So erstellen Sie ein Visio-Flussdiagramm aus einer Tabelle

So funktioniert es

1. Die Liste dort exportieren, wo sie liegt

   Holen Sie die Schritte als tabellarische Daten aus dem Sheet, dem Register, der Airtable-Basis oder der Jira-Ansicht heraus, eine Zeile je Schritt und eine Kopfzeile. CSV ist an dieser Stelle ein völlig taugliches Zwischenformat — untauglich ist es nur als das, was Sie später Visio übergeben. Entfernen Sie verbundene Zellen, gruppierte Kopfzeilen und leere Trennzeilen jetzt, solange Sie noch in dem Werkzeug sind, das sie erzeugt hat.

2. In Excel öffnen und als .xlsx speichern

   Die Excel-Seite des Assistenten bittet Sie, „die Excel-Arbeitsmappe auszuwählen“, die Datei muss also eine Arbeitsmappe sein. Öffnen Sie die CSV-Datei in Excel und speichern Sie sie im Format .xlsx. Legen Sie die Daten auf ein Blatt, mit nichts über der Kopfzeile, und prüfen Sie, dass die Spalten in getrennten Zellen gelandet sind und nicht in einer kommagefüllten Spalte, was ein nicht passendes Trennzeichen erzeugt.

3. Die Daten in eine Excel-Tabelle umwandeln

   Lassen Sie sie nicht als Bereich stehen. Microsofts Hinweis ist klar — „Verwenden Sie eine Excel-Tabelle und keinen benutzerdefinierten Bereich, wenn Diagramm und Daten synchronisiert bleiben sollen“ — und die zweite Aufforderung des Assistenten, „eine Tabelle oder einen benutzerdefinierten Bereich in der Arbeitsmappe auszuwählen“, ist die Stelle, an der die Wahl fällt. Ein Bereich funktioniert einmal und dann nie wieder, ohne jede Fehlermeldung, die den Grund nennt.

4. Die Spalten ergänzen, die der Assistent zuordnet

   Der Assistent braucht eine eindeutige, nie leere Process Step ID, eine Beschreibung, die Next Step ID des folgenden Schritts, Verbindungsbeschriftungen für verzweigende Formen und einen Formtyp; die Spalten für Funktion und Phase sind nur für ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm wichtig. Ihre bestehenden IDs in diese Form umzuschreiben ist der mühsame Teil, und /de/guides/excel-daten-in-visio-flussdiagramm-umwandeln behandelt das Schema Zelle für Zelle.

5. Die Data Visualizer-Vorlage in Visio Desktop starten

   Öffnen Sie Visio oder wählen Sie File > New, wenn Sie schon bearbeiten, dann TEMPLATES und Flowchart, und wählen Sie „Basic Flowchart - Data Visualizer“ oder „Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer“. Wählen Sie eine Maßeinheit, wählen Sie Create, und der Assistent Create Diagram from Data öffnet sich; richten Sie seine Excel-Seite auf Ihre Arbeitsmappe und Ihre Tabelle. Die fünf Seiten des Assistenten werden unter /de/guides/visio-flussdiagramm-aus-excel-erstellen durchgegangen.

6. Entscheiden, welche Kopie maßgeblich ist, und dann im Gleichschritt halten

   Klicken Sie in den Container des Diagramms, damit die Registerkarte Data Tools Design verfügbar wird. Refresh Diagram liest die Arbeitsmappe neu; Update Source Data schreibt die Änderungen des Diagramms in sie zurück, und die Arbeitsmappe muss gespeichert und geschlossen sein, wenn sie auf einem Arbeitsplatzrechner oder einem Dateiserver im Netz liegt. Keiner der beiden Befehle berührt das Sheet oder das Register, aus dem Sie exportiert haben, entscheiden Sie sich also für einen Ort des Prozesses und sagen Sie den Leuten, welcher es ist.

Häufig gestellte Fragen

Kann Visio ein Google Sheet direkt importieren?

Auf keinem dokumentierten Weg. Der Data Selector-Assistent hinter Link Data to Shapes bietet sechs Quellen — eine Excel-Arbeitsmappe, eine Access-Datenbank, eine SharePoint-Liste, eine SQL Server-Datenbank, eine andere OLEDB- oder ODBC-Datenquelle und eine früher erstellte Verbindung — und Google Sheets ist keine davon. Der Assistent Create Diagram from Data ist noch enger: Er verlangt eine Excel-Arbeitsmappe und darin eine Tabelle oder einen benutzerdefinierten Bereich. Der praktische Weg ist, das Sheet als .xlsx herunterzuladen, die Daten in eine Excel-Tabelle umzuwandeln und diese Arbeitsmappe von da an als die Datei zu behandeln, mit der Visio verbunden ist.

Kann ich ein Visio-Flussdiagramm aus einer CSV-Datei erstellen?

Nicht auf dem Data Visualizer-Weg. Sein Assistent bittet Sie, eine Excel-Arbeitsmappe und darin eine Tabelle oder einen benutzerdefinierten Bereich auszuwählen, und eine CSV-Datei enthält keines von beidem, die Umwandlung in .xlsx ist also unvermeidlich. Getrennter Text geht an einer Stelle in Visio hinein: Der Organization Chart-Assistent liest tabulator- und kommagetrennte .txt-Dateien neben Excel-Arbeitsmappen, Org Plus-Text, Exchange Server-Verzeichnissen und ODBC-Quellen. Das ist ein Organigramm und kein Prozessablauf, und /de/guides/visio-organigramm-aus-excel-erstellen behandelt es. Für ein Flussdiagramm öffnen Sie die CSV-Datei in Excel und speichern sie zuerst ordentlich.

Aus welchen Dateiformaten kann Visio tatsächlich einen Prozess lesen?

Aus weniger, als das Exportmenü des Werkzeugs anbietet, das Sie verlassen. Für ein erzeugtes Flussdiagramm eines: eine Excel-Arbeitsmappe, mit den Schritten in einer Tabelle oder einem benannten Bereich. Um Daten an Formen zu binden, die Sie gezeichnet haben, dokumentiert der Data Selector-Assistent sechs Quellen — eine Excel-Arbeitsmappe, eine Access-Datenbank, eine SharePoint-Liste, eine SQL Server-Datenbank, eine andere OLEDB- oder ODBC-Quelle und eine früher erstellte Verbindung. Der Organization Chart-Assistent ist der breiteste Leser der drei und nimmt .xls, .xlsx, .xlsm und .xlsb neben tabulatorgetrennten, kommagetrennten und Org Plus-Textdateien, einem Exchange Server-Verzeichnis und ODBC-Quellen. Nichts in dieser Liste ist ein Google Sheet, eine CSV-Datei oder ein Export aus einem Register, .xlsx ist also das Format, in das umzuwandeln ist.

Wie halte ich ein Diagramm im Gleichschritt mit einer Tabelle, die andere bearbeiten?

Auf dem Visio-Weg können Sie das nicht direkt: Das Diagramm ist an die Arbeitsmappe gebunden, die Sie ausgewählt haben, also muss jemand neu exportieren und neu aktualisieren, und diese Person ist die einzelne Fehlerstelle. Zwei Möglichkeiten beseitigen die Übergabe. Machen Sie die .xlsx selbst zum Arbeitsdokument, damit es nur eine Kopie gibt, und nehmen Sie in Kauf, dass das ursprüngliche Register nun ein totes Artefakt ist. Oder halten Sie den Prozess in einem Werkzeug, in dem die Zeilen das Diagramm sind — in QueryChart bearbeiten alle dieselben Zeilen unter derselben Adresse und das Diagramm rendert sich neu, es gibt also keinen Exportschritt, den man vergessen kann, und keine Kopie zum Abgleichen.