Comment gérer les documents obsolètes
Gérez les documents obsolètes en les retirant des points d'utilisation, en marquant leur statut, en conservant l'historique requis et en orientant les lecteurs vers le remplacement efficace. Consultez un workflow QueryChart fonctionnel…
Gérez les documents obsolètes en les retirant des points d'utilisation, en marquant leur statut, en conservant l'historique requis et en orientant les lecteurs vers le remplacement efficace.
En bref
- Trouvez chaque copie : utilisez la liste de distribution et l'inventaire du point d'utilisation, y compris les impressions, les packs fournisseurs et les fichiers hors ligne.
- Retirer et rediriger : supprimez les anciennes copies de l'accès normal et pointez les liens ou les supports vers le remplacement approuvé.
- Conserver les preuves : conservez la version remplacée, les dates et le dossier de retrait pendant la période de conservation applicable.
Comment gérer les documents obsolètes en pratique
Un registre peut indiquer que la révision 4 est à jour tandis que la révision 3 reste sur une station machine ou un lecteur partagé. Le risque pratique est l'utilisation continue, de sorte que la publication et le retrait doivent être une activité de diffusion coordonnée.
Répertoriez chaque point de distribution avant la publication. Une fois le nouveau numéro approuvé, remplacez les liens contrôlés, collectez ou marquez les copies imprimées, archivez l'ancien numéro avec un accès restreint et enregistrez qui a vérifié chaque emplacement.
Suivez l'ancien numéro hors d'usage
Tracez le problème de remplacement et l'étape de retrait distincte qui empêche les copies obsolètes de guider le travail.
Trouvez chaque copie
L'examen et l'approbation établissent qu'un remplacement est approprié avant que l'ancienne copie ne soit perturbée.
Retirer et rediriger
Le registre principal et l'emplacement contrôlé changent ensemble lors de la publication de la nouvelle version.
Conserver les preuves
Une étape de retrait distincte supprime les copies remplacées avant que les utilisateurs ne reprennent leur travail sur le numéro actuel.
Comment cela fonctionne
Trouvez chaque copie
Utilisez la liste de distribution et l'inventaire au point d'utilisation, y compris les impressions, les packs fournisseurs et les fichiers hors ligne.
Retirer et rediriger
Supprimez les anciennes copies de l’accès normal et pointez les liens ou les supports vers le remplacement approuvé.
Conserver les preuves
Conservez la version remplacée, les dates et le dossier de retrait pendant la période de conservation applicable.
Erreurs à éviter
Changer uniquement le registre
Un registre correct ne peut pas arrêter le travail à partir d’une ancienne impression. Vérifiez le point d'utilisation après la libération.
Ouvrir le workflow travaillé
Adaptez le modèle de processus de contrôle des documents à votre équipe et publiez une version actuelle contrôlée.
Guides associés
Questions fréquentes
Un document obsolète doit-il être supprimé ?
Généralement non. Conservez l’historique requis mais empêchez l’utilisation courante de l’ancien numéro.
Comment doivent être traitées les copies imprimées ?
Inventoriez les emplacements d’impression contrôlés et remplacez ou marquez visiblement chaque copie.
Quand le retrait est-il terminé ?
Lorsque le propriétaire a vérifié tous les points d'utilisation connus et enregistré le résultat.