版本控制同文件控制
版本控制會追蹤文件嘅連續狀態；文件控制管理佢由創建同核准到分發同退休嘅全部生命週期。睇下一個有效嘅 QueryChart 流程同埋應用佢嘅實際步驟。
版本控制會追蹤文件嘅連續狀態；文件控制管理佢由創建同核准到分發同退休嘅全部生命週期。
簡而言之
- 問下追蹤緊啲咩：如果問題係邊個同幾時改咗邊啲內容，請檢查版本記錄。
- 問啲咩係授權嘅：如果問題係人哋可以用邊啲副本，檢查批准、生效日期同分發。
- 加入記錄：將每個發行版本連結到佢嘅核准同埋佢取代嘅被取代嘅副本。
實際上版本控制同文件控制
版本記錄可以證明有咩變化，而唔需要證明新副本已經被審查、發放畀合適嘅人或者喺舊工作站移除。呢啲係文件控制決定。
喺修訂閘口使用版本控制，然後遵循更廣泛嘅文件控制流程：核准適合性、更新登記冊、發佈有效副本、撤回前一期同埋安排審查。
版本控制同文件控制一目了然
| Aspect | 版本控制 | 文件控制 |
|---|---|---|
| 核心問題 | 修訂之間有咩變化？ | 人哋可以用邊個核准嘅副本？ |
| 範圍 | 修訂身份、作者身份同歷史 | 創建、審查、核准、存取、分發同埋退休 |
| 典型嘅證據 | 有日期嘅版本記錄同內容比較 | 登記、核准、生效日期同撤銷記錄 |
| 偵測唔到 | 冇可歸因前身嘅編輯 | 喺使用嗰陣仲有一份過時嘅副本 |
運作方式
問下追蹤緊啲咩
如果問題係邊個同幾時改咗邊啲內容，請檢查版本記錄。
問下咩係授權嘅
如果問題係人哋可能會用邊個副本，請檢查核准、生效日期同分發。
加入記錄
將每個發行版本連結到佢嘅核准同埋佢取代嘅被取代嘅副本。
應避免的錯誤
錯過咗個決定記錄
將行動者、決定同有效狀態放喺輸出旁邊。版本記錄可以證明有咩變化，而唔需要證明新副本已經被審查、發放畀合適嘅人或者喺舊工作站移除。呢啲係文件控制決定。
常見問題
版本記錄可以取代文件控制嗎？
唔係。佢本身唔會核准內容、管理發行或者移除過時嘅副本。
佢哋喺邊度重疊？
喺核准嘅問題上：控制過程會指派修訂，而記錄就會保留佢同上一個修訂嘅分別。
審計員應該抽取啲咩樣本？
使用點嘅文件、佢嘅登記記錄、核准同埋退休副本。