Comment créer un organigramme Visio à partir d'une feuille de calcul

En bref

• L'assistant vous demande de sélectionner un classeur Excel, puis un tableau à l'intérieur, donc une feuille ou un CSV doit d'abord devenir .xlsx.
• Google Sheets ne fait pas partie des six sources documentées par l'assistant de sélection de données pour lier les données aux formes.
• Transformez les données exportées en tableau Excel et non en plage personnalisée : Microsoft lie le diagramme en synchronisation avec l'utilisation d'un tableau.
• L'assistant d'organigramme est le seul endroit où le texte délimité entre directement : il lit les fichiers .txt délimités par des tabulations ou des virgules.
• Après l'exportation, le diagramme est lié à la copie et rien ne maintient la copie en phase avec la liste d'origine.

Chaque porte dans Visio est une porte Excel

Chaque itinéraire que Visio propose vers un organigramme généré demande un classeur Excel. La première page de l'assistant Créer un diagramme à partir de données vous demande de « Sélectionner le classeur Excel », puis de « Sélectionner un tableau ou une plage personnalisée dans le classeur ». L'assistant de sélection de données derrière Lier les données aux formes répertorie six sources (un classeur Excel, une base de données Access, une liste SharePoint, SQL Server, une autre source OLEDB ou ODBC, ou une connexion créée précédemment), et une feuille Google n'en fait pas partie. Ainsi, si vos étapes résident dans une feuille, une exportation CSV, un tracker partagé, Airtable ou une exportation Jira, la réponse pratique est de convertir d'abord la liste en .xlsx, puis de suivre l'itinéraire Excel. Cette conversion représente tout le travail, et cela vaut la peine de le faire délibérément.

Dès que vous atterrissez dans Excel, les propres conseils de Microsoft s'appliquent : "Utilisez un tableau Excel et non une plage personnalisée si vous souhaitez que votre diagramme et vos données soient synchronisés." L'assistant acceptera une plage, rien ne vous avertit et le diagramme semble correct, mais une plage vous désactive discrètement de l'actualisation du diagramme, ce qui est la seule raison de générer un diagramme à partir de données plutôt que de le dessiner. Deux autres contraintes accompagnent le parcours. Microsoft documente les modèles Data Visualizer et l'assistant Créer un diagramme à partir de données comme étant disponibles avec Visio Plan 2 uniquement, au prix catalogue de 15 USD par utilisateur et par mois, payé annuellement au moment de la rédaction, et le Plan 2 est le seul niveau d'abonnement qui inclut l'application de bureau Windows. Il n'existe pas d'application de bureau Visio pour macOS.

Ensuite, il y a la partie que personne ne mentionne dans les instructions d’exportation. Une fois exporté, le diagramme est lié à la copie, et non à la liste que les personnes continuent de modifier. Si le véritable retard réside dans une feuille mise à jour par quatre collègues, ou dans un tracker alimenté par un formulaire, vous disposez désormais de deux versions du processus et l'une d'elles commence à devenir obsolète dès que vous l'enregistrez. Actualiser le diagramme extrait du classeur que vous avez sélectionné, donc une actualisation maintient le diagramme honnête quant à la copie et ne dit rien du tout sur l'original. Mettre à jour les données sources écrit dans l'autre sens, dans cette même copie, et Microsoft indique explicitement que vous ne devez pas utiliser de formules dans une source de Visualiseur de données, car l'écrasement convertit chaque formule en son résultat.

Décider lequel des deux exemplaires est le maître est donc la véritable décision sur cette route, et il est préférable de la prendre exprès plutôt que de la découvrir trois mois plus tard. L'exemple ci-dessous crée un processus d'amélioration des commentaires des clients dans QueryChart, où les lignes constituent le graphique : une ligne par étape, une colonne contenant le numéro de ligne auquel chaque étape mène et des colonnes de couloir pour la phase et le propriétaire. Rien n'est exporté et rien n'est lié, il n'y a donc pas de deuxième copie à dériver. Parcourez les quatre étapes et observez quelle colonne de la feuille de calcul chacune remplit : c'est le même ordre de colonnes dont vous aurez besoin dans un .xlsx avant que l'assistant Visio ne fasse quoi que ce soit d'utile. Rien de tout cela ne rend l’itinéraire Visio erroné ; cela en fait un itinéraire avec un transfert, et le transfert est l'endroit où la précision fuit.

Comment cela fonctionne

1. Exportez la liste où qu'elle se trouve

   Obtenez les étapes de la vue Feuille, tracker, base Airtable ou Jira sous forme de données tabulaires, une ligne par étape et une ligne d'en-tête. CSV est un format intermédiaire parfaitement adapté à ce stade : il n'est inacceptable que comme ce que vous confiez finalement à Visio. Supprimez maintenant les cellules fusionnées, les en-têtes regroupés et les lignes de séparation vides, pendant que vous êtes toujours dans l'outil qui les a produits.

2. Ouvrez-le dans Excel et enregistrez-le sous .xlsx

   La page Excel de l'assistant vous demande de « Sélectionner le classeur Excel », le fichier doit donc être un classeur. Ouvrez le CSV dans Excel et enregistrez-le au format .xlsx. Placez les données sur une feuille sans rien au-dessus de la ligne d'en-tête et vérifiez que les colonnes se trouvent dans des cellules séparées plutôt que dans une colonne remplie de virgules, ce que produit un délimiteur incompatible.

3. Convertir les données en tableau Excel

   Ne le laissez pas comme plage. Les conseils de Microsoft sont simples (« Utilisez un tableau Excel et non une plage personnalisée si vous souhaitez que votre diagramme et vos données soient synchronisés »), et la deuxième invite de l'assistant, « Sélectionnez un tableau ou une plage personnalisée dans le classeur », est l'endroit où le choix est fait. Une plage fonctionne une fois, puis ne s'actualise jamais, sans aucune erreur vous indiquant pourquoi.

4. Ajoutez les colonnes mappées par l'assistant

   L'assistant a besoin d'un ID d'étape de processus unique et jamais vide, d'une description, de l'ID d'étape suivante de l'étape suivante, d'étiquettes de connecteur pour les formes de branchement et d'un type de forme ; les colonnes de fonction et de phase n'ont d'importance que pour un organigramme interfonctionnel. Réécrire vos identifiants existants dans cette forme est la partie délicate, et /fr/guides/comment-transformer-des-donnees-excel-en-un-organigramme-visio couvre le schéma cellule par cellule.

5. Démarrez le modèle Data Visualizer dans le bureau Visio

   Ouvrez Visio ou sélectionnez Fichier > Nouveau si vous êtes déjà en train de modifier, puis sélectionnez MODÈLES et Sélectionnez Organigramme, puis choisissez « Organigramme de base – Visualiseur de données » ou « Organigramme interfonctionnel – Visualiseur de données ». Choisissez une unité de mesure, sélectionnez Créer et l'assistant Créer un diagramme à partir de données s'ouvre ; pointez sa page Excel vers votre classeur et vers votre table. Les cinq pages de l'assistant sont parcourues dans /fr/guides/comment-creer-un-organigramme-a-partir-d-excel-dans-visio.

6. Décidez quelle copie est le maître, puis gardez-la en phase

   Cliquez dans le conteneur de diagramme pour activer l'onglet Conception des outils de données. Actualiser le diagramme relit le classeur ; Mettre à jour les données sources y réécrit les modifications du diagramme et le classeur doit être enregistré et fermé s'il se trouve sur un ordinateur de bureau ou un serveur de fichiers réseau. Aucune des deux commandes ne touche la feuille ou le tracker à partir duquel vous avez exporté, alors choisissez-en un pour le processus et dites aux gens de quoi il s'agit.

Erreurs à éviter

• Remettre à l'assistant un CSV

  La page Excel demande un classeur, puis un tableau ou une plage personnalisée à l'intérieur ; un .csv n'est ni l'un ni l'autre, et aucun changement de nom de l'extension ne change cela. Enregistrez d'abord au format .xlsx. L'exception dont les gens se souviennent et généralisent ensuite à l'excès est l'assistant d'organigramme, qui lit véritablement les fichiers .txt délimités par des tabulations et des virgules, mais il crée des organigrammes et non des flux de processus.

• Sélection d'une plage personnalisée au lieu d'un tableau

  L'assistant accepte une plage, génère un diagramme qui semble correct et vous laisse sans synchronisation fonctionnelle. La propre instruction de Microsoft consiste à utiliser un tableau Excel si vous souhaitez que le diagramme et les données restent synchronisés. Corrigez-le en convertissant les données en table et en réexécutant l'assistant ; aucune boîte de dialogue ne vous dira pourquoi l'actualisation du diagramme n'a rien donné.

• Laisser la copie exportée s'écarter de l'original

  Actualiser le diagramme lit le classeur que vous avez sélectionné et rien ne maintient ce classeur en phase avec la feuille ou le tracker dont il provient. Deux semaines plus tard, le diagramme est un rendu fidèle d’une exportation périmée. Soit faites la promotion du .xlsx vers le maître et arrêtez de modifier l'original, soit réexportez-le comme une étape délibérée avant chaque actualisation.

• Perdre les formules de l'export

  Les exportations arrivent souvent avec des formules, et la création d'une colonne ID de l'étape suivante vous incite généralement à effectuer une recherche. L'avertissement de Microsoft est sans ambiguïté : n'utilisez pas de formules dans la source de données Excel, car après avoir sélectionné Remplacer dans la boîte de dialogue Mettre à jour les données sources, Visio convertit la formule en résultat de formule. La première réécriture aplatit la colonne qui effectuait votre comptabilité.

Questions fréquentes

Visio peut-il importer directement une feuille Google ?

Pas par aucun itinéraire documenté. L'assistant de sélection de données derrière Link Data to Shapes propose six sources (un classeur Excel, une base de données Access, une liste SharePoint, une base de données SQL Server, une autre source OLEDB ou ODBC et une connexion créée précédemment), et Google Sheets n'en fait pas partie. L'assistant Créer un diagramme à partir de données est encore plus étroit : il demande un classeur Excel, puis un tableau ou une plage personnalisée à l'intérieur de celui-ci. Le chemin pratique consiste à télécharger la feuille au format .xlsx, à convertir les données en tableau Excel et à traiter ce classeur comme le fichier auquel Visio est désormais lié.

Puis-je créer un organigramme Visio à partir d'un fichier CSV ?

Pas avec la route Data Visualizer. Son assistant vous demande de sélectionner un classeur Excel, puis un tableau ou une plage personnalisée à l'intérieur, et un CSV ne contient ni l'un ni l'autre, la conversion en .xlsx est donc inévitable. Le texte délimité entre dans Visio en un seul endroit : l'assistant d'organigramme lit les fichiers .txt délimités par des tabulations et des virgules ainsi que les classeurs Excel, le texte Org Plus, les répertoires Exchange Server et les sources ODBC. Il s'agit d'un organigramme plutôt que d'un flux de processus, et /fr/guides/comment-creer-un-organigramme-a-partir-d-excel-dans-visio-how-to-create-org-chart-from-excel-in-visio le couvre. Pour un organigramme, ouvrez le CSV dans Excel et enregistrez-le d'abord correctement.

À partir de quels formats de fichiers Visio peut-il réellement lire un processus ?

Plus étroit que le menu d'exportation de l'outil que vous quittez. Pour un organigramme généré, un : un classeur Excel, avec les étapes dans un tableau ou une plage nommée. Pour lier les données aux formes que vous avez dessinées, l'assistant de sélection de données documente six sources : un classeur Excel, une base de données Access, une liste SharePoint, une base de données SQL Server, une autre source OLEDB ou ODBC et une connexion créée précédemment. L'assistant d'organigramme est le lecteur le plus large des trois, prenant les fichiers .xls, .xlsx, .xlsm et .xlsb aux côtés de fichiers texte délimités par des tabulations, délimités par des virgules et Org Plus, un répertoire Exchange Server et des sources ODBC. Rien dans cette liste n'est une feuille Google, un CSV ou une exportation à partir d'un tracker, donc .xlsx est le format vers lequel convertir.

Comment puis-je maintenir un diagramme en phase avec une feuille de calcul que d'autres personnes modifient ?

Sur la route Visio, vous ne pouvez pas, pas directement : le diagramme est lié au classeur que vous avez sélectionné, donc quelqu'un doit réexporter et actualiser à nouveau, et cette personne est le seul point d'échec. Deux options suppriment le transfert. Faites du .xlsx lui-même le document de travail, afin qu'il n'y ait qu'une seule copie, et acceptez que le tracker original soit désormais un artefact mort. Ou conservez le processus dans un outil où les lignes constituent le diagramme : dans QueryChart, tout le monde modifie les mêmes lignes à la même URL et le graphique est restitué, il n'y a donc aucune étape d'exportation à oublier ni aucune copie à comparer.