如何由試算表建立 Visio 流程圖
你的步驟在 Google Sheets、一份 CSV 匯出或一張共用追蹤表裡，而 Visio 通往生成式圖表的每條路都只認 Excel 工作簿。怎樣規規矩矩地轉換，以及怎樣避免最後手上有兩個版本的流程。
Visio 只由 Excel 工作簿生成流程圖，所以一份放在別處的步驟清單，必須先另存為 .xlsx 並做成 Excel 表格，Create Diagram from Data 精靈才會讀它。
簡而言之
- 精靈要你揀一個 Excel 工作簿、再揀它裡面的一個表格，所以一個 Sheet 或一份 CSV 必須先變成 .xlsx。
- Google Sheets 不在 Data Selector 精靈為 Link Data to Shapes 記載的那六個來源之中。
- 把匯出的資料做成 Excel 表格，而不是自訂範圍——Microsoft 把「令圖表保持同步」繫在使用表格上。
- 組織圖精靈（Organization Chart Wizard）是唯一可以直接吃分隔文字的地方：它讀以定位字元或逗號分隔的 .txt。
- 匯出之後，圖表連結的是那份副本，而沒有任何東西令副本與原來的清單保持一致。
通往 Visio 的每一道門，都是 Excel 那道門
Visio 通往生成式流程圖的每一條路線，要的都是一個 Excel 工作簿。Create Diagram from Data 精靈第一頁要你「選擇 Excel 工作簿」，然後「在工作簿中選擇一個表格或一個自訂範圍」。Link Data to Shapes 背後的 Data Selector 精靈列出六個來源——一個 Excel 工作簿、一個 Access 資料庫、一個 SharePoint 清單、SQL Server、另一個 OLEDB 或 ODBC 來源，或者一個此前建立的連線——而 Google Sheet 不在其中。所以如果你的步驟住在一個 Sheet、一份 CSV 匯出、一張共用追蹤表、Airtable 或一份 Jira 匯出裡，實際的答案是先把這份清單轉成 .xlsx，再走 Excel 那條路。那次轉換就是全部的工夫，而且值得認真做。
一落進 Excel，Microsoft 自己的指引就開始適用：「如果你想令圖表與資料保持同步，請使用 Excel 表格而不是自訂範圍。」精靈會接受範圍，不會有任何提示，圖也照樣看上去正確——但範圍靜靜地令你放棄了 Refresh Diagram，而這恰恰是由資料生成圖表、而不是人手畫一張圖的唯一理由。這條路線還帶兩個約束。Microsoft 把 Data Visualizer 範本與 Create Diagram from Data 精靈記載為只有 Visio Plan 2 可用，撰稿時的標價是每用戶每月 15 美元、按年付費，而 Plan 2 是唯一包含 Windows 桌面版應用的訂閱層級。Microsoft 沒有面向 macOS 的 Visio 桌面版應用。
然後是那些匯出說明裡從不提的部分。一旦你匯出，圖表連結的是那份副本，而不是大家實際在編輯的那份清單。如果真正的待辦住在一個四位同事都在更新的 Sheet 裡，或者住在一張由表單餵資料的追蹤表裡，那麼你現在手上有兩個版本的流程，而其中一個由你按下儲存的那一刻起就開始變舊。Refresh Diagram 是由你選定的那個工作簿裡拉資料的，所以一次重新整理令圖表對那份副本保持誠實，而對正本甚麼也沒說。Update Source Data 寫的是另一個方向，寫進同一份副本——而 Microsoft 明確表示，Data Visualizer 的來源資料裡不應使用公式，因為 Overwrite 會把每個公式轉換成它的結果。
所以這條路線上真正的決定，是這兩份副本哪一份是正本，而它較適合有意做出，而不是三個月後被發現。下面的實例在 QueryChart 裡搭起一條由客戶意見到改善措施的流程，那裡列就是圖表：一個步驟一列，一欄寫明該步驟通向的列號，再加負責人欄與階段欄。沒有匯出，也沒有連結，所以不存在第二份副本可以走樣。逐個看下面四個階段，看每個階段填的是哪一欄——那也正是在 Visio 精靈可以做點有用的事之前，你那份 .xlsx 裡需要的欄次序。這一切都不說明 Visio 那條路線是錯的；它只說明這是一條中間帶交接的路線，而交接就是準確性漏走的地方。
同樣的列，一欄一欄搭起來
一條由客戶意見到改善措施的流程，由一份扁平的步驟清單搭起來，欄的次序正是 Visio 讀一份 Excel 匯出之前所需要的。
匯出的清單，只有標籤
「由任何渠道提出意見」、「把意見登記入追蹤表」、「為該項分類並定嚴重程度」——三列，帶形狀而沒有任何關係，而這正是一份追蹤表匯出給你的東西。每個步驟都在，流程卻仍然看不見。
令它變成流程的那一欄
填上每個步驟通向的列號就畫出了箭嘴，而分叉出現在「客戶是否需要個別回覆？」。這一欄是任何匯出的追蹤表都不會包含的，因為試算表從來不需要說明接下來會發生甚麼。
為分支起名
「成因是否在我們自己的流程之內？」現在在兩條出口上帶著「在我們流程之內」和「非我們所能控制」，而它下面那道重複發生的檢驗，則把「是」和「一次性、影響輕微」分開。沒有標籤的出口，是一張生成的圖表讀不回來的最常見原因。
泳道、迴路與兩個結束
泳道欄把每個步驟放到客戶、客戶服務、流程負責人或品質名下，橫跨五個階段，而「改動是否解決了問題？」在沒有解決時會退回「議定措施、負責人與檢查標準」。兩個結束：改動經確認後結案，以及不作流程改動而結案並記下理由。
運作方式
由清單所在的地方把它匯出來
把步驟由 Sheet、追蹤表、Airtable 資料庫或 Jira 檢視匯成表格資料，一個步驟一列，一行標題。在這個階段，CSV 是一種完全合適的中間格式——它只是不能作為你最終交給 Visio 的東西。合併儲存格、分組標題與空白的分隔列，趁你還在產生它們的那個工具裡就先清掉。
在 Excel 裡打開它並另存為 .xlsx
精靈的 Excel 頁要你「選擇 Excel 工作簿」，所以這個檔案必須是工作簿。用 Excel 打開 CSV，另存為 .xlsx 格式。把資料放在一個工作表上，標題行上面甚麼都不要，並檢查各欄有沒有落進各自的儲存格，而不是擠成一欄全是逗號的東西——那是分隔符號不相符的結果。
把資料轉成 Excel 表格
不要把它留作範圍。Microsoft 的指引很明白——「如果你想令圖表與資料保持同步，請使用 Excel 表格而不是自訂範圍」——而精靈的第二個提示「在工作簿中選擇一個表格或一個自訂範圍」，就是這個選擇落地的地方。範圍只管用一次，之後永不重新整理，而且沒有任何錯誤訊息告訴你為甚麼。
補上精靈要對應的那些欄
精靈需要一個唯一而且絕不留空的 Process Step ID、一段描述、後繼步驟的 Next Step ID、分支形狀的連接線標籤，以及一個形狀類型；職能欄與階段欄只對跨職能流程圖有意義。把你現有的 ID 改寫成那個形狀是最瑣碎的部分，而 /yue/guides/把excel資料變成visio流程圖 逐格講了這套結構。
在 Visio 桌面版裡啟動 Data Visualizer 範本
打開 Visio，如果你已經在編輯就選擇 File > New，然後選擇 TEMPLATES 並選擇 Flowchart，揀「Basic Flowchart - Data Visualizer」或「Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer」。揀一個度量單位、按建立，Create Diagram from Data 精靈就會打開；把它的 Excel 頁指向你的工作簿與你的表格。那五個精靈頁在 /yue/guides/用visio從excel建立流程圖 裡走了一遍。
定下哪一份是正本，然後令它們保持一致
在圖表容器裡按一下，Data Tools Design 索引標籤就會啟用。Refresh Diagram 重新讀取工作簿；Update Source Data 把圖表的改動寫回它，而如果工作簿放在桌上電腦或網絡檔案伺服器上，就必須先儲存並關閉。這兩條指令都不會碰你匯出時用的那個 Sheet 或追蹤表，所以為流程揀一個家，並告訴大家是哪一個。
應避免的錯誤
把一份 CSV 交給精靈
Excel 頁要的是一個工作簿，然後是它裡面的一個表格或自訂範圍；.csv 兩者都不是，而改副檔名也改變不了這件事。先另存為 .xlsx。人們記得、然後過度推廣的那個例外是組織圖精靈，它確實可以讀以定位字元與逗號分隔的 .txt 檔案——但它做的是組織圖，不是流程流。
揀了自訂範圍而不是表格
精靈接受範圍，生成一張看上去沒問題的圖，然後留給你一套不運作的同步。Microsoft 自己的指示是，如果你想令圖表與資料保持同步就用 Excel 表格。修法是把資料轉成表格並重跑精靈；不會有任何對話方塊告訴你，Refresh Diagram 甚麼都沒做正是因為這個。
讓匯出的副本與正本越走越遠
Refresh Diagram 讀的是你選定的那個工作簿，而沒有任何東西令這個工作簿與它來自的 Sheet 或追蹤表保持一致。兩星期之後，這張圖就是一份過期匯出的忠實呈現。要麼把那份 .xlsx 升為正本並停止編輯原件，要麼在每次重新整理之前把它當作一個有意的步驟重新匯出覆蓋。
丟掉匯出檔案裡的公式
匯出的東西常常帶著公式，而搭一欄 Next Step ID 通常會令人想用查閱函數。Microsoft 的警告毫不含糊：不要在 Excel 資料來源中使用公式，因為在 Update Source Data 對話方塊中選擇 Overwrite 之後，Visio 會把公式轉換為公式結果。第一次寫回，就會把那欄替你記賬的東西壓平。
改用列來搭這條流程
把客戶意見示例作為您自己的圖表打開，把匯出的列貼上去——不用工作簿、不用精靈，也沒有第二份副本要維持一致。
相關指南
常見問題
Visio 可以直接匯入一個 Google Sheet 嗎？
沒有任何有記載的路線可以。Link Data to Shapes 背後的 Data Selector 精靈提供六個來源——一個 Excel 工作簿、一個 Access 資料庫、一個 SharePoint 清單、一個 SQL Server 資料庫、另一個 OLEDB 或 ODBC 來源，以及一個此前建立的連線——而 Google Sheets 不在其中。Create Diagram from Data 精靈更窄：它要一個 Excel 工作簿，然後要它裡面的一個表格或一個自訂範圍。實際的做法是把這個 Sheet 下載成 .xlsx，把資料轉成 Excel 表格，並由此把那個工作簿當作 Visio 所連結的檔案。
我可以由一個 CSV 檔案建立 Visio 流程圖嗎？
走 Data Visualizer 這條路不行。它的精靈要你揀一個 Excel 工作簿，然後揀它裡面的一個表格或自訂範圍，而 CSV 兩者都不含，所以轉成 .xlsx 是避不開的。分隔文字確實進得了 Visio，但只有一個地方：組織圖精靈會讀以定位字元分隔與以逗號分隔的 .txt 檔案，另外還讀 Excel 工作簿、Org Plus 文字、Exchange Server 目錄與 ODBC 來源。那是組織圖而不是流程流，/yue/guides/用visio從excel建立組織圖 講了它。要做流程圖，就先用 Excel 打開這個 CSV 並規規矩矩地另存一次。
Visio 實際上可以由哪些檔案格式裡讀出一條流程？
比你正要離開的那個工具的匯出選單要窄。要生成一張流程圖，只有一種：一個 Excel 工作簿，步驟放在一個表格或一個具名範圍裡。要把資料連結到你已經畫好的形狀上，Data Selector 精靈記載了六個來源——一個 Excel 工作簿、一個 Access 資料庫、一個 SharePoint 清單、一個 SQL Server 資料庫、另一個 OLEDB 或 ODBC 來源，以及一個此前建立的連線。三者之中讀得最闊的是組織圖精靈，它接受 .xls、.xlsx、.xlsm 和 .xlsb，還接受以定位字元分隔、以逗號分隔與 Org Plus 的文字檔案、一個 Exchange Server 目錄以及 ODBC 來源。這份清單裡沒有 Google Sheet、沒有 CSV，也沒有追蹤表匯出，所以 .xlsx 就是要轉成的那個格式。
別人也在編輯那份試算表，我怎樣令圖表與它保持一致？
在 Visio 這條路線上做不到，至少不能直接做到：圖表綁定在你選定的那個工作簿上，所以總要有人重新匯出、重新整理，而這個人就是單點故障。有兩個選項可以去掉這次交接。把那份 .xlsx 本身當作工作文件，於是只有一份副本，並接受原來那張追蹤表由此是件死物。或者把流程放在一個列就是圖表的工具裡——在 QueryChart 裡，所有人在同一個網址上編輯同一批列，圖表隨之重新繪製，所以沒有會被忘掉的匯出步驟，也沒有需要比對的副本。
