كيفية إدارة الوثائق القديمة

باختصار

• ابحث عن كل نسخة: استخدم قائمة التوزيع ومخزون نقاط الاستخدام، بما في ذلك المطبوعات وحزم الموردين والملفات غير المتصلة بالإنترنت.
• السحب وإعادة التوجيه: إزالة النسخ القديمة من الوصول العادي وتوجيه الروابط أو المالكين إلى البديل المعتمد.
• الاحتفاظ بالأدلة: احتفظ بالنسخة المستبدلة والتواريخ وسجل السحب لفترة الاحتفاظ المعمول بها.

كيفية إدارة الوثائق التي عفا عليها الزمن في الممارسة العملية

قد يشير السجل إلى أن المراجعة 4 جارية بينما تظل المراجعة 3 على محطة الآلة أو محرك الأقراص المشترك. الخطر العملي هو استمرار الاستخدام، لذلك يجب أن يكون النشر والسحب نشاطًا منسقًا واحدًا للإصدار.

قم بإدراج كل نقطة توزيع قبل الإصدار. بمجرد الموافقة على الإصدار الجديد، استبدل الروابط الخاضعة للرقابة، واجمع النسخ المطبوعة أو ضع علامة عليها، ثم أرشفة الإصدار القديم مع وصول مقيد وسجل من قام بفحص كل موقع.

كيف تعمل

1. ابحث عن كل نسخة

   استخدم قائمة التوزيع ومخزون نقاط الاستخدام، بما في ذلك المطبوعات وحزم الموردين والملفات غير المتصلة بالإنترنت.

2. الانسحاب وإعادة التوجيه

   قم بإزالة النسخ القديمة من الوصول العادي ووجه الروابط أو الحاملات إلى الاستبدال المعتمد.

3. الاحتفاظ بالأدلة

   احتفظ بالنسخة المستبدلة والتواريخ وسجل السحب لفترة الاحتفاظ المعمول بها.

أخطاء ينبغي تجنّبها

• تغيير السجل فقط

  لا يمكن للسجل الصحيح إيقاف العمل من النسخة المطبوعة القديمة. التحقق من نقطة الاستخدام بعد الإصدار.

الأسئلة الشائعة

هل يجب حذف مستند قديم؟

عادة لا. احتفظ بالتاريخ المطلوب ولكن امنع الاستخدام الروتيني للإصدار القديم.

كيف ينبغي التعامل مع النسخ المطبوعة؟

مواقع الطباعة التي يتم التحكم فيها بالمخزون واستبدال كل نسخة أو وضع علامة واضحة عليها.

متى يكتمل السحب؟

عندما يقوم المالك بفحص كل نقطة استخدام معروفة وتسجيل النتيجة.