點樣管理過時嘅文件
管理過時嘅文件，方法係將佢哋從使用點撤銷，標記佢哋嘅狀態，保留所需嘅記錄，同埋引導讀者去有效嘅替換文件。睇下一個正常運作嘅 QueryChart 工作流程同埋使用佢所需嘅檢查。
管理過時嘅文件，方法係將佢哋從使用點撤銷，標記佢哋嘅狀態，保留所需嘅記錄，同埋引導讀者去有效嘅替換文件。
簡而言之
- 搵每份副本：使用分銷清單同使用點庫存，包括印刷品、供應商包同埋離線檔案。
- 撤回同重新導向：喺正常存取中移除舊副本，然後將連結或者持有者指向核准嘅替換件。
- 保留證據：保留適用保留期嘅被取代版本、日期同撤銷記錄。
點樣喺實際上管理過時嘅文件
寄存器可能會話修訂版4係最新嘅，而修訂版3仍然喺機器站或者共用驅動器上面。實際風險係繼續使用，所以出版同撤銷必須係一個協調嘅釋放活動。
喺發佈之前列出每個分發點。批准新一期之後，更換受控連結，收集或者標記印刷副本，將舊一期嘅存取權存檔，同埋記錄邊個檢查過每個位置。
跟住舊問題停止使用
追蹤替換問題同埋防止過時副本引導工作嘅獨立撤銷步驟。
搵每份副本
喺舊副本受到干擾之前，審查同核准已經確定係適合更換。
撤回同重新導向
當新版本發出嗰陣，主文件登記冊同受控位置會一齊改變。
保留證據
喺用戶喺現行版本入面恢復工作之前，另一個撤銷步驟會移除被取代嘅副本。
運作方式
搵每份副本
使用分銷清單同使用點庫存，包括印刷品、供應商包同埋離線檔案。
撤回同重新導向
喺正常存取入面移除舊副本，然後將連結或者支架指向核准嘅替換件。
保留證據
保留適用保留期嘅被取代版本、日期同撤銷記錄。
應避免的錯誤
只係改緊個寄存器
正確嘅寄存器唔可以停止舊打印件嘅工作。發佈後驗證使用點。
打開已經完成嘅工作流程
將文件控制流程範本適應你嘅團隊，然後發佈一個受控嘅當前版本。
相關指南
常見問題
一定要刪除過時嘅文件？
通常唔會。保留所需嘅記錄，但係防止常規使用舊問題。
印刷版應該點樣處理？
庫存控制列印位置，並更換或可見標記每份副本。
幾時完成提款？
當擁有者檢查咗每個已知嘅使用點同埋記錄咗結果。