كيفية إدارة الوثائق القديمة
إدارة المستندات المتقادمة عن طريق سحبها من نقاط الاستخدام وتحديد حالتها والاحتفاظ بالتاريخ المطلوب وتوجيه القراء إلى الاستبدال الفعال. اطلع على سير عمل QueryChart الذي تم تنفيذه والفحوصات اللازمة لاستخدامه.
إدارة المستندات المتقادمة عن طريق سحبها من نقاط الاستخدام وتحديد حالتها والاحتفاظ بالتاريخ المطلوب وتوجيه القراء إلى الاستبدال الفعال.
باختصار
- ابحث عن كل نسخة: استخدم قائمة التوزيع ومخزون نقاط الاستخدام، بما في ذلك المطبوعات وحزم الموردين والملفات غير المتصلة بالإنترنت.
- السحب وإعادة التوجيه: إزالة النسخ القديمة من الوصول العادي وتوجيه الروابط أو المالكين إلى البديل المعتمد.
- الاحتفاظ بالأدلة: احتفظ بالنسخة المستبدلة والتواريخ وسجل السحب لفترة الاحتفاظ المعمول بها.
كيفية إدارة الوثائق التي عفا عليها الزمن في الممارسة العملية
قد يشير السجل إلى أن المراجعة 4 جارية بينما تظل المراجعة 3 على محطة الآلة أو محرك الأقراص المشترك. الخطر العملي هو استمرار الاستخدام، لذلك يجب أن يكون النشر والسحب نشاطًا منسقًا واحدًا للإصدار.
قم بإدراج كل نقطة توزيع قبل الإصدار. بمجرد الموافقة على الإصدار الجديد، استبدل الروابط الخاضعة للرقابة، واجمع النسخ المطبوعة أو ضع علامة عليها، ثم أرشفة الإصدار القديم مع وصول مقيد وسجل من قام بفحص كل موقع.
اتبع العدد القديم من الاستخدام
تتبع مشكلة الاستبدال وخطوة السحب المنفصلة التي تمنع النسخ القديمة من توجيه العمل.
ابحث عن كل نسخة
تثبت المراجعة والموافقة أن البديل مناسب قبل تشويه النسخة القديمة.
الانسحاب وإعادة التوجيه
يتغير السجل الرئيسي والموقع المتحكم فيه معًا عند إصدار الإصدار الجديد.
الاحتفاظ بالأدلة
تعمل خطوة السحب المنفصلة على إزالة النسخ التي تم استبدالها قبل أن يستأنف المستخدمون العمل من الإصدار الحالي.
كيف تعمل
ابحث عن كل نسخة
استخدم قائمة التوزيع ومخزون نقاط الاستخدام، بما في ذلك المطبوعات وحزم الموردين والملفات غير المتصلة بالإنترنت.
الانسحاب وإعادة التوجيه
قم بإزالة النسخ القديمة من الوصول العادي ووجه الروابط أو الحاملات إلى الاستبدال المعتمد.
الاحتفاظ بالأدلة
احتفظ بالنسخة المستبدلة والتواريخ وسجل السحب لفترة الاحتفاظ المعمول بها.
أخطاء ينبغي تجنّبها
تغيير السجل فقط
لا يمكن للسجل الصحيح إيقاف العمل من النسخة المطبوعة القديمة. التحقق من نقطة الاستخدام بعد الإصدار.
افتح سير العمل
قم بتكييف قالب عملية التحكم في المستندات مع فريقك وانشر نسخة حالية واحدة يتم التحكم فيها.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
هل يجب حذف مستند قديم؟
عادة لا. احتفظ بالتاريخ المطلوب ولكن امنع الاستخدام الروتيني للإصدار القديم.
كيف ينبغي التعامل مع النسخ المطبوعة؟
مواقع الطباعة التي يتم التحكم فيها بالمخزون واستبدال كل نسخة أو وضع علامة واضحة عليها.
متى يكتمل السحب؟
عندما يقوم المالك بفحص كل نقطة استخدام معروفة وتسجيل النتيجة.