如何管理过时的文档

简而言之

• 查找每个副本：使用分发列表和使用点库存，包括打印件、供应商包和离线文件。
• 撤回和重定向：从正常访问中删除旧副本，并将链接或持有者指向已批准的替代品。
• 保留证据：在适用的保留期限内保留被取代的版本、日期和撤回记录。

实践中如何管理过时的文档

寄存器可能会说版本 4 是当前版本，而版本 3 保留在机器站或共享驱动器上。实际风险是继续使用，因此发布和撤回必须是一项协调的发布活动。

发布前列出每个分发点。新期刊获得批准后，替换受控链接、收集或标记打印副本、以受限访问方式存档旧期刊并记录检查每个位置的人员。

运作方式

1. 找到每一个副本

   使用分发列表和使用点库存，包括打印件、供应商包和离线文件。

2. 撤回并重定向

   从正常访问中删除旧副本，并将链接或持有者指向批准的替代品。

3. 保留证据

   在适用的保留期内保留被取代的版本、日期和撤回记录。

应避免的错误

• 仅更改寄存器

  正确的寄存器不能停止旧打印输出的工作。释放后验证使用点。

常见问题

过时的文档必须删除吗？

通常不会。保留所需的历史记录，但防止常规使用旧问题。

打印件应如何处理？

库存控制打印位置并替换或明显标记每个副本。

提现什么时候完成？

当业主检查了每个已知的使用点并记录结果时。