Sådan laver du et Visio-flowchart ud fra et regneark

Sådan fungerer det

1. Eksportér listen fra der, hvor den bor

   Få trinnene ud af Sheetet, oversigten, Airtable-basen eller Jira-visningen som tabeldata, én række pr. trin og én overskriftsrække. CSV er et helt fint mellemformat på dette stadie — det er kun uacceptabelt som det, du til sidst rækker Visio. Fjern flettede celler, grupperede overskrifter og tomme adskillelsesrækker nu, mens du stadig er i det værktøj, der frembragte dem.

2. Åbn den i Excel, og gem den som .xlsx

   Guidens Excel-side beder dig »Vælg Excel-projektmappen«, så filen skal være en projektmappe. Åbn CSV-filen i Excel, og gem den i .xlsx-formatet. Læg dataene på ét ark uden noget over overskriftsrækken, og tjek, at kolonnerne landede i separate celler frem for i én kommafyldt kolonne, hvilket er det, et forkert skilletegn frembringer.

3. Konvertér dataene til en Excel-tabel

   Lad det ikke stå som et område. Microsofts anbefaling er ligetil — »Brug en Excel-tabel og ikke et selvvalgt område, hvis du vil holde diagram og data synkroniseret« — og guidens anden anmodning, »Vælg en tabel eller et selvvalgt område i projektmappen«, er der, hvor valget bliver truffet. Et område virker én gang og opdaterer så aldrig igen, uden nogen fejl til at fortælle dig hvorfor.

4. Tilføj de kolonner, guiden tilknytter

   Guiden har brug for en entydig Process Step ID, der aldrig er tom, en beskrivelse, Next Step ID på det følgende trin, navne på forgreningerne til forgrenede figurer og en figurtype; funktions- og fasekolonnerne betyder kun noget for et tværfunktionelt flowchart. At skrive dine eksisterende id'er om til den form er den fedtede del, og /da/guides/excel-data-til-visio-flowchart gennemgår skemaet celle for celle.

5. Start Data Visualizer-skabelonen i Visio til skrivebordet

   Åbn Visio, eller vælg Filer > Ny, hvis du allerede redigerer, vælg derefter TEMPLATES og Flowchart, og vælg »Basic Flowchart - Data Visualizer« eller »Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer«. Vælg en måleenhed, vælg Create, og guiden Create Diagram from Data åbner; peg dens Excel-side på din projektmappe og på din tabel. Guidens fem sider bliver gennemgået på /da/guides/lav-flowchart-fra-excel-i-visio.

6. Beslut hvilken kopi der er hovedudgaven, og hold dem så i takt

   Klik i diagrammets beholder for at aktivere fanen Data Tools Design. Refresh Diagram læser projektmappen igen; Update Source Data skriver diagrammets ændringer tilbage i den, og projektmappen skal være gemt og lukket, hvis den ligger på en stationær maskine eller en filserver på netværket. Ingen af kommandoerne rører det Sheet eller den oversigt, du eksporterede fra, så vælg ét hjem til processen, og fortæl folk hvilket.

Ofte stillede spørgsmål

Kan Visio importere et Google Sheet direkte?

Ikke ad nogen dokumenteret vej. Data Selector-guiden bag Link Data to Shapes tilbyder seks kilder — en Excel-projektmappe, en Access-database, en SharePoint-liste, en SQL Server-database, en anden OLEDB- eller ODBC-kilde og en tidligere oprettet forbindelse — og Google Sheets er ikke en af dem. Guiden Create Diagram from Data er endnu smallere: den beder om en Excel-projektmappe og derefter om en tabel eller et selvvalgt område i den. Den praktiske vej er at hente Sheetet ned som en .xlsx, konvertere dataene til en Excel-tabel og fra da af betragte den projektmappe som den fil, Visio er koblet til.

Kan jeg lave et Visio-flowchart ud fra en CSV-fil?

Ikke med Data Visualizer-vejen. Dens guide beder dig vælge en Excel-projektmappe og derefter en tabel eller et selvvalgt område inde i den, og en CSV indeholder ingen af de to, så konverteringen til .xlsx er uundgåelig. Afgrænset tekst går ind i Visio på ét sted: Organization Chart-guiden læser tabulatoradskilte og kommaadskilte .txt-filer ved siden af Excel-projektmapper, Org Plus-tekst, Exchange Server-mapper og ODBC-kilder. Det er et organisationsdiagram frem for et procesforløb, og /da/guides/lav-organisationsdiagram-fra-excel-i-visio dækker det. Til et flowchart åbner du CSV-filen i Excel og gemmer den ordentligt først.

Hvilke filformater kan Visio faktisk læse en proces ud af?

Smallere end eksportmenuen i det værktøj, du er på vej ud af. Til et dannet flowchart ét: en Excel-projektmappe, med trinnene inde i en tabel eller et navngivet område. Til at koble data til figurer, du har tegnet, dokumenterer Data Selector-guiden seks kilder — en Excel-projektmappe, en Access-database, en SharePoint-liste, en SQL Server-database, en anden OLEDB- eller ODBC-kilde og en tidligere oprettet forbindelse. Organization Chart-guiden er den bredeste læser af de tre og tager .xls, .xlsx, .xlsm og .xlsb ved siden af tabulatoradskilte, kommaadskilte og Org Plus-tekstfiler, en Exchange Server-mappe og ODBC-kilder. Intet på den liste er et Google Sheet, en CSV eller en eksport fra en oversigt, så .xlsx er det format, du skal konvertere til.

Hvordan holder jeg et diagram i takt med et regneark, andre redigerer?

På Visio-vejen kan du ikke, ikke direkte: diagrammet er bundet til den projektmappe, du valgte, så nogen skal eksportere igen og opdatere igen, og den person er det enkelte svage punkt. To muligheder fjerner overleveringen. Gør .xlsx-filen til selve arbejdsdokumentet, så der kun findes én kopi, og accepter, at den oprindelige oversigt nu er et dødt levn. Eller hold processen i et værktøj, hvor rækkerne er diagrammet — i QueryChart redigerer alle de samme rækker på den samme URL, og diagrammet bliver tegnet om, så der findes intet eksporttrin at glemme og ingen kopi at holde op mod.