So verwalten Sie veraltete Dokumente
Verwalten Sie veraltete Dokumente, indem Sie sie von den Verwendungsstellen zurückziehen, ihren Status kennzeichnen, den erforderlichen Verlauf aufbewahren und die Leser auf den effektiven Ersatz hinweisen.
Verwalten Sie veraltete Dokumente, indem Sie sie von den Verwendungsstellen zurückziehen, ihren Status kennzeichnen, den erforderlichen Verlauf aufbewahren und die Leser auf den effektiven Ersatz hinweisen.
Kurz gesagt
- Finden Sie jedes Exemplar: Nutzen Sie die Verteilerliste und das Point-of-Use-Inventar, einschließlich Ausdrucke, Lieferantenpakete und Offlinedateien.
- Zurückziehen und umleiten: Entfernen Sie alte Kopien aus dem normalen Zugriff und verweisen Sie Links oder Inhaber auf den genehmigten Ersatz.
- Beweise aufbewahren: Bewahren Sie die ersetzte Version, die Daten und das Widerrufsprotokoll für die geltende Aufbewahrungsfrist auf.
So verwalten Sie veraltete Dokumente in der Praxis
Ein Register kann sagen, dass Revision 4 aktuell ist, während Revision 3 auf einer Maschinenstation oder einem freigegebenen Laufwerk verbleibt. Das praktische Risiko besteht in der fortgesetzten Verwendung, daher müssen Veröffentlichung und Rücknahme eine koordinierte Freigabeaktivität sein.
Listen Sie jeden Verteilungspunkt vor der Veröffentlichung auf. Sobald die neue Ausgabe genehmigt ist, ersetzen Sie kontrollierte Links, sammeln oder markieren Sie gedruckte Exemplare, archivieren Sie die alte Ausgabe mit eingeschränktem Zugriff und erfassen Sie, wer die einzelnen Standorte überprüft hat.
Folgen Sie der alten Ausgabe außer Gebrauch
Verfolgen Sie das Ersatzproblem und den separaten Rückzugsschritt, der verhindert, dass veraltete Kopien die Arbeit leiten.
Finden Sie jedes Exemplar
Durch Überprüfung und Genehmigung wird festgestellt, dass ein Ersatz geeignet ist, bevor die alte Kopie beeinträchtigt wird.
Zurückziehen und umleiten
Das Hauptregister und der kontrollierte Standort ändern sich gemeinsam, wenn die neue Version herausgegeben wird.
Beweise aufbewahren
Ein separater Rückzugsschritt entfernt überholte Exemplare, bevor Benutzer mit der Arbeit an der aktuellen Ausgabe fortfahren.
So funktioniert es
Finden Sie jedes Exemplar
Nutzen Sie die Verteilerliste und den Point-of-Use-Bestand, einschließlich Ausdrucke, Lieferantenpakete und Offlinedateien.
Zurückziehen und umleiten
Entfernen Sie alte Kopien aus dem normalen Zugang und verweisen Sie Links oder Halter auf den zugelassenen Ersatz.
Beweise aufbewahren
Bewahren Sie die ersetzte Version, die Daten und das Widerrufsprotokoll für die geltende Aufbewahrungsfrist auf.
Häufige Fehler
Nur das Register ändern
Ein korrektes Register kann die Arbeit mit einem alten Ausdruck nicht stoppen. Überprüfen Sie den Verwendungsort nach der Freigabe.
Öffnen Sie den bearbeiteten Workflow
Passen Sie die Vorlage für den Dokumentenkontrollprozess an Ihr Team an und veröffentlichen Sie eine kontrollierte aktuelle Version.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Muss ein veraltetes Dokument gelöscht werden?
Normalerweise nein. Behalten Sie die erforderliche Historie bei, verhindern Sie jedoch die routinemäßige Verwendung der alten Ausgabe.
Wie ist mit gedruckten Exemplaren umzugehen?
Kontrollieren Sie den Bestand an Druckstandorten und ersetzen Sie jedes Exemplar oder kennzeichnen Sie es sichtbar.
Wann ist die Auszahlung abgeschlossen?
Wenn der Eigentümer alle bekannten Verbrauchsstellen überprüft und das Ergebnis protokolliert hat.