點樣管理過時嘅文件

簡而言之

• 搵每份副本：使用分銷清單同使用點庫存，包括印刷品、供應商包同埋離線檔案。
• 撤回同重新導向：喺正常存取中移除舊副本，然後將連結或者持有者指向核准嘅替換件。
• 保留證據：保留適用保留期嘅被取代版本、日期同撤銷記錄。

點樣喺實際上管理過時嘅文件

寄存器可能會話修訂版4係最新嘅，而修訂版3仍然喺機器站或者共用驅動器上面。實際風險係繼續使用，所以出版同撤銷必須係一個協調嘅釋放活動。

喺發佈之前列出每個分發點。批准新一期之後，更換受控連結，收集或者標記印刷副本，將舊一期嘅存取權存檔，同埋記錄邊個檢查過每個位置。

運作方式

1. 搵每份副本

   使用分銷清單同使用點庫存，包括印刷品、供應商包同埋離線檔案。

2. 撤回同重新導向

   喺正常存取入面移除舊副本，然後將連結或者支架指向核准嘅替換件。

3. 保留證據

   保留適用保留期嘅被取代版本、日期同撤銷記錄。

應避免的錯誤

• 只係改緊個寄存器

  正確嘅寄存器唔可以停止舊打印件嘅工作。發佈後驗證使用點。

常見問題

一定要刪除過時嘅文件？

通常唔會。保留所需嘅記錄，但係防止常規使用舊問題。

印刷版應該點樣處理？

庫存控制列印位置，並更換或可見標記每份副本。

幾時完成提款？

當擁有者檢查咗每個已知嘅使用點同埋記錄咗結果。