Cómo crear un diagrama de flujo de Visio desde una hoja de cálculo

Cómo funciona

1. Exporta la lista de donde sea que viva

   Saca los pasos de la hoja, del seguimiento, de la base de Airtable o de la vista de Jira como datos tabulares, una fila por paso y una sola fila de encabezado. CSV es un formato intermedio perfectamente válido en esta fase: solo es inaceptable como lo que acabas entregándole a Visio. Quita ahora las celdas combinadas, los encabezados agrupados y las filas separadoras en blanco, mientras sigues en la herramienta que los produjo.

2. Ábrelo en Excel y guárdalo como .xlsx

   La página Excel del asistente te pide «Select the Excel workbook», así que el archivo tiene que ser un libro. Abre el CSV en Excel y guárdalo en formato .xlsx. Pon los datos en una sola hoja, sin nada por encima de la fila de encabezado, y comprueba que las columnas han aterrizado en celdas separadas y no en una única columna llena de comas, que es lo que produce un delimitador que no coincide.

3. Convierte los datos en una tabla de Excel

   No lo dejes como rango. La guía de Microsoft es clara —«Use una tabla de Excel y no un rango personalizado si quiere mantener sincronizados el diagrama y los datos»— y la segunda petición del asistente, «Select a table or a custom range in the workbook», es donde se toma la decisión. Un rango funciona una vez y después no se actualiza nunca, sin ningún error que te diga por qué.

4. Añade las columnas que asigna el asistente

   El asistente necesita un Process Step ID único y nunca en blanco, una descripción, el Next Step ID del paso siguiente, etiquetas de conector para las formas que se bifurcan y un tipo de forma; las columnas de función y de fase solo importan para un diagrama de flujo interfuncional. Reescribir tus identificadores actuales con esa forma es la parte laboriosa, y /es/guides/convertir-datos-de-excel-en-diagrama-de-flujo-visio recorre el esquema celda a celda.

5. Abre la plantilla de Data Visualizer en Visio de escritorio

   Abre Visio, o selecciona File > New si ya estás editando, después selecciona TEMPLATES y Flowchart, y elige «Basic Flowchart - Data Visualizer» o «Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer». Elige una unidad de medida, selecciona Create y se abre el asistente Create Diagram from Data; apunta su página Excel a tu libro y a tu tabla. Las cinco páginas del asistente se recorren en /es/guides/crear-diagrama-de-flujo-desde-excel-en-visio.

6. Decide qué copia es la maestra y mantenlas al mismo paso

   Haz clic dentro del contenedor del diagrama para habilitar la pestaña Data Tools Design. Refresh Diagram vuelve a leer el libro; Update Source Data escribe en él los cambios del diagrama, y el libro tiene que estar guardado y cerrado si vive en un equipo de escritorio o en un servidor de archivos de red. Ninguno de los dos comandos toca la hoja ni el seguimiento desde los que exportaste, así que elige una sola casa para el proceso y di a la gente cuál es.

Preguntas frecuentes

¿Puede Visio importar una hoja de Google directamente?

Por ninguna vía documentada. El asistente Data Selector que hay detrás de Link Data to Shapes ofrece seis orígenes —un libro de Excel, una base de datos de Access, una lista de SharePoint, una base de datos de SQL Server, otro origen OLEDB u ODBC y una conexión creada previamente— y Google Sheets no es uno de ellos. El asistente Create Diagram from Data es aún más estrecho: pide un libro de Excel y después una tabla o un rango personalizado dentro de él. La vía práctica es descargar la hoja como .xlsx, convertir los datos en tabla de Excel y tratar ese libro como el archivo al que Visio queda vinculado a partir de entonces.

¿Puedo crear un diagrama de flujo de Visio desde un archivo CSV?

No por la vía de Data Visualizer. Su asistente te pide seleccionar un libro de Excel y después una tabla o un rango personalizado dentro de él, y un CSV no contiene ninguna de las dos cosas, así que la conversión a .xlsx es inevitable. El texto delimitado sí entra en Visio por un sitio: el Organization Chart Wizard lee archivos .txt separados por tabulaciones y por comas, además de libros de Excel, texto de Org Plus, directorios de Exchange Server y orígenes ODBC. Eso es un organigrama y no un flujo de proceso, y lo cubre /es/guides/crear-organigrama-desde-excel-en-visio. Para un diagrama de flujo, abre el CSV en Excel y guárdalo antes como es debido.

¿De qué formatos de archivo puede leer Visio un proceso realmente?

De menos de los que ofrece el menú de exportación de la herramienta que estás dejando. Para un diagrama de flujo generado, uno: un libro de Excel, con los pasos dentro de una tabla o de un rango con nombre. Para vincular datos a formas que has dibujado, el asistente Data Selector documenta seis orígenes: un libro de Excel, una base de datos de Access, una lista de SharePoint, una base de datos de SQL Server, otro origen OLEDB u ODBC y una conexión creada previamente. El Organization Chart Wizard es el lector más amplio de los tres, y toma .xls, .xlsx, .xlsm y .xlsb junto con archivos de texto separados por tabulaciones, por comas y de Org Plus, un directorio de Exchange Server y orígenes ODBC. Nada de esa lista es una hoja de Google, un CSV ni la exportación de un seguimiento, así que .xlsx es el formato al que hay que convertir.

¿Cómo mantengo un diagrama al paso de una hoja de cálculo que editan otras personas?

Por la vía de Visio no puedes, no directamente: el diagrama queda ligado al libro que seleccionaste, así que alguien tiene que volver a exportar y volver a actualizar, y esa persona es el punto único de fallo. Dos opciones eliminan el traspaso. Convierte el propio .xlsx en el documento de trabajo, para que exista una sola copia, y acepta que el seguimiento original pasa a ser un artefacto muerto. O mantén el proceso en una herramienta donde las filas sean el diagrama: en QueryChart todos editan las mismas filas en la misma URL y el diagrama se vuelve a renderizar, así que no hay paso de exportación que olvidar ni copia con la que comparar.