbereitung. In den Grundlagen folgen auf „Konzept, Budget und Zeitraum festlegen“ (5 Arbeitstage) die Aufgaben „Locations vorauswählen und besichtigen“ (8) und „Location-Vertrag verhandeln, abschließen“ (10), danach kommt der Meilenstein „Termin und Location bestätigt“. Bis er erreicht ist, bekommt nichts anderes einen Termin. Danach starten der Call for Speakers, die Keynote-Einladungen, die Sponsoren-Ansprache und die Anmeldeseite.
„Call for Speakers öffnen“ dauert 20 Arbeitstage. „Programmkomitee prüft Einreichungen“ (10) ist mit einem Versatz von 3 von Ende zu Ende mit dem Call verknüpft: Das Komitee beginnt während des Calls zu lesen und endet drei Arbeitstage nach dessen Schluss. „Keynote-Speaker einladen“ (6) läuft daneben. Der Meilenstein „Programm beschlossen“ wartet auf die Prüfung und die Keynotes. Die „Anmeldephase“ (30) kann erst öffnen, wenn das Programm beschlossen und die Anmeldeseite gebaut ist, und „Werbung und Partner-Mailings“ (30) beginnt zwei Arbeitstage nach ihrem Start. „Sponsoren-Prospekt und Ansprache“ (25) liegt nicht auf dem Anmeldepfad, aber „Konferenztage“ wartet darauf.
In der Organisation folgen „Bestellungen: AV, Catering, Unterkunft“ auf das Programm. „Endgültige Zahlen an Location, Caterer“ (2) warten auf das Ende der Anmeldephase, und „Ablaufplan und Team-Briefing“ wartet auf die Reisen der Speaker, die Bestellungen und die endgültigen Zahlen. „Konferenztage“ dauern 3 Arbeitstage. Es folgen „Teilnehmerumfrage und Sponsorenberichte“ und „Abrechnung und Lessons Learned“. Alle Dauern sind Beispiele und kurz gewählt. Reale Vorlaufzeiten bei Locations und Sponsoren sind oft deutlich länger, passen Sie die Aufgaben daher an. Steht der Konferenztermin fest, legen Sie „Konferenztage“ auf dieses Datum und vergleichen Sie das Enddatum mit dem Datum, das Sie brauchen. Ein fester Start, den die früheren Aufgaben nicht schaffen, wird mit dem frühestmöglichen Datum markiert, ein späterer fester Start lässt eine sichtbare Lücke.
Wenn Sie auf einer Messe ausstellen statt eine auszurichten, behalten Sie die Form aus Location und Anmeldung, lassen den Call for Speakers weg und ersetzen Programm- und Sponsorenaufgaben durch Standdesign, Versand mit Vorlaufzeit und Personaleinsatz. Für eine kleinere eintägige Veranstaltung nutzen Sie die [Vorlage zur Veranstaltungsplanung](/de/templates/veranstaltungsplanung-gantt-diagramm). Für den Vertragsschritt siehe den [Prozess zur Vertragsfreigabe](/de/templates/vertragsfreigabe-prozess) und den [Verhandlungsprozess für Lieferantenverträge](/de/templates/verhandlungsprozess-fuer-lieferantenvertraege), für den Abschluss den [Projektabschluss-Prozess](/de/templates/projektabschluss-prozess). Zu Meilensteinen und kritischem Pfad siehe die Leitfäden zu [Meilensteinen](/de/guides/gantt-diagramm-meilensteine) und zum [kritischen Pfad](/de/guides/gantt-diagramm-kritischer-pfad).
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Fünf Gruppen – Grundlagen, Programm, Sponsoren und Anmeldung, Organisation sowie Veranstaltung und Nachbereitung – mit 19 Aufgaben und zwei Meilensteinen: „Termin und Location bestätigt“ und „Programm beschlossen“.
- Eine Location, die den Plan steuert: „Konzept, Budget und Zeitraum festlegen“, „Locations vorauswählen und besichtigen“ und „Location-Vertrag verhandeln, abschließen“ laufen nacheinander, danach folgt „Termin und Location bestätigt“.
- Ein Call for Speakers mit Verknüpfung von Ende zu Ende: „Programmkomitee prüft Einreichungen“ endet drei Arbeitstage nach „Call for Speakers öffnen“, und „Keynote-Speaker einladen“ läuft daneben.
- Sponsoren und Anmeldung als getrennte Stränge: „Sponsoren-Prospekt und Ansprache“ (25 Arbeitstage), „Anmeldeseite aufbauen“, „Anmeldephase“ (30) und „Werbung und Partner-Mailings“ (30), das zwei Arbeitstage nach dem Öffnen der Anmeldung beginnt.
- Organisation und Nachbereitung: „Endgültige Zahlen an Location, Caterer“, „Ablaufplan und Team-Briefing“, „Konferenztage“, „Teilnehmerumfrage und Sponsorenberichte“ und „Abrechnung und Lessons Learned“.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie organisieren eine Konferenz, einen Gipfel oder einen Kongress mit Location-Vertrag, Speakern, Sponsoren und Anmeldung.
- Sie müssen einem Komitee oder Auftraggeber zeigen, wann die Location unterschrieben sein muss und wann das Programm veröffentlicht werden kann.
- Sie wollen einen festen Konferenztermin gegen die Vorlaufzeiten im Plan prüfen.
- Sie richten die Konferenz jedes Jahr aus und wollen einen Standardplan zum Anpassen.
Der Plan, Aufgabe für Aufgabe
Alle Aufgaben des Diagramms mit ihrer Dauer in Arbeitstagen und dem, worauf sie warten. Eine Abhängigkeit ist eine Schrittnummer; SS bedeutet Start-zu-Start, FF Ende-zu-Ende, +n eine Verzögerung in Arbeitstagen.
| # | Aufgabe | Gruppe | Arbeitstage | Abhängig von |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Konzept, Budget und Zeitraum festlegen | Grundlagen | 5 | |
| 2 | Locations vorauswählen und besichtigen | Grundlagen | 8 | 1 |
| 3 | Location-Vertrag verhandeln, abschließen | Grundlagen | 10 | 2 |
| 4 | Termin und Location bestätigt | Grundlagen | Meilenstein | 3 |
| 5 | Call for Speakers öffnen | Programm | 20 | 4 |
| 6 | Programmkomitee prüft Einreichungen | Programm | 10 | 5FF+3 |
| 7 | Keynote-Speaker einladen | Programm | 6 | 4 |
| 8 | Programm beschlossen | Programm | Meilenstein | 6, 7 |
| 9 | Zusagen und Reisen der Speaker | Programm | 10 | 8 |
| 10 | Sponsoren-Prospekt und Ansprache | Sponsoren und Anmeldung | 25 | 4 |
| 11 | Anmeldeseite aufbauen | Sponsoren und Anmeldung | 8 | 4 |
| 12 | Anmeldephase | Sponsoren und Anmeldung | 30 | 8, 11 |
| 13 | Werbung und Partner-Mailings | Sponsoren und Anmeldung | 30 | 12SS+2 |
| 14 | Bestellungen: AV, Catering, Unterkunft | Organisation | 10 | 8 |
| 15 | Endgültige Zahlen an Location, Caterer | Organisation | 2 | 12 |
| 16 | Ablaufplan und Team-Briefing | Organisation | 5 | 9, 14, 15 |
| 17 | Konferenztage | Veranstaltung und Nachbereitung | 3 | 10, 16 |
| 18 | Teilnehmerumfrage und Sponsorenberichte | Veranstaltung und Nachbereitung | 6 | 17 |
| 19 | Abrechnung und Lessons Learned | Veranstaltung und Nachbereitung | 4 | 18 |
So funktioniert es
Den Location-Vertrag als Tor behandeln
Behalten Sie „Termin und Location bestätigt“ als Meilenstein, auf den Call for Speakers, Sponsoren und Anmeldeseite warten. Verlängern Sie „Location-Vertrag verhandeln, abschließen“ auf Ihre reale Vorlaufzeit.
Dem Call for Speakers seine echte Länge geben
Setzen Sie die Dauer von „Call for Speakers öffnen“ und halten Sie die Prüfung des Komitees von Ende zu Ende damit verknüpft, sodass die Prüfung beginnt, während Einreichungen eingehen, und kurz nach dem Schluss des Calls endet.
Die Stränge im Programm zusammenführen
„Programm beschlossen“ wartet auf die Prüfung und die Keynotes. Anmeldung, Reisen und Bestellungen hängen davon ab, weshalb ein spätes Programm die gesamte zweite Planhälfte verschiebt.
Anmeldung und Werbung zusammen laufen lassen
Starten Sie die Werbung mit einer Verknüpfung von Start zu Start und kleinem Versatz nach dem Öffnen der Anmeldung und binden Sie „Endgültige Zahlen an Location, Caterer“ an das Ende der Anmeldephase.
Konferenztage festlegen, wenn der Termin fest ist
Setzen Sie bei „Konferenztage“ einen festen Start. Brauchen die früheren Aufgaben mehr Zeit, wird die Aufgabe mit dem frühestmöglichen Datum markiert, das ihre Abhängigkeiten zulassen. Kürzen oder überlappen Sie Aufgaben auf dem kritischen Pfad, bis die Markierung verschwindet.
Nachbereitung planen und das Diagramm teilen
Behalten Sie Umfrage, Sponsorenberichte und Abschluss im Plan, tragen Sie Verantwortliche unter „Personen“ ein und teilen Sie das Diagramm mit dem Komitee oder exportieren Sie ein PDF.
Häufig gestellte Fragen
Wie weit im Voraus sollte eine Konferenz geplant werden?
Das hängt von der Größe der Konferenz und der Location ab. Die Dauern in dieser Vorlage ergeben nur als Beispiel etwa 19 Arbeitswochen. Nutzen Sie Ihre eigenen Vorlaufzeiten, besonders für Location-Vertrag und Sponsoren.
Kann ich das für eine Messe nutzen?
Ja, mit Anpassungen. Stellen Sie selbst aus, entfernen Sie den Call for Speakers und die Programmaufgaben und ergänzen Sie Standdesign, Versand mit Vorlaufzeit und Personaleinsatz. Anmeldung und Nachbereitung können bleiben.
Kann ich den Plan gegen einen festen Konferenztermin prüfen?
Ja. Legen Sie „Konferenztage“ auf das Datum. Der Zeitplan wird weiterhin vom Start aus vorwärts berechnet: Brauchen die Aufgaben davor mehr Zeit, wird die Aufgabe mit dem frühestmöglichen Datum markiert, bleibt Zeit übrig, sehen Sie davor eine Lücke.
Kann das Diagramm eine mehrtägige Konferenz abbilden?
Ja. Geben Sie „Konferenztage“ die Zahl der Arbeitstage, die sie dauert. Dauern werden in Arbeitstagen von Montag bis Freitag gerechnet.
