Sådan håndterer du forældede dokumenter
Administrer forældede dokumenter ved at trække dem tilbage fra brugssteder, markere deres status, bevare påkrævet historik og lede læserne til den effektive erstatning.
Administrer forældede dokumenter ved at trække dem tilbage fra brugssteder, markere deres status, bevare påkrævet historik og lede læserne til den effektive erstatning.
Kort fortalt
- Find hvert eksemplar: Brug distributionslisten og point-of-use inventar, inklusive print, leverandørpakker og offline filer.
- Træk tilbage og omdiriger: Fjern gamle kopier fra normale adgangs- og pegelinks eller holdere til den godkendte erstatning.
- Behold beviser: Gem den erstattede version, datoer og tilbagetrækningsregistrering i den gældende opbevaringsperiode.
Sådan håndterer du forældede dokumenter i praksis
Et register kan sige, at revision 4 er aktuel, mens revision 3 forbliver på en maskinstation eller et fællesdrev. Den praktiske risiko er fortsat brug, så offentliggørelse og tilbagetrækning skal være én koordineret frigivelsesaktivitet.
Liste hvert distributionspunkt før udgivelse. Når den nye udgave er godkendt, skal du udskifte kontrollerede links, indsamle eller markere trykte kopier, arkivere den gamle udgave med begrænset adgang og registrere, hvem der har tjekket hver lokation.
Følg det gamle problem ud af brug
Spor udskiftningsproblemet og det separate tilbagetrækningstrin, der forhindrer forældede kopier i at vejlede arbejdet.
Find hvert eksemplar
Gennemgang og godkendelse fastslår, at en erstatning er egnet, før den gamle kopi forstyrres.
Træk tilbage og omdiriger
Hovedregistret og den kontrollerede placering ændres sammen, når den nye version udgives.
Behold beviser
Et separat tilbagetrækningstrin fjerner erstattede kopier, før brugerne genoptager arbejdet fra den aktuelle udgave.
Sådan fungerer det
Find hvert eksemplar
Brug distributionslisten og point-of-use inventar, inklusive print, leverandørpakker og offlinefiler.
Træk tilbage og omdiriger
Fjern gamle kopier fra normale adgangs- og pegelinks eller holdere til den godkendte erstatning.
Behold beviser
Gem den erstattede version, datoer og tilbagetrækningsregistrering i den gældende opbevaringsperiode.
Faldgruber du skal undgå
Ændring kun af registeret
Et korrekt register kan ikke stoppe arbejdet fra en gammel udskrift. Bekræft brugsstedet efter frigivelse.
Åbn den bearbejdede arbejdsgang
Tilpas dokumentkontrolprocesskabelonen til dit team og udgiv én kontrolleret aktuel version.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Skal et forældet dokument slettes?
Normalt nej. Bevar den nødvendige historik, men undgå rutinemæssig brug af det gamle problem.
Hvordan skal trykte kopier håndteres?
Lagerkontrollerede printsteder og udskift eller marker synligt hver kopi.
Hvornår er tilbagetrækningen fuldført?
Når ejeren har kontrolleret alle kendte anvendelsessteder og registreret resultatet.