Sådan håndterer du forældede dokumenter

Kort fortalt

• Find hvert eksemplar: Brug distributionslisten og point-of-use inventar, inklusive print, leverandørpakker og offline filer.
• Træk tilbage og omdiriger: Fjern gamle kopier fra normale adgangs- og pegelinks eller holdere til den godkendte erstatning.
• Behold beviser: Gem den erstattede version, datoer og tilbagetrækningsregistrering i den gældende opbevaringsperiode.

Sådan håndterer du forældede dokumenter i praksis

Et register kan sige, at revision 4 er aktuel, mens revision 3 forbliver på en maskinstation eller et fællesdrev. Den praktiske risiko er fortsat brug, så offentliggørelse og tilbagetrækning skal være én koordineret frigivelsesaktivitet.

Liste hvert distributionspunkt før udgivelse. Når den nye udgave er godkendt, skal du udskifte kontrollerede links, indsamle eller markere trykte kopier, arkivere den gamle udgave med begrænset adgang og registrere, hvem der har tjekket hver lokation.

Sådan fungerer det

1. Find hvert eksemplar

   Brug distributionslisten og point-of-use inventar, inklusive print, leverandørpakker og offlinefiler.

2. Træk tilbage og omdiriger

   Fjern gamle kopier fra normale adgangs- og pegelinks eller holdere til den godkendte erstatning.

3. Behold beviser

   Gem den erstattede version, datoer og tilbagetrækningsregistrering i den gældende opbevaringsperiode.

Faldgruber du skal undgå

• Ændring kun af registeret

  Et korrekt register kan ikke stoppe arbejdet fra en gammel udskrift. Bekræft brugsstedet efter frigivelse.

Ofte stillede spørgsmål

Skal et forældet dokument slettes?

Normalt nej. Bevar den nødvendige historik, men undgå rutinemæssig brug af det gamle problem.

Hvordan skal trykte kopier håndteres?

Lagerkontrollerede printsteder og udskift eller marker synligt hver kopi.

Hvornår er tilbagetrækningen fuldført?

Når ejeren har kontrolleret alle kendte anvendelsessteder og registreret resultatet.