Cómo gestionar documentos obsoletos
Administre documentos obsoletos retirándolos de los puntos de uso, marcando su estado, conservando el historial requerido y dirigiendo a los lectores al reemplazo efectivo.
Administre documentos obsoletos retirándolos de los puntos de uso, marcando su estado, conservando el historial requerido y dirigiendo a los lectores al reemplazo efectivo.
En resumen
- Encuentre cada copia: utilice la lista de distribución y el inventario de puntos de uso, incluidas impresiones, paquetes de proveedores y archivos fuera de línea.
- Retirar y redirigir: elimine las copias antiguas del acceso normal y apunte los enlaces o titulares al reemplazo aprobado.
- Conserve la evidencia: conserve la versión reemplazada, las fechas y el registro de retiro durante el período de retención aplicable.
Cómo gestionar documentos obsoletos en la práctica
Un registro puede decir que la revisión 4 está vigente mientras que la revisión 3 permanece en una estación de máquina o en una unidad compartida. El riesgo práctico es el uso continuo, por lo que la publicación y el retiro deben ser una actividad de liberación coordinada.
Enumere todos los puntos de distribución antes del lanzamiento. Una vez que se apruebe la nueva edición, reemplace los enlaces controlados, recopile o marque copias impresas, archive la edición anterior con acceso restringido y registre quién revisó cada ubicación.
Siga el problema anterior fuera de uso.
Rastree el problema de reemplazo y el paso de retiro por separado que evita que las copias obsoletas guíen el trabajo.
Encuentra cada copia
La revisión y aprobación establecen que un reemplazo es adecuado antes de que se altere la copia anterior.
Retirar y redirigir
El registro maestro y la ubicación controlada cambian juntos cuando se emite la nueva versión.
Conservar evidencia
Un paso de retiro separado elimina las copias reemplazadas antes de que los usuarios reanuden el trabajo desde la edición actual.
Cómo funciona
Encuentra cada copia
Utilice la lista de distribución y el inventario de puntos de uso, incluidas impresiones, paquetes de proveedores y archivos fuera de línea.
Retirar y redirigir
Elimine las copias antiguas del acceso normal y apunte los enlaces o titulares al reemplazo aprobado.
Conservar evidencia
Conserve la versión reemplazada, las fechas y el registro de retiro durante el período de retención aplicable.
Errores que debes evitar
Cambiando solo el registro
Un registro correcto no puede detener el trabajo a partir de una impresión antigua. Verificar el punto de uso después del lanzamiento.
Abrir el flujo de trabajo trabajado
Adapte la plantilla del proceso de control de documentos a su equipo y publique una versión actual controlada.
Guías relacionadas
Preguntas frecuentes
¿Se debe eliminar un documento obsoleto?
Generalmente no. Preserva el historial requerido pero evita el uso rutinario de la edición anterior.
¿Cómo se deben manejar las copias impresas?
Haga un inventario de las ubicaciones de impresión controladas y reemplace o marque visiblemente cada copia.
¿Cuándo se completa el retiro?
Cuando el propietario haya verificado todos los puntos de uso conocidos y haya registrado el resultado.